企业文件存档与资料管理制度

企业文件存档与资料管理制度一、制度适用范围与核心价值本制度适用于企业内部各类文件（含纸质、电子文件）的、收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定及销毁等全生命周期管理，覆盖行政、人事、财务、业务、研发等各部门。通过规范文件管理流程，实现“分类清晰、存放有序、查找便捷、安全可控”的目标，保障企业信息资产的完整性、保密性与可追溯性，同时为日常工作决策、审计合规、历史查询提供可靠依据。二、文件全生命周期管理流程（一）文件分类与编号规则文件分类标准按部门属性划分为：行政类（如会议纪要、制度文件、合同协议）、人事类（如劳动合同、入职离职材料、绩效考核记录）、财务类（如凭证、账簿、报表、税务资料）、业务类（如客户资料、项目方案、合同订单）、研发类（如技术图纸、专利文件、研发报告）、综合类（如资质证书、荣誉奖状、外部函件）。按密级划分为：公开级（可内部全员查阅）、内部级（仅相关部门查阅）、秘密级（需经分管领导批准查阅）、绝密级（仅限最高管理层查阅）。文件编号规则采用“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”格式，例如：“XZ-2024-ZD-001”表示行政部2024年第1号制度文件（部门代码：XZ-行政部、HR-人事部、CW-财务部、YW-业务部、YF-研发部；文件类型代码：ZD-制度、HT-合同、BG-报告、TZ-通知）。电子文件编号需与纸质文件一致，便于关联管理。（二）归档范围与时间要求归档范围企业经营管理中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：上级单位批复、企业内部制度、会议记录、合同协议、财务报表、技术资料、员工档案、客户信息等。特殊事件文件（如重大诉讼、安全、并购重组等）需全程归档，保证事件全貌可追溯。归档时间纸质文件：月度工作文件次月5日前完成归档，季度/年度文件次季度/年度首月10日前完成归档，项目文件在项目验收后15日内完成归档。电子文件：实时同步至档案管理系统，重要电子文件需在后24小时内，保证数据安全。（三）文件收集与整理收集责任各部门指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件收集，保证应归档文件完整、准确，无遗漏或缺失。项目负责人对项目文件负总责，需在项目阶段结束后及时整理阶段性成果文件。整理规范纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按时间顺序或逻辑关系排序，统一使用A4纸打印（手写文件需用碳素笔），破损文件需修补后装订。电子文件：按编号规则命名文件夹，文件格式优先采用PDF、DOC、XLS等通用格式，扫描件分辨率不低于300DPI，保证清晰可读。（四）归档审核与移交审核流程部门内审核：兼职档案管理员*对收集的文件进行分类、编号、核对，保证文件内容完整、编号唯一、符合归档标准。跨部门审核：涉及多部门的文件（如合同、项目方案），需由牵头部门负责人*审核，相关部门会签确认。最终审核：档案管理部门*对归档文件进行抽查，重点检查密级文件标识、电子文件完整性，审核通过后签署《文件归档审核表》。移交手续纸质文件移交：填写《文件归档移交清单》（一式两份），注明文件名称、编号、份数、密级、移交人、接收人，双方签字确认后各执一份。电子文件移交：通过档案管理系统，系统自动移交记录，接收人需在24小时内校验文件完整性，如有问题及时反馈移交人。（五）档案保管与维护存放环境要求纸质档案：存放于专用档案柜，库房保持干燥（湿度40%-60%）、通风（温度14-24℃），配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期检查（每季度一次）。电子档案：存储于企业服务器或加密云盘，定期备份（每日增量备份、每周全量备份），备份数据异地存放（如总部与分支机构服务器互备），防止数据丢失或损坏。密级管理秘密级及以上文件需单独存放，柜门加锁，查阅需经部门负责人及分管领导签字批准，档案管理员*全程监督。电子档案按密级设置访问权限，公开级文件可全员查阅，内部级及以上文件需申请权限开通，操作日志留存不少于6个月。（六）借阅使用与归还借阅申请填写《档案借阅申请表》，说明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限，经部门负责人审批（秘密级及以上文件需分管领导审批）后，提交档案管理部门*。借阅规范纸质档案：借阅期限一般不超过5个工作日，确需延长的需提前申请，借阅期间不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得带出档案室（特殊经分管领导*批准的除外）。电子档案：通过系统在线查阅，禁止（经批准的除外），禁止截屏、传播，查阅记录自动留存。归还与检查借阅人按期归还档案，档案管理员*检查文件完整性，如有损坏或丢失，按《档案损坏赔偿规定》处理（详见附件）。（七）档案鉴定与销毁鉴定标准档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，由档案管理员、部门负责人、法务专员组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估：保存：具有历史参考、法律效力、业务价值的档案，延长保存期限；销毁：无保存价值、超过法定保存期限的档案（如普通通知、临时性报表）。销毁流程填写《档案销毁审批表》，列出销毁档案清单，经鉴定小组审核、总经理批准后，由2人以上（含档案管理员、监销人*）共同执行销毁。纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行低级格式化或物理销毁，销毁过程全程记录，监销人签字确认，销毁记录永久保存。三、常用管理工具表单（一）文件分类及编号规则表部门部门代码文件类型类型代码编号示例行政部XZ制度文件ZDXZ-2024-ZD-001人事部HR劳动合同HTHR-2024-HT-015财务部CW财务报表CBCW-2024-CB-003业务部YW项目方案FAYW-2024-FA-028研发部YF技术图纸TJYF-2024-TJ-042（二）文件归档登记表归档日期文件编号文件名称分类密级份数移交人接收人备注2024-03-05XZ-2024-ZD-001考勤管理制度行政类内部级2张*李*含电子版2024-03-10HR-2024-HT-015劳动合同（王*）人事类秘密级1刘*李*正本存档（三）档案借阅申请表借阅日期借阅人部门文件编号文件名称用途借阅期限审批人档案管理员2024-03-15王*业务部YW-2024-FA-028Q4项目推广方案客户汇报参考3天赵*李*（四）档案销毁审批表销毁日期档案名称分类销毁原因销毁份数鉴定小组意见审批人监销人档案管理员2024-03-202022年临时通知（5份）行政类超过保存期限5同意销毁周*吴*李*四、执行过程中的关键控制点（一）严格区分密级管理公开级文件可在内部公告栏、OA系统公示，内部级文件仅限相关部门查阅，秘密级及以上文件需“专人专柜、审批可控”，严禁通过QQ等非加密渠道传输密级文件。（二）保证编号唯一性与连续性文件编号需由档案管理部门*统一分配，各部门不得自行更改或重复使用编号，电子文件与纸质文件编号必须一致，避免归档混乱。（三）定期开展档案检查与维护每季度对纸质档案存放环境、保管状态进行检查，及时修复破损文件；每半年对电子档案备份有效性进行测试，保证数据可恢复。（四）电子文件双重备份与权限控制重要电子文件需本地备份与异地备份同步，服务器访问需设置“用户名+密码+动态验证码”三重验证，操作日志留存不少于6个月，保证文件不被篡改或泄露。（五）借阅与销毁流程全程留痕档案借阅、归还、销毁等环