销售合同审核与归档规范表格

销售合同审核与归档规范工具指南一、适用范围与核心场景本规范工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及档案管理部门，用于规范销售合同从接收、审核、签署到归档的全流程管理。具体场景包括：新签销售合同的合规性审查与风险评估；合同条款（如金额、交付、付款方式、违约责任等）的多部门协同审核；合同签署后原件的收集、整理与系统性归档；历史合同的快速检索、调阅及合规追溯。二、审核与归档操作流程步骤1：合同接收与初步登记操作主体：销售部门助理或档案管理员操作内容：收到销售合同（含电子版及纸质版）后，检查合同完整性（是否包含封面、附件、签字页等核心要素）；登记合同基础信息至《销售合同基本信息表》（详见模板1），包括合同编号、合同名称、甲方（客户）全称及统一社会信用代码、乙方（本方）全称、签约日期、合同总金额、合同期限、主要产品/服务摘要、提交部门、提交人（*提交人）、接收日期等；为合同分配唯一“合同审核流水号”，便于后续流程跟进。步骤2：多维度协同审核操作主体：销售部门负责人、法务专员、财务专员审核要点及流程：销售部门初审（商务条款）：审核客户信息真实性、合作背景真实性；核对产品/服务规格、数量、单价、总金额是否与报价单一致；确认交付期限、交付地点、验收标准是否符合销售政策；审核付款方式（如预付款比例、尾款支付节点）、账期是否在公司允许范围内。审核通过后，在《销售合同审核意见表》（详见模板2）“销售部门意见”栏签字并填写日期；不通过时，注明修改意见并退回销售部门调整。法务部门复审（合规条款）：审核合同主体是否具备完全民事行为能力（如企业营业执照是否在有效期内）；检查合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等）或公司内部制度；评估违约责任、知识产权归属、争议解决方式（如管辖法院、仲裁机构）的合法性与公平性；审核合同附件（如技术协议、保密协议）的法律效力。审核通过后，在《审核意见表》“法务部门意见”栏签字；不通过时，出具书面法律意见书，销售部门需根据意见修改后重新提交审核。财务部门终审（财务条款）：核对合同金额与财务系统预算是否匹配，超出预算的需附审批文件；审核开票信息（如发票类型、税率、开票时间）是否准确；评估客户付款信用（如历史回款记录、资产负债情况），对高风险客户提出风控建议（如要求提供担保、缩短账期）；确认合同涉及的保证金、质保金等财务条款是否符合公司财务制度。审核通过后，在《审核意见表》“财务部门意见”栏签字；不通过时，明确财务风险点并要求调整。步骤3：审核结果处理与合同签署操作主体：销售部门、总经理办公室操作内容：所有部门审核通过后，销售部门汇总《审核意见表》，提交总经理（或授权人）最终审批；审批通过后，按公司规定签署合同：纸质合同需双方签字盖章（骑缝章、公章/合同章齐全），保证签字页与内容一致；电子合同需通过合法电子签名平台签署，存具有法律效力的电子存证文件；销售部门在签署后2个工作日内，将最终版合同（纸质版原件+电子版）反馈至档案管理员。步骤4：合同归档分类与存储操作主体：档案管理员操作内容：分类标准：按“客户名称-合同类型-签约年度”三级分类（如“科技有限公司-产品销售合同-2024年”）；信息登记：将归档合同信息录入《销售合同归档登记表》（详见模板3），包括归档编号、合同编号、归档日期、档案盒编号、存储位置（如档案室A区3列2层）、电子版存储路径（如“服务器E盘/合同档案/2024/科技”）、保管人、备注（如是否含附件）；实体存储：纸质合同使用统一档案盒存放，盒面标注“归档编号”“合同名称”“客户名称”“年度”等信息，按编号顺序排列；电子存储：电子合同加密存储至公司指定服务器，定期备份（每月1次），备份数据异地保存（如灾备中心）。步骤5：后续查阅与动态管理操作主体：档案管理员、相关部门人员操作内容：查阅流程：因业务需要查阅合同需填写《合同查阅申请表》（可简化为归档登记表中的查阅记录栏），经部门负责人签字后，档案管理员提供复印件（涉密合同需审批后查阅原件）；查阅人需在《归档登记表》记录查阅日期、查阅人、查阅目的；更新与补充：合同履行过程中如发生变更（如补充协议、延期履行），需重新履行审核流程，变更文件与原合同一并归档；定期盘点：档案管理员每季度对归档合同进行盘点，保证账实相符，对遗失或损坏的合同及时上报处理。三、规范模板模板1：销售合同基本信息表合同编号合同名称甲方全称及统一社会信用代码乙方全称签约日期合同总金额（元）合同期限主要产品/服务摘要提交部门提交人（*提交人）接收日期示例：XS2024-001设备销售合同有限公司91110108科技有限公司2024-03-15500,0002024-04-01至2025-03-31数控机床3台，含安装调试销售三部张*2024-03-15模板2：销售合同审核意见表合同编号审核环节审核部门/人（*审核人）审核日期审核意见（通过/不通过，具体说明）XS2024-001商务条款审核销售部门-李*2024-03-16通过，交付时间与客户需求一致，账期30天符合政策XS2024-001合规条款审核法务部门-王*2024-03-17通过，违约责任条款合法，争议解决约定为公司所在地法院XS2024-001财务条款审核财务部门-赵*2024-03-18不通过，客户历史回款逾期2次，建议缩短账期至15天模板3：销售合同归档登记表归档编号合同编号客户名称合同类型归档日期档案盒编号存储位置（纸质）电子版存储路径保管人查阅记录（日期/查阅人/目的）GDA2024-001XS2024-001科技产品销售合同2024-03-20DH2024-001档案室A区3列2层-1服务器E盘/2024/科技/001刘*2024-04-10/孙*/客户回款核对四、关键注意事项合同编号唯一性：合同编号需按“年份-部门-流水号”规则编制（如“XS2024-003”），严禁重复或跳号，保证每份合同可追溯；审核责任到人：各部门审核人需在《审核意见表》明确签署姓名及日期，对审核意见负责，避免“集体签字、无人担责”；原件完整性：纸质合同原件需包含所有签署页及附件，复印件归档需注明“与原件一致”并由经办人签字；保密管理：合同涉及客户信息、商业秘密等敏感内容，仅限相关部门人员因工作需要查阅，严禁外传或用于非工作