采购合同审核要点与模板

采购合同审核要点与模板工具指南一、适用场景与业务背景本工具适用于企业各类采购业务中的合同审核环节，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包、办公用品采购等场景。无论是新签合同、续签合同还是合同变更，均需通过标准化审核流程，保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，避免因条款疏漏导致的法律纠纷或经济损失。同时本工具可为采购部门、法务部门、财务部门及相关业务部门提供统一的审核依据，提升合同管理效率。二、合同审核全流程操作指引（一）前置准备：明确审核基础信息获取合同文本：从采购经办人处获取完整的合同草案，包括合同、附件（如技术参数表、供货清单、验收标准等），保证无遗漏条款。关联背景资料：收集采购申请单、招投标文件（若有）、供应商报价单、技术协议等前期文件，核对合同内容与采购需求的一致性。确定审核角色：根据合同类型明确审核分工——采购部门负责商务条款（价格、交付、服务），法务部门负责法律条款（主体、违约、争议解决），财务部门负责支付条款（税费、发票、资金安排）。（二）第一步：合同主体资格审核审核目标：确认签约双方具备合法的民事行为能力，避免因主体不适格导致合同无效。审核要点：供应商资质：核查营业执照（是否在有效期内、经营范围是否包含采购标的）、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购标的类型确定）、法定代表人证件号码明（若为法定代表人签约）或授权委托书（若为授权代表签约，需核对委托权限是否明确）。采购方主体：确认采购方为企业法人或其他组织时，需核对营业执照、公章名称与签约主体是否一致；为个人时，需核实身份信息。关联关系排查：若供应商为采购方关联方，需核查是否履行了内部审批程序（如关联交易审批单），并保证交易价格公允。（三）第二步：合同标的与数量条款审核审核目标：明确采购内容，避免标的物描述模糊导致履约争议。审核要点：标的物描述：需清晰写明产品名称、规格型号、品牌（若有约定）、技术参数、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定的技术协议），避免使用“同类产品”“优质产品”等模糊表述。数量与单位：明确采购数量、计量单位（如“吨”“件”“套”），并注明是否含合理损耗及损耗计算方式。交付范围：若涉及安装、调试、培训等服务，需在合同中明确服务内容、服务期限及服务标准。（四）第三步：价格与支付条款审核审核目标：保证价格构成合理、支付方式合规，降低财务风险。审核要点：价格构成：明确单价、总价（是否含税）、价格有效期（如“本价格有效期为30天”），以及是否包含运费、保险费、安装费等附加费用。支付方式：约定支付节点（如“预付款30%到发货，到货款60%到验收合格，质保金10%满1年无质量问题退还”）、支付账户（需与供应商营业执照开户信息一致，避免个人账户）。票据要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如“发货前3个工作日提供”）、发票内容（需与合同标的物名称一致），避免因票据问题影响税务处理。（五）第四步：交付与验收条款审核审核目标：明确交付责任与验收标准，保证标的物按时按质交付。审核要点：交付时间与地点：约定具体交付日期（如“2024年X月X日前”）或交付期限（如“合同签订后45个工作日内”），明确交付地点（如采购方指定仓库、供应商工厂）及交付方式（如运输方式、运费承担方）。验收流程：分阶段验收（如出厂验收、到货验收、最终验收）或一次性验收，明确验收标准（依据技术协议、国家标准或双方确认的样品）、验收期限（如“到货后5个工作日内完成验收”）及验收结果处理方式（如验收不合格的，供应商需在X日内更换或整改）。交付延迟责任：明确供应商逾期交付的违约责任（如“每逾期1日，按合同总金额的0.05%支付违约金，累计不超过总金额的10%”）。（六）第五步：质量保证与售后服务条款审核审核目标：保障采购标的物质量，明确售后责任。