会议提案征集与筛选制度

会议提案征集与筛选制度会议提案征集与筛选制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《XX集团内部控制管理办法》等相关国家法律法规、行业准则及集团母公司规定，结合公司内部管理需求，特别是为防控会议决策风险、规范会议提案管理流程、提升会议决策质量，特制定本制度。通过明确会议提案征集与筛选的标准、程序及责任，确保会议议题的合法合规性、必要性与可行性，防范因会议决策不当引发的运营风险、合规风险及财务风险，促进公司治理结构完善与战略目标实现。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、分公司等所有单位，以及公司全体员工。公司各层级会议的议题提案征集、内部审核、筛选决策及后续管理活动均须遵循本制度规定。本制度覆盖公司战略决策会、经营分析会、专题研讨会、部门例会等各类涉及业务决策、资源调配、政策制定等关键会议的议题管理全流程。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“会议提案”指由公司内部任何层级或人员提出的，旨在提交公司会议讨论、审议并可能形成决策或行动方案的书面建议、议题或议题草案，包括但不限于业务计划、预算申请、投资决策、流程优化、风险处置、合规整改等。（二）“XX专项管理”在本制度语境下特指针对会议提案征集与筛选全过程的管理活动，涵盖提案的发起、收集、审核、筛选、论证、决策支持及效果跟踪等环节，旨在建立系统化、规范化、制度化的议题管理机制，确保会议决策的科学性、合规性与效率。（三）“XX风险”指在会议提案征集与筛选过程中及后续会议决策执行中可能出现的，对公司资产安全、经营秩序、品牌声誉、法律责任或战略目标实现构成威胁的不确定性事件。具体可细分为提案征集风险（如征集范围不全、质量低下）、提案筛选风险（如标准模糊、流程缺失导致劣质议题进入）、决策风险（如决策不当、执行偏差）等。（四）“XX合规”指会议提案的提出、征集、筛选、审议及决策全过程必须符合国家法律法规、行业监管要求、集团母公司规章制度及公司内部管理规范。强调合规是会议提案得以进入审议程序的基本前提，也是后续决策有效性的保障。第四条会议提案征集与筛选管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保各类重要议题能够依法依规、及时有效地进入会议决策程序，避免关键信息遗漏或议题隐性化，实现管理范围无死角。（二）“责任到人”原则：明确从提案发起、审核、筛选到最终决策的各环节责任人，建立清晰的权责体系，确保每项议题都有明确的处理主体和监督机制。（三）“风险导向”原则：在提案征集与筛选过程中，聚焦可能引发重大风险或影响的议题，实施重点识别与优先处理，将风险管理贯穿议题管理始终。（四）“科学论证”原则：要求进入决策层审议的提案必须经过充分的可行性研究、风险评估和效益分析，确保决策基于客观数据与科学判断，提升决策质量。（五）“持续改进”原则：定期对会议提案征集与筛选制度的执行效果进行评估，根据内外部环境变化、业务发展需求及管理实践反馈，不断优化管理流程与标准，实现管理体系的动态优化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人（如总经理、董事长）为本公司会议提案征集与筛选管理工作的第一责任人，对制度的建设、执行及效果负总责，负责提供必要的资源保障，审定重大议题的筛选原则与决策方向。公司分管领导（如分管战略、运营、风控等）为直接责任人，负责组织领导制度的贯彻落实，审批常规议题的筛选标准，监督指导各级管理人员履职尽责。第六条公司设立会议提案征集与筛选管理办公室（可依托现有综合管理部、战略发展部或风控合规部等，明确具体牵头部门并赋予相应职能），作为专项管理工作的日常执行与协调机构。其主要职责包括：组织推动制度的宣贯培训与持续优化；建立和维护提案征集渠道与流程；指导各部门、单位开展提案的初步审核；协调跨部门议题的筛选与论证；定期汇总分析提案数据，向领导小组汇报管理情况；组织相关系统平台的建设与维护。