商业用房出租公司工作管理办法

商业用房出租公司工作管理办法一、总则1.为加强本商业用房出租公司的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保商业用房出租业务的顺利开展，保障公司与租户的合法权益，特制定本管理办法。2.本办法适用于公司内涉及商业用房出租相关工作的所有部门及人员。二、部门职责（一）市场拓展部1.负责进行市场调研，收集、分析商业用房租赁市场动态、竞争对手信息以及潜在租户需求等情况，定期形成市场调研报告，为公司制定合理的租金价格及出租策略提供依据。2.积极拓展客户资源，通过多种渠道（如网络平台、线下活动、中介合作等）寻找有意向租赁商业用房的租户，建立并维护良好的客户关系网络。3.对潜在租户进行初步沟通与筛选，了解其租赁意向、经营业态、租赁面积等关键信息，并将符合条件的租户信息及时转交给业务洽谈部门跟进。（二）业务洽谈部1.接收市场拓展部转来的租户信息后，安排专业人员与租户进行深入的业务洽谈，详细介绍公司可供出租的商业用房情况（包括房屋位置、面积、配套设施、租金标准、租赁期限等），解答租户疑问。2.根据租户需求和公司相关规定，拟定租赁合同草案，与租户就合同条款（如租金支付方式、房屋用途限制、装修规定、违约责任等）进行协商和修改，直至双方达成一致意见。3.在租赁合同签订过程中，负责协调各相关部门完成必要的手续办理，确保合同签订的合法性、合规性以及有效性。（三）房屋管理部1.负责公司所有商业用房的日常管理与维护工作，建立详细的房屋资产台账，记录房屋的基本信息、使用状态、维修历史等情况。2.定期对商业用房进行安全检查（包括建筑结构安全、消防设施、电气设备等方面），及时发现并排除安全隐患，确保租户的使用安全。若发现房屋需要维修、保养的情况，及时安排相关工程人员进行处理，并做好维修记录和费用核算工作。3.处理租户在房屋使用过程中提出的各类问题和诉求（如设施损坏报修、物业服务协调等），为租户提供良好的使用环境，提高租户满意度。（四）财务部1.依据租赁合同约定，负责制定租金及相关费用的收款计划，并及时向租户发送缴费通知，确保公司租金收入按时足额到账。2.对商业用房出租业务涉及的各项费用（如房屋维修费用、物业管理费用、营销推广费用等）进行准确核算与记账，定期编制财务报表，为公司的经营决策提供财务数据支持。3.参与租赁合同中有关财务条款（如租金递增方式、押金金额及退还规定等）的制定与审核，防范财务风险，保障公司的经济利益。（五）客服部1.建立健全租户服务体系，通过电话、邮件、现场接待等多种方式，及时受理租户的咨询、投诉和建议，并做好记录和跟踪反馈工作。2.定期对租户进行满意度调查，收集租户对公司服务、房屋状况等方面的意见和建议，将调查结果反馈给相关部门，并督促其进行改进，以不断提升公司的整体服务水平。3.协助其他部门做好与租户的沟通协调工作，维护公司与租户之间良好的合作关系。三、商业用房出租流程（一）房源信息发布1.市场拓展部根据公司现有可出租商业用房的实际情况，整理出详细的房源信息（包括房屋实景照片、位置图、面积、租金范围、配套设施等），提交给相关部门审核后，通过公司官方网站、房产中介平台、社交媒体等多种渠道对外发布，确保房源信息的准确性和时效性。2.在发布房源信息过程中，要注重宣传公司的优势和特色服务，以吸引更多潜在租户的关注。（二）客户接待与洽谈1.市场拓展部或客服部接到租户咨询电话或来访后，要热情接待，了解租户基本需求，并将相关信息及时转交给业务洽谈部。2.业务洽谈部安排专人与租户进行面对面洽谈，向租户全面介绍房源情况，并带领租户实地查看房屋，根据租户的具体要求和反馈，进一步沟通协商租赁相关事宜，如租金价格、租赁期限、装修期等。（三）合同签订1.经过双方充分洽谈并达成一致意见后，业务洽谈部按照公司合同模板，结合协商确定的具体条款，拟定正式的租赁合同文本，提交公司内部法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规及公司利益要求。