企业内外信息传递及共享系统标准指南

企业内外信息传递及共享系统标准指南一、适用场景与信息类型分类本指南适用于企业内部及外部各类信息的规范化传递与共享，保证信息流转安全、高效、可追溯。具体场景及对应信息类型（一）内部信息传递场景跨部门协作：如项目组与财务部对接预算需求、市场部向产品部反馈用户调研结果等，需传递项目计划、数据报表、会议纪要等。制度与通知发布：如人力资源部发布考勤新规、行政部通知办公区调整等，需传递正式文件、通知公告等。业务进度同步：如销售部向管理层提交月度业绩汇总、研发部更新项目里程碑进展等，需传递进度报告、数据统计等。知识经验共享：如技术部分享系统开发文档、运营部复盘活动方案等，需传递操作手册、案例分析等。（二）外部信息共享场景客户对接：如向客户交付项目成果、同步服务维护计划等，需传递交付文档、服务协议、进度说明等。供应商协作：如向供应商下达采购订单、确认技术参数等，需传递采购需求、规格说明书、验收标准等。合作伙伴沟通：如与联合运营方共享活动数据、向咨询机构提供业务背景资料等，需传递数据报表、合作框架文件等。监管与合规报送：如向市场监管部门提交年报、向税务机构备案涉税信息等，需传递法定申报材料、合规证明文件等。二、系统操作全流程指引企业内外信息传递及共享系统（以下简称“系统”）操作需遵循“发起-审批-传递-跟踪-归档”标准化流程，具体步骤（一）信息发起前准备明确信息要素：确定信息类型（内部/外部）、核心内容、传递对象（具体部门/人员/外部单位）、紧急程度（普通/紧急/特急）、保密级别（公开/内部秘密/机密）。核对材料完整性：保证内容清晰、数据准确，附件（如文档、表格、图片等）命名规范（格式：“文件名-版本号-日期”，如“项目计划书V1.2-20240520”），附件大小不超过系统限制（单个文件≤50MB，总附件≤200MB）。确认权限合规性：外部信息共享需提前对接法务部/合规部，确认信息内容不涉及商业秘密、知识产权侵权及法律法规禁止内容。（二）信息发起与填写登录系统：通过企业统一身份认证账号登录系统，选择“信息传递”模块。选择传递类型：根据场景选择“内部传递”或“外部共享”，若为外部共享，需勾选“是否需合规审核”（默认勾选）。填写信息表单：基础信息：标题（简洁明了，如“关于项目预算调整的申请”）、发起部门、发起人（自动填充，不可修改）、紧急程度（默认“普通”，紧急/特急需标注原因）。内容与附件：框中输入核心内容（可插入表格、，需为企业内部安全），“添加附件”准备好的材料。传递对象：内部传递：通过部门列表或人员搜索框选择接收人，支持“指定接收人”或“部门全员”（部门全员需部门负责人*审批）。外部共享：输入外部单位名称/对接人姓名（需提前在系统“外部联系人库”中备案，如未备案需提交《外部联系人新增申请》），选择共享权限（仅查看/可/可编辑）。（三）审批流程发起内部信息审批：普通信息：直接流转至接收部门负责人审批（如跨部门，需抄送双方部门负责人）。紧急/特急信息：发起时可勾选“加急审批”，系统自动触发优先处理提醒，审批人需在2小时内（特急1小时内）完成审批。保密信息（内部秘密/机密）：需额外勾选“保密”选项，系统自动流转至分管领导及法务部双重审批。外部信息审批：需合规审核的信息：发起后先由法务部审核（重点核查内容合法性、外部单位资质、保密条款），审核通过后流转至业务部门负责人及分管领导审批；无需合规审核的信息（如公开活动通知），仅需业务部门负责人审批。审批驳回：若审批不通过，系统自动退回发起人，需修改后重新发起，驳回原因同步记录在系统日志中。（四）信息传递与发送内部传递：审批通过后，系统自动向接收人发送“待查阅”提醒（站内信+企业/钉钉消息），接收人需在24小时内（紧急信息4小时内）查阅并“确认接收”。外部共享：审批通过后，系统通过加密（有效期默认7天，可手动调整1-30天）向外部联系人发送访问通知，接收人需通过短信验证码登录查看，可/编辑权限由审批时权限设置决定。（五）传递后跟踪与反馈状态跟踪：发起人可在“我的传递”模块查看信息状态（审批中/已发送/已查阅/已归档/已驳回），外部共享信息可查看访问次数、次数。反馈处理：若接收人提出疑问或修改需求，发起人需在1个工作日内响应，涉及内容重大调整需重新发起审批流程。紧急信息催办：若紧急信息超时未查阅，系统自动向接收人及部门负责人发送二次提醒，提醒后2小时内仍未处理需上报分管领导协调。