办公设备维护与管理制度模板

办公设备维护与管理制度模板一、总则为规范办公设备维护与管理工作，保障设备正常运行，延长设备使用寿命，提高工作效率，降低运营成本，特制定本制度。本制度适用于公司所有办公设备（包括但不限于计算机、打印机、复印机、投影仪、空调、服务器、网络设备等）的采购、使用、维护、维修及报废全流程管理。二、职责分工（一）行政部负责办公设备的采购申请、验收登记、台账管理及调配工作；制定年度设备维护计划，监督各部门执行日常维护；统筹设备故障报修流程，协调第三方维修服务；负责设备报废的审核、处置及残值回收。（二）IT部负责计算机、服务器、网络设备等电子设备的日常技术维护及故障维修；提供设备操作培训，指导规范使用；定期检查设备运行状态，保障数据安全。（三）使用部门指定专人（设备管理员）负责本部门设备的日常保管、清洁及简单故障排查；严格执行设备操作规范，保证设备安全使用；发觉设备故障或异常时，及时向行政部或IT部报修。（四）员工遵守设备使用规定，按操作流程使用办公设备；保持设备清洁，避免违规操作（如私自拆卸、安装非兼容软件等）；发觉设备异常立即停止使用并上报部门设备管理员。三、设备分类与台账管理（一）设备分类电子设备：计算机、笔记本电脑、服务器、平板电脑、移动存储设备等；办公自动化设备：打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机等；电器设备：空调、饮水机、碎纸机、电风扇等；网络设备：路由器、交换机、光纤模块、无线AP等。（二）台账建立与动态更新行政部需建立《办公设备台账》（模板见附件1），记录设备基本信息（名称、型号、规格、品牌、购置日期、启用日期、资产编号、使用部门、责任人、存放地点、保修期限、供应商等）。设备发生新增、调配、报废、维修等情况时，台账需同步更新，保证账实相符。台账电子版由行政部专人维护，纸质版每季度核对一次。四、日常维护与保养（一）日常使用规范设备使用前，阅读操作手册，熟悉功能及注意事项；严禁在设备运行时覆盖散热口，禁止放置易燃、易爆、强磁性物品；计算机设备禁止安装与工作无关的软件，定期查杀病毒；打印机、复印机使用符合标准的耗材（如硒鼓、墨盒），避免劣质耗材损坏设备；电器设备使用后及时关闭电源，拔掉插头（长期不使用时）。（二）定期维护周期与内容设备类型维护周期维护内容责任人计算机/服务器每月清理内部灰尘（主机、键盘、鼠标），检查系统运行状态，备份重要数据IT部、使用人打印机/复印机每周清理纸屑、墨粉残留，检查打印质量，更换老化的硒鼓/墨盒（需登记）使用部门、IT部投影仪/空调每季度清滤网、镜头（投影仪），检查制冷剂/运行噪音（空调），测试遥控器功能行政部、IT部网络设备每半年检查网络连接稳定性，更新固件，整理线路标签IT部（三）维护记录每次维护后，维护人员需填写《办公设备日常维护记录表》（模板见附件2），记录维护日期、设备编号、维护内容、执行人、使用人确认等信息，并由使用部门签字存档。五、故障维修与报修流程（一）报修渠道线上报修：通过公司OA系统“设备报修”模块提交申请，填写设备编号、故障描述、报修部门、报修人及联系方式；线下报修：紧急故障可联系行政部（XXXX-XXXXXXX）或IT部（XXXX-XXXXXXX），同步提交书面报修单。（二）维修流程受理登记：行政部/IT部收到报修后，1小时内确认故障类型，登记《故障报修处理表》（模板见附件3）；派单处理：简单故障（如打印机缺纸、连接线松动）：指导使用人自行处理，记录处理结果；一般故障（如系统卡顿、无法打印）：IT部/行政部在2个工作日内派员维修；重大故障（如硬件损坏、主板故障）：联系供应商或第三方维修机构，48小时内响应。维修反馈：维修完成后，维修人员需向使用人说明故障原因及注意事项，使用人确认设备正常运行后签字确认；归档记录：行政部将《故障报修处理表》与维修凭证（如维修发票复印件）一并归档，更新台账。六、设备安全管理使用安全：禁止私自拆卸、改装设备，严禁超负荷用电（如一个插线板连接多台大功率电器）；数据安全：计算机设备设置开机密码，重要文件加密存储，定期备份；禁止通过设备传输涉密信息；用电安全：设备电源线破损时立即停止使用并更换，下班或长时间离开时关闭设备电源；防盗安全：贵重设备（如笔记本电脑、投影仪）专人保管，离开时锁好门窗，行政部定期检查防盗措施。七、监督检查与考核日常检查：行政部每月联合IT部对各部门设备使用情况、维护记录进行抽查，发觉问题及时通报；定期考核：每季度将设备管理纳入部门绩效考核，内容包括：台账完整性、维护执行率、故障报修及时率、设备完好率等；奖惩措施：对设备管理规范、维护记录完整的部门和个人给予通报表扬；因违规操作、未及时报修导致设备损坏的，由责任人承担维修费用（根据损失金额酌情减免），情节严重的按公司奖惩制度处理。八、设备报废管理（一）报废条件使用年限达到规定标准（如计算机5年、打印机6年、空调8年）；严重损坏，维修费用超过重置价值50%；技术淘汰，无法满足工作需求且无维修价值。（二）报废流程使用部门提交《办公设备报废申请表》（模板见附件4），说明报废原因、设备信息及现状；IT部对设备技术状况进行鉴定，行政部审核资产价值及残值；报废申请经公司负责人审批后，由行政部联系专业机构回收处理，禁止私自拆卸或丢弃；报销设备台账，注销资产编号。九、附则本制度由行政部负责解释和修订，自发布之日起施行；各部门可根据本制度结合实际情况制定实施细则，报行政部备案；未尽事宜，参照公司《固定资产管理制度》及相关法律法规执行。附件1：办公设备台账（模板）资产编号设备名称型号规格品牌购置日期启用日期使用部门责任人存放地点保修期限供应商设备状态（在用/维修/报废）备注附件2：办公设备日常维护记录表（模板）设备编号设备名称维护日期维护类型（日/周/月/季/年）维护内容执行人使用人签字备注附件3：故障报修处理表（模板）报修编号报修日期设备编号设备