2.租赁合同经审核通过后，由业务洽谈部组织公司授权代表与租户签订合同，同时向租户收取押金、首月租金等相关费用，并开具相应的收款凭证。合同签订后，及时将合同副本及租户相关资料移交到房屋管理部、财务部等相关部门进行存档备案。（四）房屋交付与入驻1.房屋管理部在收到合同签订的相关通知后，与租户约定房屋交付时间，提前做好房屋的清洁、设施设备检查等准备工作，确保房屋处于可正常使用状态。2.在房屋交付时，房屋管理部与租户共同对房屋现状进行详细的交接验收，填写《房屋交接清单》，明确双方责任，将房屋钥匙等相关物品交付给租户，协助租户办理入驻相关手续。（五）租后管理1.在租赁期间，房屋管理部要定期对租户的房屋使用情况进行巡查，确保租户按照合同约定合理使用房屋，如发现违规行为（如擅自改变房屋用途、破坏房屋结构等），及时进行制止并按照合同约定采取相应措施进行处理。2.财务部按照合同约定的租金支付周期，提前向租户发送租金及费用催缴通知，跟进租金收缴情况，对于逾期未缴费的租户，按照合同约定收取滞纳金，并采取必要的催缴措施，如发送催款函、上门沟通等，直至通过法律途径解决欠费问题。3.客服部持续做好租户的服务工作，及时处理租户在使用过程中提出的各类问题，定期回访租户，收集租户意见，反馈给相关部门进行改进优化，维护良好的租后关系。（六）合同期满与续租/退租处理1.在租赁合同期满前[X]个月，客服部或业务洽谈部应主动与租户联系，了解租户续租意向。若租户有意续租，按照新的市场情况和公司政策，与租户重新协商续租条款，签订续租合同；若租户无意续租，则提前告知租户退租相关事宜及流程。2.租户退租时，房屋管理部应与租户再次进行房屋交接验收，核对房屋及设施设备的完好情况，根据验收结果按照合同约定退还租户押金（扣除相应的维修、欠费等费用后），办理退租手续，同时将房屋收回，做好后续的清理、重新招租等准备工作。四、人员管理1.公司所有涉及商业用房出租工作的人员应具备良好的职业道德和专业素养，定期参加公司组织的业务培训和学习活动，不断提升自身业务能力和服务水平。2.各部门应根据工作实际需求，合理配置人员岗位，明确各岗位的工作职责和权限，制定相应的岗位说明书，并建立完善的绩效考核机制，对员工的工作表现、业绩等进行定期考核评估，激励员工积极工作，提高工作效率和质量。3.严格遵守公司的考勤制度、保密制度等各项规章制度，对于违反规定的员工，按照公司相关制度进行严肃处理。五、财务管理1.建立健全公司财务管理制度，规范商业用房出租业务的财务核算流程，所有收入、支出必须严格按照财务规定进行记账、报账，确保财务数据的真实性、准确性和完整性。2.加强对租金收入的管理，设立专门的租金账户，租金收入必须及时足额存入该账户，严禁坐支、截留、挪用等违规行为发生。同时，要做好租金收入的税务申报和缴纳工作，依法履行纳税义务。3.对房屋维修、营销推广、人员工资等各项成本费用进行严格控制和预算管理，定期分析费用支出情况，查找可节约的空间，降低运营成本，提高公司经济效益。六、风险管理1.在商业用房出租过程中，要充分重视各类风险的防范与控制，特别是法律风险、市场风险、信用风险等。法务部门要对租赁合同、业务流程等进行严格的法律审查，确保公司的经营活动符合法律法规要求，避免因合同漏洞等原因引发法律纠纷。2.密切关注市场动态变化，根据市场行情及时调整租金价格、出租策略等，降低市场波动带来的风险。同时，在租户筛选过程中，要对租户的信用状况、经营实力等进行充分调查评估，谨慎选择租户，防范租户拖欠租金、提前退租等信用风险。3.针对可能出现的各类风险，制定相应的应急预案，明确应急处理流程和责任分工，一旦发生风险事件，能够迅速、有效地进行应对，将损失降到最低限度。七、档案管理1.建立完善的商业用房出租业务档案管理制度，对涉及出租业务的各类文件资料（如租赁合同、租户资料、房屋产权证明、维修记录、市场调研报告等）进行统一归档管理，确保档案资料的完整性和安全性。2.档案管理人员应按照档案分类目录和编号规则，对各类档案资料进行整理、编号、