合同审核及签订标准化流程模板

合同审核及签订标准化流程模板一、适用范围与场景说明二、标准化操作流程详解步骤1：需求发起与合同草案准备责任主体：业务部门（或合同需求发起部门）操作说明：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任等核心要素，填写《合同审批表》（见模板1）基本信息部分。参考企业标准合同模板或行业惯例，起草合同草案，保证条款完整、表述清晰。如无标准模板，可由法务部门提供框架文本。收集并准备相关附件材料，如对方主体资格证明、技术协议、验收标准、需求说明书等，作为合同不可分割的一部分。输出成果：《合同审批表》（初稿）、合同草案、附件材料清单。步骤2：内部审核（业务、法务、财务）责任主体：业务部门初审→法务部门审核→财务部门审核操作说明：业务部门初审：重点审核合同内容是否符合业务需求、商务条款（如价格、付款方式、交付周期）是否合理、双方权利义务是否对等，保证无商务漏洞。法务部门审核：合法性审查：合同主体是否适格、条款是否违反法律法规及监管要求（如《民法典》《公司法》等）。风险审查：违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（如仲裁/诉讼管辖地）、知识产权归属、保密条款是否完善。表述规范性：条款是否无歧义、逻辑是否严密，避免模糊用语（如“大概”“可能”）。财务部门审核：价款与支付条款：金额计算是否准确、付款节点与履约进度是否匹配、税务处理方式（如发票类型、税率）是否合规。资金风险：大额合同是否需评估对方履约能力，预付款/质保金比例是否合理。审核反馈：各部门需在《合同审批表》中明确填写审核意见，对修改项注明具体内容及修改建议，退回业务部门修订。输出成果：经各部门审核修订的合同草案、《合同审批表》（审核意见栏完整填写）。步骤3：对方主体资格审查责任主体：业务部门（配合）、法务部门（指导）操作说明：核对对方提供的主体资格证明文件：企业单位：营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）。其他组织：如事业单位法人证书、社会团体法人登记证书等，需核实其合法经营资质。对方履约能力评估：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询涉诉记录、失信信息，必要时要求对方提供近三年类似项目业绩证明。填写《对方主体资格审查表》（见模板2），记录审查结果，保证对方具备签约资格及履约能力。输出成果：《对方主体资格审查表》（审查结论为“合格”方可推进）。步骤4：合同谈判与修订责任主体：业务部门（主谈）、法务部门（支持）、财务部门（涉及价款时）操作说明：业务部门与对方就合同条款进行谈判，重点聚焦审核部门提出的修改意见（如违约责任、支付方式等），达成一致。谈判后，业务部门根据双方协商结果修订合同草案，形成最终版合同文本，保证双方签字页信息（单位名称、法定代表人/授权代表、日期）准确无误。如合同涉及重大变更（如标的物、金额、履行期限等核心条款调整），需重新启动内部审核流程。输出成果：双方确认的合同最终版文本（需标注“最终版”及修订日期）。步骤5：最终审批责任主体：企业审批管理层（根据合同金额及重要性分级审批）操作说明：业务部门将《合同审批表》（含各部门审核意见、对方资格审查表、合同最终版文本）提交至对应审批层级：一般合同：部门负责人→分管副总重大合同（如金额超万元、涉及核心业务）：部门负责人→分管副总→总经理→董事会（如需）审批人重点审核合同整体风险与收益、是否符合企业战略、审批流程是否合规，签署审批意见。审批通过后，由法务部门或行政部门统一编号、盖章，形成正式合同文本。输出成果：审批完成的《合同审批表》、正式合同文本（加盖企业公章或合同章）。步骤6：签署与用印责任主体：行政/法务部门（用印管理）、业务部门（签署对接）操作说明：用印前，行政/法务部门核对合同文本与审批版本是否一致，检查签字页信息是否完整，确认审批手续齐全。合同签署仪式：双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书原件），注明签署日期。签署后，企业留存合同正本（至少2份，双方各执1份），复印件由业务部门、财务部门、法务部门分别存档。输出成果：双方签署的正式合同文本（正本+副本）、签署过程记录（如签署现场照片，需注意隐私保护）。步骤7：履行跟踪与归档责任主体：业务部门（履约跟踪）、法务部门（争议处理）、财务部门（付款管理）、档案管理部门（归档）操作说明：履行跟踪：业务部门按合同约定履行义务（如交付、验收），同步监控对方履约情况，填写《合同履行跟踪表》（见模板3），记录关键节点（如交付日期、验收结果、付款进度）。异常处理：发觉对方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门应及时收集证据（书面函件、验收报告等），法务部门协助制定应对方案（如催告、索赔、解除合同）。付款管理：财务部门根据合同约定及履约证明（如验收合格单）办理付款手续，留存付款凭证。归档：合同履行完毕或终止后，由档案管理部门收集合同正本、审批文件、履行记录等资料，按“一合同一档”原则整理归档，电子版同步存入企业合同管理系统。输出成果：《合同履行跟踪表》、履约过程证明材料、合同档案（纸质+电子）。三、配套工具表格模板模板1：合同审批表合同名称合同编号甲方（我方）企业全称签约主体类型□企业□其他组织□个人乙方（对方）企业全称签约主体类型□企业□其他组织□个人合同标的合同金额人民币（大写）：__________（小写：__________）履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止履行地点业务部门初审意见负责人签字：__________日期：____年__月__日法务部门审核意见负责人签字：__________日期：____年__月__日财务部门审核意见负责人签字：__________日期：____年__月__日审批意见（分级填写）分管副总：__________日期：____年__月__日总经理：__________日期：____年__月__日附件清单1.__________2.__________3.__________模板2：对方主体资格审查表对方单位名称统一社会信用代码法定代表人注册资本经营范围注册地址提供证明文件清单□营业执照□法定代表人证件号码明□授权委托书□其他：__________信用记录查询□信用中国（无失信记录）□企查查（无涉诉记录）□其他：__________履约能力评估□有类似项目业绩（附证明材料）□无业绩记录，但资质齐全□存在风险（说明：__________）审查结论□合格，可签约□不合格，暂不签约□补充材料后复审审查人__________日期：____年__月__日模板3：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行节点计划完成时间实际完成时间履行情况（□正常□延迟□异常）交付/服务提供____年__月__日____年__月__日验收确认____年__月__日____年__月__日付款进度第_期，金额：_________已付/未付□已付□未付异常记录□无□有（说明：__________）处理进展跟踪人__________日期：____年__月__日四、关键风险控制与注意事项条款完整性：合同必须包含核心要素，如双方主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等，避免遗漏导致权责不清。法律合规性：禁止违反法律法规的强制性规定（如“霸王条款”），保证合同内容合法有效；涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，需符合行业监管要求。主体真实性：严格审查对方主体资格，避免与无资质企业或“皮包公司”签约；授权委托书需明确授权范围和期限，防止越权签约。审批层级规范：根据合同金额、风险等级划分审批权限，严禁“先签后批”或越权审批；重大合同需经法务部门及管理层集体决策。用印管理：合同用印前需核对审批手续及文本一致性，严禁在空白合同或未经审批的文本上盖章；签署人需为法定代表人或合法授权代表。履行监控：业务部门