企业合同信息核查及合规管理表单工具

工具适用场景本工具适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，具体包括但不限于：新合作方签约前的合同信息核查、重大合同（如采购、销售、合作开发等）履行中的合规监控、年度合同合规审计、合同到期续签评估等场景。通过标准化表单工具，可系统梳理合同关键信息，识别潜在合规风险，保证合同签订与履行符合法律法规及企业内部制度要求，降低法律纠纷与经营风险。详细操作流程第一步：合同基础信息收集与登记信息收集：获取待核查合同的完整文本及相关附件（如补充协议、技术附件等），确认合同类型（如买卖合同、服务合同、租赁合同等）、签订主体、签订日期、合同期限等基础信息。信息登记：在表单“合同基本信息”栏中准确填写合同编号、合同名称、签订双方（甲方/乙方）、签约主体统一社会信用代码、合同金额（含币种）、履行期限、主要合同标的、合同签订部门、项目负责人（某）等核心信息，保证信息无遗漏、无错误。第二步：合同信息初步核对完整性核对：检查合同文本是否包含必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等），附件是否齐全且与一致。一致性核对：核对合同关键信息与企业内部审批流程记录是否一致（如合同金额是否与预算审批匹配、签约主体是否经授权审批等），保证合同签订符合内部管理规范。第三步：合规性专项审查主体资格审查：核查签约对方是否为合法存续的企业或组织，是否具备相应的履约资质（如特殊行业许可证、安全生产许可证等），可通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用评估平台核实对方信用状况，避免与无资质主体签约。条款合法性审查：重点审查合同条款是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规要求，是否存在“霸王条款”（如排除对方主要权利、加重对方责任）、显失公平条款，或与强制性规定冲突的内容（如约定“合同纠纷仅由甲方所在地法院管辖”是否符合《民事诉讼法》对管辖的约定）。风险条款评估：针对合同中的违约责任、知识产权归属、保密义务、不可抗力等条款，评估其对企业权益的保障力度，识别潜在风险点（如违约金比例是否合理、保密期限是否过长等）。第四步：问题整改与闭环管理问题记录：将初步核对与合规审查中发觉的问题（如条款缺失、主体资质存疑、风险条款等）详细记录在表单“问题描述”栏，注明问题类型、严重程度（一般/重要/紧急）及涉及条款。整改措施制定：针对每个问题明确整改责任部门（如法务部、业务部）及整改责任人（某），制定具体整改措施（如补充缺失条款、要求对方提供资质证明、修改风险条款等）并设定完成时限。整改跟踪与反馈：整改责任人需在规定时限内完成整改，并将整改结果（如修订后的合同文本、资质证明文件等）提交至表单“整改结果”栏，由合规专员（某）复核确认，保证问题闭环。第五步：合同归档与动态更新归档管理：核查无误的合同及整改相关材料（如修订说明、审批记录等）需按企业档案管理规定进行编号、装订、归档，电子版存储至指定合同管理系统，保证可追溯。动态更新：对于已履行完毕或到期的合同，及时更新合同台账（记录履行情况、结算信息、有无纠纷等）；对涉及续签、变更的合同，重新启动核查流程，保证信息实时更新。合同核查及合规管理表单模板合同基本信息内容合同编号合同名称签订双方（甲方/乙方）甲方：__________；乙方：__________签约主体统一社会信用代码甲方：__________；乙方：__________合同金额（含币种）合同履行期限自_年_月_日至_年__月__日主要合同标的合同签订部门项目负责人某附件清单（如：技术协议、补充协议等）核查项目核查标准核查结果（√/×）问题描述整改措施责任人完成时限整改结果合同完整性包含必备条款，附件齐全合同一致性与内部审批记录一致主体资格审查对方合法存续，具备履约资质条款合法性符合法律法规，无霸王条款风险条款评估违约责任、知识产权等条款合理（其他自定义核查项）合规审查结论□合规，可正常履行□基本合规，需整改后履行□不合规，暂不履行/重新谈判归档信息|归档编号：__________；归档日期：____年__月__日|||||||使用关键提示信息真实性优先：所有合同信息需以实际签订文本为准，严禁虚构或篡改关键信息（如签约主体、金额、期限等），保证核查结果客观准确。合规依据明确：合规审查需以最新法律法规（如《民法典》《数据安全法》等）、行业监管要求及企业内部《合同管理办法》为依据，避免主观判断。动态跟踪机制：对履行中的合同，需定期（如每季度）开展合规复查，重点关注履约进度、款项支付、违约情况等，及时发觉并处理风险