第七条公司成立会议提案征集与筛选管理领导小组（或委员会，以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人（如战略、财务、法务、风控、人力资源等）为成员。领导小组主要履行以下职能：1.统筹协调：负责审议确定会议提案征集与筛选的总体方向、重大原则和标准，协调解决跨部门、跨层级的管理难题。2.决策审批：对领导小组审议通过的议题，特别是涉及重大投资、重要人事任免、重大合同、重大风险处置等议题的筛选结果和决策建议进行最终审批。3.监督评价：定期听取管理办公室关于制度执行情况、存在问题及改进建议的汇报，评估各级组织履职情况，研究决定改进措施。4.管理制度：审议修订本制度及相关配套细则，审批重要管理工具（如提案评估模板、风险库）的更新。第八条牵头部门（即前述会议提案征集与筛选管理办公室所在的部门）在会议提案征集与筛选管理中承担牵头抓总职责，具体负责：1.专项管理制度建设：组织起草、修订和完善本制度及配套操作细则，确保制度的系统性、实用性和前瞻性。2.提案征集组织：设计、维护并推广各类提案征集渠道（如线上平台、邮件、建议箱等），确保征集信息的畅通与广泛性。3.风险识别与评估：建立会议提案风险库，对征集到的提案进行初步风险识别与分级，指导业务部门进行深度风险评估。4.监督与考核：监督检查各部门、单位提案管理流程的执行情况，建立考核指标体系，定期组织考核评估。5.培训与宣贯：组织开展面向全体员工或特定层级人员的制度培训、案例分享和合规意识宣贯，提升全员参与意识和能力。6.数据统计分析：收集、整理、分析提案数据，形成管理报告，为公司决策提供数据支持。第九条专责部门（如法务合规部、财务部、内审部、战略发展部等）在会议提案征集与筛选管理中承担专业审核与支持职责，具体负责：1.业务合规审核：法务合规部负责对提案的合规性进行专业审查，重点关注法律风险、政策风险、声誉风险等，提出合规性意见。2.财务风险与效益评估：财务部负责对涉及资金投入、成本控制、财务影响的提案进行专业评估，提供财务可行性分析和预算建议。3.流程优化建议：各相关部门根据专业领域知识，对提案涉及的业务流程提出优化建议，提升流程效率与合规性。4.风险处置支持：内审部等负责对已筛选议题在决策后执行过程中的合规性、有效性进行跟踪监督，支持风险事件的处置。5.专业咨询：为业务部门和牵头部门提供专业领域的咨询支持，协助进行复杂议题的论证与评估。第十条业务部门/下属单位（包括各职能部门、事业部、子公司等）在会议提案征集与筛选管理中承担主体责任，具体负责：1.提案产生与落实：根据业务发展需要、风险识别结果或外部环境变化，主动发现、提炼并形成会议提案，明确提案目标、内容、可行性方案及预期效果。2.日常风险防控：在提案产生过程中，同步识别、评估并采取初步控制措施，防止风险源头扩大。3.初步审核与完善：按照牵头部门要求，对内部提案进行初步的合规性、必要性、可行性审查，根据反馈意见进行修改完善。4.信息提供与配合：按要求及时、准确、完整地提供提案所需的背景资料、论证数据、风险评估报告等支撑材料，积极配合牵头部门、专责部门的审核与评估工作。5.执行与反馈：对已筛选进入会议讨论的议题，负责汇报提案详情、协调论证环节，并在议题决策后，负责组织方案的实施，定期反馈实施效果。第十一条基层执行岗（如一线业务员、项目经理、具体操作人员等）在会议提案征集与筛选管理中承担基础执行与风险上报责任，具体负责：1.合规操作：在日常工作中，严格遵守公司各项规章制度，将合规要求融入业务操作全流程，避免因个人操作失误引发问题。2.风险识别与上报：主动关注业务过程中的异常情况、潜在风险或管理漏洞，及时向上级或相关部门报告。3.提案建议：基于一线实践，积极提出改进工作、防范风险、提升效率的合理化建议，作为会议提案的来源之一。4.承诺与学习：签署岗位合规承诺书，积极参加公司组织的合规培训，提升自身合规意识和操作技能。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：供应商选择必须遵循“公开、公平、公正、诚实信用”原则，严格执行公司《供应商管理手册》和《招标采购管理办法》，包括但不限于供应商资质审查、尽职调查、招标/询价/比价/谈判程序规范、合同签订与履行管理、履约评价等环节。