行政任务派发及跟进工作台

行政日常任务派发及跟进工作台使用指南一、适用工作场景本工作台适用于企业行政部门的日常任务统筹管理，具体场景包括但不限于：常规事务分配：如办公环境维护、办公用品申领分发、文件归档、会议室预订协调等周期性工作；临时性任务处理：如突发访客接待安排、紧急物资采购、部门活动支持等非计划性事务；跨部门协作跟进：涉及多部门参与的行政项目（如办公区装修、年会筹备、制度宣贯等），需明确责任分工与进度节点；长期任务监控：如固定资产盘点、行政制度修订等周期较长的工作，需阶段性跟踪推进情况。二、操作流程详解（一）任务发起与信息登记发起人：行政部门负责人或指定人员（如行政主管*）根据工作需求发起任务，需填写《任务跟踪表》（见模板部分），明确以下核心信息：任务名称（简洁明了，如“2024年Q3办公耗材盘点”）；任务描述（详细说明目标、范围、具体要求，如“覆盖总部1-3楼办公区域，盘点打印机、纸张等10类耗材，保证账实一致”）；优先级（按紧急程度分为“高、中、低”三级，高优先级任务需标注“紧急”）；截止时间（精确到日期，如“2024年9月30日17:00前”）；协作需求（如需其他部门配合，需注明“需IT部支持系统权限开通”）。信息审核：行政负责人*对任务信息进行核对，保证目标清晰、要求明确、时间合理后，确认任务进入分配环节。（二）任务分配与责任到人分配原则：根据任务类型、人员职责及工作量分配，优先安排对口岗位（如“会议室安排”由前台负责，“固定资产管理”由行政专员负责），避免职责交叉或遗漏。分配操作：在《任务跟踪表》中填写“负责人”及“协办人”（如有协办人需明确其具体职责），并通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）责任人，同步任务信息。确认反馈：责任人在收到任务后2个工作小时内反馈确认，如有疑问需及时与发起人沟通澄清，保证对任务理解一致。（三）任务执行与进度反馈执行过程：责任人按任务要求推进工作，需主动记录执行细节（如“9月10日完成1楼耗材盘点，发觉A4纸库存不足”）。反馈机制：日常反馈：责任人每日17:00前在《任务跟踪表》“进度说明”栏更新当日进展（如“已完成50%，预计明日完成数据核对”）；异常反馈：遇可能影响截止时间的问题（如供应商延迟送货、系统故障），需立即上报发起人，同步说明原因及预计调整时间，协商解决方案。（四）跟进监控与协调支持定期跟进：行政负责人*每日查看任务进度，对“高优先级”或“临近截止”的任务重点关注，通过线上或线下方式知晓执行情况，必要时提供资源支持（如协调预算、人力）。预警提醒：对截止时间前2天未达进度的任务，发起人需向责任人发送书面提醒，明确逾期风险及整改要求。（五）任务完成与闭环管理成果提交：责任人完成任务后，需提交相关成果（如盘点报告、活动照片、签批文件等），并在《任务跟踪表》中标注“待确认”。验收确认：发起人根据任务要求对成果进行审核，确认无误后签字确认，任务状态更新为“已完成”；若成果不达标，需注明修改意见并退回责任人，限期整改。归档记录：每月末由专人将已完成的《任务跟踪表》整理归档（电子版存共享文件夹，纸质版装订成册），便于后续查阅与复盘。三、任务跟踪表模板序号任务名称任务描述优先级负责人协办人发起日期截止日期当前状态进度说明（可附或附件）反馈记录（问题/解决情况）完成确认人归档日期1办公室绿植养护负责总部1-5楼绿植每周浇水、施肥，每月修剪，保证无枯叶、病虫害中张*李*（协助搬运）2024-09-012024-12-31执行中9月1日完成浇水，9月5日修剪3楼绿植9月3日发觉2楼绿植叶片发黄，已更换营养土2年会场地预订联系3家场地供应商，对比价格、容量、设备，9月15日前确定最终场地并签约高王*2024-09-012024-09-15执行中已联系2家供应商，待报价反馈无3员工工牌补办收集补办申请（5人），9月10日前完成制作并发放低赵*2024-09-052024-09-12待确认9月10日已全部制作完成，待发放无刘*2024-09-13四、使用要点提示任务描述清晰化：避免使用“尽快”“跟进”等模糊表述，需明确“做什么、怎么做、做到什么程度”（如“跟进”改为“9月10日前联系供应商获取报价，附对比表”）。优先级动态调整：突发任务需重新评估优先级，原高优先级任务可延期时，需及时与责任人沟通并调整截止时间。反馈及时性：责任人需按约定频率更新进度，非特殊情况不得拖延反馈；发起人需对反馈内容24小时内响应。协作责任明确：跨部门任务需在《任务跟踪表》中注明“主导部门”与“配合部门”，配合部门需在约定时间内响应协作需求