会议档案管理与归档制度

会议档案管理与归档制度会议档案管理与归档制度会议档案是公司经营管理活动的重要记录，对决策制定、风险防控、合规管理及历史追溯具有重要意义。为规范会议档案的管理与归档工作，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，防范管理风险，提升工作效率，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司内部管理制度要求，结合公司实际，制定本制度。---第一章总则第一条制度制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案工作规范》等国家法律法规，以及《[集团母公司名称]档案管理总则》等集团母公司相关规定，结合公司治理结构、业务特点及风险管理需求制定。旨在明确会议档案管理职责，规范归档流程，强化风险防控，确保档案资料符合合规要求，为公司持续健康发展提供支撑。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司会议的筹备、召开、决议及后续执行的全流程档案资料，均须按照本制度进行管理与归档，包括但不限于董事会会议、总经理办公会、专题研讨会、部门例会等所有具有决策性、指导性或管理性的会议记录、文件、影音资料等。第三条核心术语定义1.会议档案专项管理：指公司对会议筹备、召开、决议及后续执行过程中形成的各类文件、资料进行系统性收集、整理、归档、保管、利用及销毁的全过程管理活动，以保障档案资料的完整性、准确性与安全性。2.档案管理风险：指因档案资料收集不完整、保管不安全、利用不规范或销毁不合规等行为，导致公司决策失误、法律纠纷、信息泄露或声誉受损等潜在风险。3.合规管理要求：指公司会议档案管理必须符合国家法律法规、行业规范及内部管理制度的要求，确保档案资料的合法性、真实性与可追溯性。第四条专项管理核心原则1.全面覆盖原则：公司所有会议档案均须纳入管理范围，确保档案资料无遗漏、无遗漏。2.责任到人原则：明确各层级、各部门档案管理职责，确保每项工作均有专人负责。3.风险导向原则：重点关注高风险环节（如涉密会议、重大决策会议），强化风险防控措施。4.持续改进原则：定期评估档案管理效果，优化流程，提升管理水平。---第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司会议档案管理工作负总责，统筹资源配置、制度制定及重大风险处置；分管领导为直接责任人，负责组织协调各部门落实制度要求，监督管理效果。第六条专项管理领导小组设立公司会议档案管理与归档领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括档案管理部、法务合规部、办公室及各主要业务部门负责人。领导小组职能包括：1.统筹协调公司会议档案管理工作，制定或修订相关制度；2.审批重大会议档案管理方案及风险处置措施；3.定期评估档案管理成效，提出改进建议。第七条三类主体职责划分1.牵头部门（档案管理部）：-负责制定和完善会议档案管理制度，组织培训宣贯；-指导各部门档案收集、整理及归档工作，监督流程合规性；-定期开展档案质量检查，提出优化建议。2.专责部门（法务合规部、办公室）：-法务合规部负责审核涉密会议、重大决策会议的合规性，监督法律风险防控；-办公室负责协调会议档案的电子化、纸质化管理，保障档案安全。3.业务部门/下属单位：-负责本领域会议档案的日常收集、整理及初步归档；-开展档案风险自查，及时上报问题；-确保档案资料的真实性、完整性，配合领导小组开展专项检查。第八条基层执行岗责任所有参与会议筹备、记录及文件处理的员工为基层执行岗，须履行以下责任：1.严格按照会议要求收集、整理档案资料，确保内容完整；2.遵守保密规定，严禁泄露涉密档案；3.及时上报档案缺失、损毁等问题，配合补救措施。---第三章专项管理重点内容与要求第九条会议档案收集范围1.会议通知、议程、参会人员名单；2.