禁止性行为包括：严禁利用职权或职务影响干预采购活动；严禁指定供应商或排斥潜在供应商；严禁在采购过程中泄露商业秘密或进行利益输送；严禁收受或索取贿赂；严禁未按规定进行招标直接采购达到法定限额以上的货物、工程或服务。重点防控风险点：供应商选择与评估中的信息不对称风险、利益冲突风险；招标/投标过程中的舞弊风险、围标串标风险；合同条款缺失或不利风险；采购过程不透明导致的合规风险与声誉风险。提案征集应覆盖常规采购需求、供应商关系优化、采购流程再造、采购风险控制等方面。筛选时需重点关注采购规模、金额、技术复杂度、风险等级及对公司成本、供应链安全、合规性影响的程度。第十三条财务领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：严格遵守国家《会计法》《税法》等相关法律法规及公司《财务管理办法》《预算管理办法》《资金管理办法》《成本费用管理办法》等，确保资金审批权限明确、审批流程规范；资金支付符合合同约定或授权规定；收入确认、成本归集准确及时；税务申报合规，依法纳税；财务报告真实完整。禁止性行为包括：严禁设立账外账、“小金库”；严禁违规进行资金拆借、集资或投资；严禁虚假列支成本费用；严禁偷税漏税、骗税、抗税；严禁违反预算授权，超预算或无预算支出。重点防控风险点：资金管理混乱导致的流动性风险、资金安全风险；财务报告失真引发的审计风险、法律责任风险；预算失控导致的资源浪费、经营效率低下风险；税务处理不当引发的税务处罚风险。提案征集应覆盖预算编制与执行优化、资金效率提升、财务流程自动化、税务筹划合规、内部控制强化等方面。筛选时需重点关注财务影响大小、合规风险程度、对公司整体财务健康度及战略目标实现的贡献度。第十四条投资与并购领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：严格遵守国家《公司法》《证券法》《企业投资项目管理办法》等法律法规及公司《投资管理办法》《并购管理办法》，坚持“净资本约束、审慎经营”原则，履行科学的投资决策程序，包括项目立项、可行性研究、风险评估、内部审批、外部报批（如需）、尽职调查、交易谈判、合同签署、交割整合等环节。要求风险评估全面、尽调工作深入、交易条款审慎、整合计划周密。禁止性行为包括：严禁违规使用募集资金或自有资金进行投资；严禁投资于国家禁止或限制的领域；严禁在未进行充分尽调的情况下盲目决策；严禁在并购中存在虚假陈述、隐瞒重要信息；严禁为关联方输送利益。重点防控风险点：投资决策失误导致的财务损失风险；尽职调查不充分引发的股权结构风险、法律纠纷风险；并购整合失败导致的协同效应未达、文化冲突风险；交易对手方信用风险、履约风险。提案征集应覆盖战略性投资机会、市场并购标的、投资并购流程优化、风险防范机制建设等方面。筛选时需重点关注投资规模与战略契合度、预期回报与风险匹配度、法律合规性及执行可行性。第十五条信息安全与数据治理领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：严格遵守国家《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》及公司《信息安全管理制度》《数据安全管理办法》《网络安全等级保护制度》等，确保信息系统安全稳定运行，数据采集、存储、使用、传输、销毁等全生命周期合规，个人信息保护措施到位，符合网络安全等级保护要求。禁止性行为包括：严禁非法采集、存储、使用或泄露个人信息；严禁非法获取、传输或存储涉密信息；严禁信息系统存在已知漏洞且未及时修复；严禁未经授权访问或操作信息系统；严禁破坏数据完整性或保密性。重点防控风险点：数据泄露、篡改、丢失风险；网络攻击、系统瘫痪风险；个人信息保护不合规导致的法律处罚风险；数据合规性不足引发的业务中断风险。提案征集应覆盖信息系统安全加固、数据安全防护、个人信息保护合规、数据治理体系完善、数据应用安全等方面。筛选时需重点关注风险影响范围、数据敏感度、合规要求严格程度及技术可行性。