审核要点：质保期：明确质保期起始时间（如“验收合格之日起”“交付之日起”）和期限（如“12个月”“24个月”），质保期内非人为损坏的免费维修或更换责任。售后响应：约定售后服务响应时间（如“接到故障通知后2小时内响应，24小时内到达现场”）、维修备件供应方式及费用承担（如“免费提供备件，往返交通费用由供应商承担”）。质量争议处理：约定质量异议的提出期限（如“验收合格后15日内或质保期内发觉质量问题的，需书面通知供应商”）、供应商处理时限及未及时处理的违约责任。（七）第六步：违约责任与争议解决条款审核审核目标：明确违约情形及处理方式，约定高效争议解决途径。审核要点：违约责任：列举主要违约情形（如逾期交付、质量不合格、未按约定支付款项等），明确违约金计算方式或赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊表述。注意违约金过高可能被法院调整，建议合理设定（如不超过实际损失的30%）。不可抗力：明确不可抗力的定义（如“地震、洪水、战争等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”）、通知义务（不可抗力发生后X日内书面通知对方）及免责范围（因不可抗力导致无法履约的，可部分或全部免除责任）。争议解决：约定争议解决方式（诉讼或仲裁），明确管辖法院（如“采购方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“XX市仲裁委员会”），避免同时约定诉讼和仲裁。（八）第七步：其他条款与附件完整性审核审核目标：保证合同条款完整，附件与一致。审核要点：合同生效条件：明确生效时间（如“双方签字盖章之日起生效”“需经双方审批后生效”）。合同变更与解除：约定变更需书面协商一致，解除条件（如“一方严重违约导致合同无法履行”）、解除后的处理方式（如已履约部分的结算、未履约部分的责任承担）。附件完整性：检查合同中提及的所有附件（如技术附件、报价单、验收标准）是否完整，附件内容是否与一致，附件需双方签字盖章确认。（九）第八步：审核结论与反馈汇总审核意见：各审核部门（采购、法务、财务）分别填写审核意见，对不通过的条款需明确修改建议及法律依据。组织沟通协调：由采购部门牵头，组织法务、财务及供应商对审核意见进行沟通，达成一致修改方案。形成审核结论：审核通过后，由法务部门出具《合同审核意见书》，明确“同意签署”“修改后签署”或“不同意签署”；修改后签署的，需确认所有修改条款已落实。三、采购合同审核表模板审核项目审核要点审核结果（通过/不通过/需修改）问题描述与修改建议审核人审核日期合同主体资格供应商营业执照、许可证是否有效；签约代表授权是否充分；双方主体信息与公章一致。*2024-XX-XX合同标的与数量标的物名称、规格、技术参数描述清晰；数量、单位明确；交付范围界定清楚。*2024-XX-XX价格与支付单价、总价含税明确；支付节点合理；账户信息与开户证明一致；发票类型及开具时间约定清晰。*2024-XX-XX交付与验收交付时间、地点明确；验收标准、流程、期限具体；逾期交付违约责任量化。*2024-XX-XX质量与售后质保期起始时间、期限明确；售后响应时间、维修责任具体；质量异议处理流程清晰。*2024-XX-XX违约与争议违约情形、违约金计算方式明确；不可抗力定义及通知义务约定；争议解决方式唯一（诉讼/仲裁）。*2024-XX-XX其他条款与附件合同生效条件、变更解除流程约定清晰；所有附件完整且与一致；签字盖章页要素齐全。*2024-XX-XX综合审核意见□通过□修改后通过□不通过修改后需重点确认：_______________________________________________________________________*2024-XX-XX四、审核关键风险提示与注意事项主体资质“三查”：一查营业执照有效期，二查经营范围与采购标的匹配度，三查授权委托书（若非法定代表人签约），避免“超范围经营”“无权代理”风险。条款表述“四避免”：避免模糊表述（如“大概”“左右”），避免责任转嫁（如“按相关法律规定处理”），避免矛盾条款（如交付时间与验收期限冲突），避免“霸王条款”（如“供应商承担所有违约责任”）。法律合规“两核对”：核对