会议签到表、发言记录、决议文件；3.会议录音、录像、照片、视频资料；4.会议附件（如报告、方案、预算等）；5.会议纪要及后续执行情况跟踪记录。第十条业务操作合规标准1.会议筹备阶段：-档案资料收集须提前规划，确保关键信息（如时间、地点、主题）完整；-涉密会议须制定专项保密方案，明确管控措施。2.会议召开阶段：-记录员须完整记录会议内容，确保决议可追溯；-录音录像设备须专人管理，确保录制效果及存储安全。3.会议归档阶段：-档案资料须按会议时间顺序整理，纸质文件需扫描存档，电子文件需备份至专用服务器；-涉密档案须加密存储，并指定专人保管。第十一条禁止性行为1.严禁未按规定收集、归档会议档案，导致资料缺失；2.严禁擅自销毁或篡改档案资料，确保档案原始性；3.严禁将涉密档案置于不安全环境（如随意存放、外传等）；4.严禁因个人疏忽导致档案资料泄露。第十二条专项风险防控点1.信息泄露风险：涉密会议档案须全程管控，防止录音、录像资料外泄；2.资料损毁风险：纸质档案需防潮防火，电子档案需定期备份，防止因设备故障导致资料丢失；3.合规性风险：重大决策会议须留存完整记录，以备审计或法律纠纷追溯；4.管理缺位风险：基层执行岗因培训不足或责任不清导致档案管理不规范。---第四章专项管理运行机制第十三条制度动态更新机制档案管理部每年至少开展一次制度评估，根据国家法规变化、业务调整及管理需求，及时修订本制度，并报领导小组审批后发布。第十四条风险识别预警机制1.档案管理部每季度组织一次专项风险排查，重点检查档案收集完整性、存储安全性及利用合规性；2.对于高风险环节（如涉密会议、季度总结会），须开展专项审核，并发布预警通知；3.发现问题须及时整改，并记录在案。第十五条合规审查机制1.所有会议档案须在归档前进行合规审查，未经审查不得入库；2.法务合规部对重大会议档案进行抽查，确保内容符合法律法规要求；3.审查不合格的档案须退回整改，并追究相关责任。第十六条风险应对机制1.一般风险：由业务部门/下属单位自行整改，档案管理部监督；2.重大风险：由领导小组启动应急预案，必要时上报公司主要负责人协调处置；3.风险处置过程须全程记录，并纳入档案管理台账。第十七条责任追究机制1.对于档案管理失职行为（如资料缺失、泄露等），视情节轻重给予警告、罚款、降职等处罚；2.涉及违法犯罪的，移交司法机关处理；3.将档案管理考核结果与绩效考核挂钩，连续两次不合格的，取消评优资格。第十八条评估改进机制1.档案管理部每年底组织专项评估，考核档案收集完整性、存储安全性及利用效率；2.评估结果须向领导小组汇报，并形成改进方案；3.对于管理漏洞，须制定针对性措施，避免同类问题反复发生。---第五章专项管理保障措施第十九条组织保障1.公司主要负责人须定期听取档案管理工作汇报，提供必要资源支持；2.分管领导须每月检查一次制度执行情况，确保责任落实；3.各部门负责人须指定专人负责档案管理，并纳入岗位责任制。第二十条考核激励机制1.将档案管理纳入部门年度考核，考核指标包括档案收集完整性、存储安全性及利用效率；2.对于表现突出的部门或个人，给予奖励；3.连续三次考核不合格的，取消部门评优资格。第二十一条培训宣传机制1.档案管理部每年至少开展两次全员培训，内容包括档案管理法规、操作规范及风险防控；2.通过公司内网、宣传栏等渠道，普及档案管理知识，提升全员合规意识；3.签订《档案管理合规承诺书》，明确员工责任。第二十二条信息化支撑1.建立电子档案管理系统，实现档案资料分类存储、全文检索及权限管控；2.定期开展系统安全检测，防止黑客攻击或数据泄露；3.重大会议档案须双重备份，确保数据可靠性。第二十三条文化建设1.编制《会议档案管理与归档手册》，作为员工培训及操作的依据；2.每年开展“档案管理月”活动，宣传合规理念；3.将档案管理纳入新员工入职培训，强化全员责任意识。第二十四条报告制度1.业务部门/下属单位须每月上报档案管理情况，包括收集数量、存储状态及风险事件；2.档案管理部每季度汇总形成《会议档案管理报告》，报领导小组审批后发布；3.重大风险事件须第一时间上报，并