第十六条人力资源管理领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：严格遵守国家《劳动法》《劳动合同法》《社会保险法》等法律法规及公司《人力资源管理制度》体系，规范招聘、培训、绩效、薪酬、福利、劳动保护、员工关系等各环节管理，保障员工合法权益，维护和谐稳定的劳动关系。禁止性行为包括：严禁招聘过程中的性别歧视、地域歧视；严禁违规解除劳动合同；严禁未依法缴纳社会保险；严禁克扣或变相克扣员工工资；严禁工作场所存在安全隐患；严禁违规处理劳动争议。重点防控风险点：劳动用工不合规导致的法律诉讼风险、赔偿风险；员工关系紧张引发的群体性事件风险；人才流失导致的业务运营风险；薪酬福利体系不合理导致的内部公平性风险。提案征集应覆盖招聘渠道优化、培训体系完善、绩效管理改进、薪酬结构优化、员工关系和谐、劳动合规风险防控等方面。筛选时需重点关注对组织效能、员工满意度、公司声誉及法律合规性的影响。第十七条内部控制与审计领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：按照《企业内部控制基本规范》及公司《内部控制评价办法》，建立健全覆盖全面、流程规范、执行有效的内部控制体系，定期开展内部控制自我评价与外部审计，及时发现并整改内控缺陷。禁止性行为包括：严禁绕过或破坏内部控制流程；严禁授意、指使或强迫会计机构、会计人员做假账；严禁未按规定进行内部控制评价或评价不客观；严禁对内控缺陷整改不力。重点防控风险点：内部控制失效导致的运营风险、财务风险、合规风险；内控评价不准确、不深入导致的改进方向偏差；内控建设滞后于业务发展需求的风险。提案征集应覆盖内控体系优化、关键业务流程内控设计、内控测试与评价方法改进、内部控制信息化建设、审计发现问题整改跟踪等方面。筛选时需重点关注内控缺陷的严重程度、潜在风险影响、改进措施的可行性与有效性。第十八条公司治理与组织架构领域提案征集与筛选管理。业务操作合规标准要求：严格遵守《公司法》及公司《“三重一大”决策制度实施办法》《治理结构管理办法》等，规范董事会、监事会、经理层运作，明确各治理主体的权责边界，完善公司治理结构，优化组织架构，提升决策效率和科学性。禁止性行为包括：严禁违反“三重一大”决策程序；严禁董事会、监事会、经理层权限越位或缺位；严禁治理信息不透明；严禁组织架构设置不合理导致管理效率低下或职责交叉。重点防控风险点：公司治理结构不完善导致的决策风险、管理风险；组织架构僵化导致的战略执行风险；内部权责不清引发的推诿扯皮风险。提案征集应覆盖治理机制优化、董事会运作效能提升、监事会监督作用强化、经理层管理能力建设、组织架构调整与优化等方面。筛选时需重点关注对提升公司治理水平、优化管理效能、支撑战略目标实现的作用。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。会议提案征集与筛选制度应建立常态化评估与修订机制。牵头部门负责每年至少组织一次全面评估，结合国家法律法规、监管政策、行业准则的最新变化，以及公司战略调整、业务发展、风险状况及管理实践中的新问题、新需求，提出修订建议。领导小组审议通过后，由牵头部门负责修订，并按程序发布实施。重大修订需经公司管理层会议批准。确保制度始终与内外部环境变化相适应，保持其有效性和先进性。第二十条风险识别预警机制。建立覆盖全公司、全流程的会议提案风险识别与预警体系。牵头部门应维护更新《会议提案风险库》，定期组织或委托专责部门（如内审部、法务合规部）开展专项风险排查，识别提案征集、筛选、决策、执行等各环节可能存在的风险点。对识别出的风险，进行影响程度和发生可能性的评估，划分为不同等级（如一般风险、较大风险、重大风险）。对于等级较高的风险，应及时发布预警通知，明确风险内容、潜在影响、管控要求及责任部门，并督促相关单位采取预防措施。预警信息应纳入公司风险管理体系，实现风险信息的共享与协同处置。第二十一条合规审查机制。将合规审查作为会议提案进入筛选决策程序的前置必要条件。建立健全分级分类的合规审查标准，明确不同类型、不同金额、不同领域的提案所需履行的合规审查程序和责任部门。牵头部门负责制定合规审查清单和操作指引。