信息化系统使用手册

信息化系统使用手册本手册旨在帮助用户快速掌握信息化系统的核心功能与操作方法，提升工作效率，规范操作流程。手册内容基于系统实际应用场景编写，涵盖日常高频操作、数据管理规范及常见问题处理，适用于系统各类用户角色。请用户结合自身工作需求，阅读对应章节内容，保证系统使用安全、高效。一、系统概述本信息化系统是一体化办公与管理平台，整合了数据处理、流程审批、信息共享、协同办公等核心功能，支持多终端访问（Web端/移动端），旨在实现业务流程标准化、数据管理集中化、办公协同高效化。系统主要模块包括：个人工作台、流程管理、数据中心、信息发布、系统设置等。二、核心应用场景（一）日常办公协同适用对象：全体员工场景描述：用于跨部门、跨岗位的日常工作协同，如任务分配、进度跟踪、文件共享等。通过系统可实时查看任务状态，减少沟通成本，保证工作有序推进。（二）业务流程审批适用对象：部门负责人、审批人、经办人场景描述：覆盖请假报销、采购申请、合同审批等常规业务流程，实现线上提交、审批、留痕全流程管理。流程状态实时可查，审批节点自定义，提升审批效率与规范性。（三）数据统计分析适用对象：数据分析师、部门管理者场景描述：对业务数据进行汇总、统计与可视化分析，多维度报表（如月度销售报表、项目进度报表等），为管理决策提供数据支持。支持数据导出与自定义报表配置。（四）信息发布与查阅适用对象：信息发布者、全体员工场景描述：用于公司通知、公告、制度文件等信息的发布与归档，员工可按权限查阅历史信息，保证信息传递及时、准确，避免信息孤岛。三、详细操作流程（一）系统登录与初始设置登录系统打开浏览器（建议使用Chrome或Edge最新版），输入系统访问地址（由管理员提供）。在登录页面输入账号（工号/邮箱）和密码，“登录”按钮。首次登录需修改初始密码：进入“个人中心-账号安全”，“修改密码”，输入原密码及新密码（需包含字母、数字且长度≥8位），确认后保存。个人信息维护登录后右上角用户头像，选择“个人信息”，完善姓名、部门、联系方式（仅内部可见）、职位等信息，个人免冠照片（尺寸建议为200×200像素）。在“通知设置”中选择接收消息的方式（系统内消息/短信/邮件），勾选需接收的通知类型（如审批提醒、公告通知等）。（二）业务流程审批（以“请假申请”为例）发起流程在“个人工作台”“流程发起”，选择“人事管理-请假申请”。填写申请表单：选择请假类型（事假/病假/年假等）、开始时间、结束时间、请假事由，相关证明材料（如病假需提供医院证明）。“下一步”，选择审批人（如直属上级→部门负责人→人力资源部），“提交”。审批流程审批人收到系统消息提醒后，登录系统进入“待办流程”，对应申请查看详情。审批操作：“同意”或“驳回”，填写审批意见（驳回需说明原因），“确认”。若同意，流程自动流转至下一节点；若驳回，流程退回至申请人，申请人修改后可重新提交。流程跟踪申请人可在“我的流程-已提交”中查看流程当前状态（审批中/已通过/已驳回）。流程详情可查看各节点审批记录及意见，支持导出流程日志。（三）数据录入与查询（以“项目信息录入”为例）进入数据模块在左侧菜单栏“数据中心-项目管理”，进入项目列表页面。新增项目“新增”按钮，进入项目信息录入页面。填写必填字段：项目名称、项目编号、负责人、起止日期、项目类型（如研发/市场/基建等）、预算金额。填写选填字段：项目描述、关键节点、成员分工（支持添加多人，需输入员工工号或姓名）。附件：如项目计划书、可行性报告等（单个附件不超过50MB，格式支持PDF/Word/Excel）。“保存”或“提交”（若涉及审批，需按审批流程提交）。数据查询与导出在项目列表页面，顶部筛选栏支持按项目名称、负责人、项目状态（进行中/已完成/已暂停）、日期范围等条件筛选，“查询”显示结果。选中项目后，“详情”可查看完整信息；“导出”可导出当前列表数据（支持Excel格式）。（四）报表与查看（以“月度销售报表”为例）配置报表条件在“数据中心-报表中心”选择“销售管理-月度销售报表”。设置报表参数：选择统计月份（如2024年3月）、销售区域（可选“全部”或指定区域）、产品类别（可选“全部”或指定类别）。与查看报表“报表”，系统自动统计数据，右侧显示报表预览（含销售额、销量、同比增长率等指标）。支持切换图表类型（柱状图/折线图/饼图），“保存报表”可将报表保存至“我的报表”文件夹，支持自定义报表名称。四、常用模板示例（一）请假申请表模板字段名称字段类型填写说明示例内容申请人文本员工工号或姓名张三所属部门下拉选择系统预设部门列表市场部请假类型单选事假/病假/年假/婚假等病假请假时间日期范围起始日期-结束日期2024-03-15至2024-03-16请假事由长文本详细说明请假原因因感冒发烧需就医休息证明材料文件病假需提供医院诊断证明诊断证明.pdf审批人下拉选择按审批流程自动带出李四（直属上级）（二）项目信息表模板字段名称字段类型填写说明示例内容项目名称文本需唯一标识，简洁明了2024年Q3产品升级项目项目编号文本按规则（如年份+部门代码）XMKJ202403001负责人下拉选择项目主要负责人王五起止日期日期范围项目计划开始至结束日期2024-04-01至2024-06-30项目类型下拉选择研发/市场/基建/其他研发预算金额（元）数字精确到小数点后两位500000.00项目描述长文本项目目标、主要内容及预期成果升级现有产品核心功能，提升用户体验成员分工表格成员姓名+负责模块赵六（前端开发）、钱七（后端开发）五、使用规范与提示（一）账号与密码安全密码需定期修改（建议每90天更换一次），不得使用与旧密码相同或相似的密码。妥善保管账号信息，不得转借他人使用，发觉账号被盗用时立即联系管理员冻结账号。避免在公共电脑上勾选“记住密码”，使用完毕后务必“退出登录”并关闭浏览器。（二）数据录入规范录入数据时需保证信息真实、准确、完整，关键字段（如金额、日期、编号）不得为空。日期格式统一为“YYYY-MM-DD”（如2024-03-15），金额需包含货币单位（元/万元）。文件需命名规范（如“项目计划书_市场部_20240315.pdf”），避免使用特殊字符（如*、?、#）。（三）操作习惯提示重要操作（如删除数据、提交审批前）需仔细核对信息，确认无误后执行。系统自动保存操作记录（如登录日志、流程记录），无需手动备份。遇到操作问题时，优先查阅“帮助中心”（系统内“帮助”模块），或联系系统管理员（联系方式可通过内部通讯录查询）。（四）数据隐私保护严禁泄露公司敏感数据（如客户信息、财务数据、未公开项目信息），不得将数据用于工作以外的用途。按权限访问数据，不得越权查看或修改他人信息，发觉违规操作及时向部门负责人反馈。六、常见问题解答Q1：忘记密码怎么办？A：在登录页面“忘记密码”，输入账号和绑定的手机号，获取验证码后重置密码；若无法接收验证码，请联系管理员协助重置。Q2：审批流程卡在某节点怎么办？A：首先确认审批人是否在线，若审批人因故无法审批，可联系管理员调整审批节点或催办审批人。Q3：如何导出大批量数据？A：在数据列表