企业合同管理与审批制度

企业合同管理与审批制度企业合同管理与审批制度第一章总则第一条政策依据企业合同管理与审批制度的制定，严格遵循《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，同时对标集团母公司关于全面风险管理、合规经营的管理规定。结合企业业务发展实际，旨在通过制度化规范合同全生命周期管理，防控经营法律风险与经济风险，确保各项业务活动在合法合规框架内运行，为企业管理效能提升提供制度保障。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、分公司以及全体员工。凡涉及公司资产处置、业务合作、权利义务变更等需通过合同形式确立的业务场景，均须严格执行本制度。具体场景包括但不限于：采购供应、工程建设、技术开发、咨询服务、劳动人事、知识产权许可、融资租赁、投资并购等对外签订合同及内部经济合同的管理。第三条核心术语定义1.合同专项管理：指企业为规范合同订立、履行、变更、终止等环节的管理活动，通过制度设计、流程优化、风险防控、合规审查等手段，确保合同管理活动合法合规、权责清晰、风险可控的系统性工作。其外延涵盖合同文本管理、审批权限设定、履约过程监控、争议解决机制等内容。2.合同管理风险：指在合同管理过程中可能引发企业经济损失、法律纠纷、声誉受损或监管处罚的不确定性因素。具体表现为合同条款缺失、权责约定不清、审批程序违规、履约能力不足、违约处置不力等风险场景。3.合同合规审查：指在合同签订前由专责部门或第三方机构对合同文本的法律效力、权利义务对等性、交易模式合理性、履行可行性等进行的系统性评估，是防范合同风险的刚性前置程序。4.合同履约风险：指合同履行阶段因一方或多方未履行或未完全履行合同义务而产生的风险，包括但不限于延迟交付、质量不达标、支付违约、不可抗力处置不当等。第四条专项管理核心原则1.全面覆盖原则：合同管理范围覆盖所有业务场景，所有合同均须纳入制度管控体系，不留管理空白。2.责任到人原则：明确各级管理主体、业务主体、执行主体的合同管理职责，实现责任闭环。3.风险导向原则：聚焦高风险合同领域与环节，配置差异化管控资源，优先防范重大风险。4.流程标准化原则：统一合同模板、审批流程、文本要素，提升管理效率与规范性。5.持续改进原则：定期评估合同管理效果，动态优化制度设计，适应外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司合同管理与审批制度的全面有效性负总责，统筹决策重大合同审批权限、风险防控策略及合规资源配置。分管领导作为合同管理直接责任人，负责组织落实制度执行、监督考核、风险处置等工作，并对分管领域合同合规性负直接领导责任。第六条专项管理领导小组设立“合同管理与审批领导小组”，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，法务合规部、财务部、业务线核心负责人担任成员。领导小组主要履行以下职能：（1）统筹制定与修订合同管理制度，审议重大合同审批事项；（2）协调跨部门合同风险处置，组织重大合同争议解决；（3）评估合同管理绩效，向决策层提交优化建议；（4）监督制度执行情况，对违规行为进行问责决策。第七条三类主体职责划分1.牵头部门（法务合规部）：-负责合同管理制度体系建设、流程优化设计；-组织合同合规审查，出具专业法律意见；-指导业务部门开展合同风险识别与处置；-负责合同模板库建设与更新，开展合规培训。2.专责部门（财务部、业务条线职能部门）：-财务部负责合同履行过程中的资金审批、成本核算、税务合规管理；-业务条线职能部门（如采购部、销售部）负责本领域合同需求发起、履约监控、争议初步处理。3.业务部门/下属单位：-负责日常合同需求识别、文本初步拟定；-严格执行审批流程，确保审批资料完整合规；-落实合同履行过程中的权利义务管理，定期上报履约异常情况。第八条基层执行岗合规操作责任全体参与合同管理的岗位人员（含业务员、审批人、档案管理员等）须履行以下责任：（1）签订合规承诺书，保证操作行为符合制度要求；（2）按权限范围审批合同，不得越权或代签；（3）发现合同重大风险或合规问题，及时上报至专责部门；（4）妥善保管合同文本及审批记录，配合审计核查。第三章专项管理重点内容与要求第九条合同需求管理业务部门发起合同需求时，须提交《合同需求清单》，包含交易背景、合同类型、预计金额、关键条款要求等要素。专责部门对需求合理性进行初步审核，符合业务规范的方可进入文本拟定阶段。第十条合同文本管理（1）建立标准化合同模板库，根据合同类型区分模板版本（如采购合同、服务合同、劳动合同等）；（2）特殊合同须由牵头部门审核文本要素完整性，包括但不限于标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式；（3）合同签署前需经法务合规部抽查复核，重大合同由领导小组审议通过。