专责部门（特别是法务合规部、财务部）应依法依规对提案进行专业审查，出具合规审查意见。未经合规审查或审查未通过的提案，不得进入筛选决策环节。建立合规审查台账，记录审查过程、意见及整改情况。对于涉及重大合规风险的提案，可要求其发起单位或第三方机构提供合规证明文件。第二十二条风险应对机制。针对通过合规审查、进入筛选决策程序的提案，特别是涉及潜在风险的议题，应建立完善的风险应对预案。在提案论证、筛选和审议过程中，必须充分评估风险，并提出相应的应对措施（如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受）。对于一般风险，由提案发起单位制定应对措施并负责落实；对于较大或重大风险，需由领导小组或公司管理层决策风险应对策略，明确责任主体、资源保障和完成时限。制定风险事件应急流程，一旦发生与提案相关的重大风险事件，相关责任单位必须立即启动应急响应，采取控制措施，及时上报，并协同处置。建立风险责任协同机制，涉及多个部门的，应明确牵头单位和协同单位及职责。第二十三条责任追究机制。建立与会议提案征集与筛选管理相关的责任追究制度，明确违规行为的界定、调查程序、处理标准和责任承担方式。严禁任何单位或个人通过提出虚假、不合规或不当提案损害公司利益。对于在提案征集、筛选、决策、执行过程中违反本制度规定，或因失职、渎职导致决策失误、引发风险事件或造成损失的，应根据情节轻重，追究相关责任人（包括领导责任和直接责任）的相应责任。追究方式可包括：通报批评、警告、罚款、降职降级、取消评优资格，直至追究法律责任（如构成犯罪的，移交司法机关处理）。建立责任追究记录，作为绩效考核、干部任用的重要参考。将责任追究结果与绩效考核挂钩，形成有效震慑。第二十四条评估改进机制。定期对会议提案征集与筛选制度的整体运行效果进行评估，包括制度的科学性、适用性、执行的有效性、风险防控的成效等。评估方法可包括：抽样检查提案管理流程、分析提案数据（如数量、质量、采纳率、实施效果）、开展问卷调查（面向管理者和执行者）、组织专题座谈会等。评估结果应形成书面报告，提交领导小组审议。对于评估中发现的问题和薄弱环节，应制定切实可行的改进措施，明确责任部门、完成时限，并跟踪落实。通过持续评估与改进，不断完善制度体系，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司各级领导干部应高度重视会议提案征集与筛选管理工作，将其作为履行管理职责的重要组成部分。主要负责人应亲自部署、过问，分管领导应具体负责、推动。各部门、单位负责人是本部门、本单位制度执行的第一责任人，应组织学习制度，明确职责分工，提供必要的人力、物力、财力支持，确保制度有效落地。建立跨部门协调机制，确保在提案管理中遇到的问题能够得到及时协调解决。将制度执行情况纳入部门年度重点工作考核内容。第二十六条考核激励机制。将会议提案征集与筛选管理的执行情况、效果贡献纳入公司绩效考核体系。对在提案征集、筛选、决策、执行及风险防控中表现突出的部门和个人，给予通报表扬、绩效加分、奖金奖励等激励。对违反制度规定、造成不良后果或损失的，按照责任追究机制进行处理，并与绩效考核、评优评先直接挂钩。建立优秀提案评选机制，定期评选出有价值的提案，对提案人及所在单位给予奖励，激发全员参与提案管理的积极性和创造性。将提案管理能力作为评价管理人员胜任力的重要指标之一。第二十七条培训宣传机制。建立分层分类的培训体系，针对不同层级、不同岗位人员开展有针对性的制度培训和业务指导。对管理层，重点培训合规履职要求、风险意识、决策责任；对专责部门人员，重点培训专业领域审核标准、风险识别方法、流程优化技能；对业务部门及基层员工，重点培训提案提报要求、合规操作规范、风险识别与上报途径。通过内部刊物、网站、宣传栏、专题讲座、线上学习平台等多种形式，持续开展制度宣传和合规文化建设，提高全员对会议提案管理重要性的认识和参与度。鼓励经验分享，定期组织优秀案例交流会，推广先进做法。第二十八条信息化支撑。积极利用信息技术手段，建设或完善会议提案征集与筛选管理信息系统。系统应具备提案在线提交、信息自动分类、流程在线流转、风险自动预警、数据统计分析、知识库管理等功能，实现提案管理流程的