公司内部文件收发管理规范

公司内部文件收发管理规范为规范公司内部文件收发流程，确保文件传递及时、安全、准确，提升办公效率，维护信息管理的规范性与保密性，结合公司实际运营需求，特制定本管理规范。一、适用范围本规范适用于公司各部门及下属单位的内部文件（含纸质、电子文件）收发管理工作，涵盖文件的接收、登记、传递、办理、归档及配套管理要求。二、职责分工（一）行政部（综合管理部）作为文件管理统筹部门，负责制定/修订管理规范，监督各部门合规性；统一编制公司级发文文号，指导文件格式规范；牵头文件管理培训，定期检查台账与归档情况；负责涉密文件备案与销毁监督。（二）部门文员（文件管理员）各部门指定专人担任文件管理员，负责本部门文件的日常收发、登记、传递及台账维护；按要求拟办、催办文件，确保承办闭环；对本部门发文进行格式初审，配合行政部完成文号申领与归档；严格执行保密规定，妥善保管涉密文件。（三）业务部门起草文件时确保内容真实、逻辑清晰，履行部门负责人审核职责；承办文件时明确时限与责任人，及时反馈进展；配合文件管理员完成归档材料整理与移交。三、文件收发流程（一）收文管理1.接收与核验部门文件管理员接收内部文件时，核对来源、份数、附件完整性及密级标识（如需），确认无误后签收。若发现文件破损、缺页或与传递清单不符，立即与发文部门核实并记录。2.登记与编号采用《内部收文登记簿》登记文件信息（收文日期、来文部门、标题、文号、密级、份数、办理状态等），电子文件同步在内部OA系统或加密平台登记，确保纸质与电子台账一致。3.拟办与批办文件管理员结合内容与职责提出拟办意见（如“呈部门负责人阅示”“转XX岗位办理”），经部门负责人批办后启动承办流程，批办意见需明确要求、时限及责任人。4.承办与反馈承办人按批办要求开展工作，重要文件建立《文件承办跟踪表》记录节点（如“已沟通”“待协调”“办结”）。办理完成后，承办人向文件管理员反馈结果，由管理员更新台账状态。5.归档与保管办结文件5个工作日内完成归档，纸质文件按“年度-部门-文号”分类存放，电子文件上传至公司档案系统。涉密文件单独存放于密码柜，借阅需履行审批手续。（二）发文管理1.拟稿与审核业务部门起草文件时，按《公司文件格式规范》排版，注明主送/抄送范围、密级（如需）及生效日期。文稿经部门负责人审核内容后，提交行政部审核格式规范性（文号、落款、页码等）。2.签发与编号部门级文件由部门负责人签发，公司级文件报分管领导或总经理签发。签发后，行政部按“部门简称+年份+序号”编制文号（如“人力发〔2024〕05号”），并在文稿首页标注。3.印制与分发纸质文件按签发份数印制（涉密文件使用专用打印机并全程监控）；电子文件通过内部OA、加密邮件或U盘（涉密文件）传递。分发前填写《内部发文清单》，注明接收部门、份数、传递方式，由接收人签字确认。4.归档与备案发文后，文件管理员留存发文底稿（含签发意见）、正式文件各一份，与电子文稿一并移交行政部备案。年度结束后，按档案管理要求完成立卷归档。四、管理要求（一）格式规范内部文件需包含文号、标题、主送部门、正文、附件（如有）、发文部门、日期等要素，字体、行距、页码设置统一（具体见《公司文件格式规范》）。涉密文件首页标注“秘密”“机密”等字样，电子文件设置访问密码。（二）传递时效普通文件收文后2个工作日内拟办，承办时限不超过5个工作日；紧急文件标注“加急”，收文后1个工作日内启动办理，承办时限压缩至2个工作日。电子文件24小时内确认接收，纸质文件专人送达或挂号信（跨区域），确保3个工作日内签收。（三）催办督办文件管理员每周梳理未办结文件，向承办人发送《催办通知单》（注明超期天数与要求）。部门负责人每季度抽查办理情况，对超期或不力事项通报，纳入绩效考核。（四）保密管理涉密文件单独登记、传递，使用加密文件袋或专用U盘，严禁通过普通邮件、即时通讯工具传输。文件管理员离职/调岗时，办理涉密文件移交手续（部门负责人监交并备案）。（五）档案管理行政部每年一季度组织归档，纸质档案装订成册、编制检索目录，电子档案备份至专用服务器。归档文件保存至少10年，涉密文件按国家规定销毁（行政部牵头，双人监销并记录）。五、附则本规范由行政部负责解释，自发布之日起施行。原有规定与本规范冲突的，以本规范为准。各部门3