（六）信息归档管理自动归档：信息传递完成后（外部共享过期或接收人确认查阅后），系统自动按“类型-部门-日期”规则归档至对应文件夹，归档路径：“系统中心-信息档案库”。手动归档：发起人可对重要信息进行“手动归档”，并添加归档标签（如“项目资料-2024-Q2”“合规文件-年报”），便于后续检索。归档期限：内部信息保存至少2年，外部共享信息保存至少3年（涉及法律诉讼的保存至诉讼结束后2年），到期前30天系统提醒管理员确认是否续存。三、常用信息传递模板示例（一）内部信息传递申请表（模板）字段名称填写说明示例内容信息编号系统自动（格式：NB-部门代码-日期-序号，如NB-SC-20240520-001）NB-SC-20240520-001标题简明扼要概括信息主题关于系统升级需求的通知发起部门选择发起信息的一级部门技术部发起人系统自动填充发起人姓名张*信息类型单选：通知/申请/报告/共享/其他通知紧急程度单选：普通/紧急/特急普通保密级别单选：公开/内部秘密/机密公开输入核心内容，可分段落，重点信息加粗各部门：为提升系统稳定性，技术部计划于2024年6月1日-6月5日对系统进行升级升级期间系统将暂停服务，请各部门提前做好工作安排…附件清单列出附件名称及版本号，多个附件分行填写1.系统升级计划书V2.02.暂停服务影响评估表V1.1接收部门/人员内部传递填写接收部门名称或人员姓名，跨部门需填写“接收部门+抄送部门”接收：各部门抄送：分管领导*审批人系统根据流程自动带出，不可手动修改部门负责人（李）预计完成时间填写信息传递完成的截止日期（外部共享填写过期时间）2024年5月25日（二）外部信息共享审批表（模板）字段名称填写说明示例内容共享编号系统自动（格式：WB-部门代码-日期-序号，如WB-MK-20240520-001）WB-MK-20240520-001外部单位名称填写接收信息的全称科技有限公司对接人信息姓名、职务、联系方式（仅系统内可见，对外发送时隐藏）姓名：王*职务：市场总监信息用途说明共享信息的目的（如项目交付、供应商对接、合规报送等）用于项目第二阶段成果交付共享内容摘要简述信息核心内容及附件清单包含项目验收报告、用户手册、数据统计表（详见附件）共享权限单选：仅查看/可/可编辑可有效期选择1-30天，默认7天10天合规审核意见法务部*填写，通过/不通过及说明通过：信息内容符合《数据安全法》，无敏感数据泄露风险业务部门意见业务负责人*签字同意共享，请按流程审批分管领导审批分管领导*签字同意（三）信息传递记录表（模板）字段名称内容说明传递时间系统自动记录信息发送时间（精确到分钟）信息编号关联发起时的唯一编号发起人/部门信息发起人姓名及所属部门接收人/单位内部传递填写接收人姓名；外部共享填写外部单位名称信息标题关联发起时的标题状态可选：审批中/已发送/已查阅/已归档/已驳回审批人最后一级审批人姓名备注记录特殊情况（如驳回原因、加急说明等）四、关键风险控制要点（一）信息安全管控敏感信息识别：禁止通过系统传递企业商业秘密（如未公开财务数据、核心技术参数）、员工个人隐私（如证件号码号、薪资明细）及法律法规禁止内容，系统内置敏感词库（如“机密”“绝密”“内部资料”），触发后自动拦截并提示合规审核。权限最小化原则：外部共享权限仅开放必要功能（如客户仅可查看交付文档，不可编辑），内部信息传递按“需知”原则设置接收范围，避免无关人员接触。（二）合规性管理外部信息备案：首次与外部单位共享信息前，需提交《外部共享单位资质审核表》，核实对方营业执照、业务关联性及保密协议签订情况，未备案单位无法发起共享。审计追溯：系统全程记录操作日志（含发起人IP、审批时间、修改记录、外部访问记录），日志保存期限≥3年，保证信息流转可追溯，应对内外部审计。（三）时效性保障超时提醒机制：普通信息审批超时（24小时）、查阅超时（24小时）自动提醒发起人及审批人；紧急信息超时未处理自动上报分管领导*，保证信息不延误。特急信息绿色通道：特急信息发起时可勾选“绿色通道”，系统跳过常规审批流程，直接流转至最高权限审批人（总经理*），审批通过后10分钟内完成传递。（四）准确性规范内容复核：发起人需对信息内容及附件真实性、准确性负责，重要数据（如金额、日期、百分比）需经部门负责人*复核后发起。版本控制：附件时需标注版本号，避免接收人误用旧版本，系统支持“历史版本查看”，可追溯附件修改记录。（五）系统使用责