第十一条审批权限管理按合同金额、业务风险等级设定分级审批权限：-50万元（含）以下合同由业务部门负责人审批；-50-500万元合同需经分管领导审批；-500万元以上或高风险合同须报领导小组审议。特殊审批权限由公司章程另行规定。第十二条合同签署与备案（1）电子合同需通过电子签章系统签署，确保签署行为有效性；（2）纸质合同签署须由法定代表人或授权代表签字盖章，并留存原件归档；（3）签订后30日内完成合同备案，财务部核对金额与发票一致性。第十三条合同履行监控（1）业务部门每月提交《合同履行报告》，对交付、验收、付款等关键节点进行跟踪；（2）专责部门对超期履约合同开展预警提示，协调争议解决；（3）重大合同履约情况纳入业务部门绩效考核。第十四条合同变更与解除管理（1）合同变更需提供书面协议，变更内容不得违反法律法规；（2）解除合同须依据合同约定或法定情形，并提交《合同解除申请表》；（3）重大合同解除需经领导小组批准，并评估损失风险。第十五条合同争议处理（1）优先采用协商解决，协商不成的，约定仲裁或诉讼条款；（2）争议处理期间暂停履行争议事项，但保障合同其他部分有效执行；（3）专责部门全程跟踪争议进展，及时向领导小组汇报。第十六条违约防控（1）设立违约预警清单，重点监控付款延迟、质量瑕疵等常见违约情形；（2）对潜在违约方提前采取法律措施，如财产保全或担保要求；（3）违约处置结果纳入业务部门责任考核。第十七条合同档案管理（1）合同文本及相关附件按归档标准装订成册，电子合同需与纸质合同数据同步；（2）档案保管期限按集团规定执行，定期开展销毁审批；（3）档案查询需经业务部门与专责部门双重授权。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制（1）每年6月由牵头部门牵头开展制度评估，结合监管政策变化、业务典型案例修订制度；（2）重大业务模式调整时，30日内启动专项修订程序；（3）制度修订需经公司办公会审议，重大变更需股东会批准。第十九条风险识别预警机制（1）牵头部门每月编制《合同管理风险通报》，列出高风险合同领域与案例；（2）业务部门按季度开展内部风险自查，填写《风险点检表》；（3）对重复出现的高风险场景，制定专项整改方案。第二十条合规审查机制（1）将合同审查嵌入业务流程，签订前30%需法务审核，签订后100%需财务复核；（2）高风险合同需引入第三方法律顾问参与审查；（3）未经合规审查的合同，审批流程终止。第二十一条风险应对机制（1）一般风险由业务部门整改，重大风险启动专项处置方案，必要时由领导小组统筹；（2）风险应对措施包括但不限于补充协议、保证金调整、法律诉讼等；（3）处置结果需提交《风险事件处置报告》，评估改进效果。第二十二条责任追究机制（1）违规情形分类及处罚标准：-轻微违规：通报批评，取消评优资格；-一般违规：扣减绩效，约谈部门负责人；-重大违规：解除劳动合同，移交司法机关；（2）处罚决定需经法务合规部复核，对责任人进行书面通知；（3）建立违规案例库，在月度合规会上通报学习。第二十三条评估改进机制（1）每年开展合同管理绩效考核，权重不低于10%；（2）定期对制度执行效果进行第三方评估，结果纳入部门评优；（3）根据评估结论制定《改进计划》，明确整改时限与责任人。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障（1）各级领导干部须签订《合同管理责任书》，明确年度目标；（2）领导小组每季度召开会议，协调解决跨部门管理问题；（3）设立合同管理专员岗位，由牵头部门配置专人负责日常事务。第二十五条考核激励机制（1）将合同合规情况纳入部门年度考核指标，与预算分配挂钩；（2）对合同管理优秀部门，在年度奖励中给予资金倾斜；（3）对发现重大风险线索的业务人员，给予专项奖励。第二十六条培训宣传机制（1）管理层每年参加合同法专题培训，考核合格后方可履职；（2）一线员工每月开展合同操作规范测试，考核成绩与绩效关联；（3）定期发布《合同管理典型案例汇编》，增强全员风险意识。第二十七条信息化支撑（1）建设合同管理信息系统，实现电子合同全流程线上审批；（2）系统自动监控合同履行节点，预警超期事项；（3）数据接口与财务、法务系统打通，实现信息共享。第二十八条文化建设（1）编制《合同管理合规手册》，在员工入职培训中重点讲解；（2）设立合规宣传角，展示合同管理知识及典型案例；（3）开展“合同管理周”活动，组织合规承诺仪式。第二十九条报告制度（1）风险事件上报：重大风险24小时内上报领导小组，一般风险7日内报告；（2）年度管理报告：12月31日前提交《合同管理年度报告》，含风险统计、考核分析等内容；（3）报告材料需经法务合规部审核，确保数据