办公设备维护申请与审批流程表

办公设备维护申请与审批流程表适用情境本流程表适用于企业或组织内办公设备出现故障、需进行日常保养、配件更换或新设备安装调试等场景。例如：打印机频繁卡纸无法正常使用、电脑系统崩溃导致数据无法访问、空调长期运行需清洗滤网、投影仪灯泡老化需更换、新采购的扫描仪需安装调试等，均需通过此流程规范申请与审批，保证维护工作及时、有序开展，同时明确各环节责任，避免资源浪费或责任推诿。流程操作步骤第一步：申请人发起申请当办公设备出现故障或需维护保养时，设备使用人需填写《办公设备维护申请单》，详细说明以下信息：设备基本信息：设备名称（如“联想启天M540台式机”）、型号（如“10KH”）、资产编号（如“IT-2023001”）、使用位置（如“市场部办公室-3工位”）；故障/维护需求描述：需清晰说明设备异常现象（如“开机后屏幕无显示，主机电源灯闪烁”）、日常保养需求（如“复印机硒鼓余量不足，需更换”）或新设备安装需求（如“新购传真机需连接电话线并测试收发功能”）；维护类型：勾选“维修”“保养”“配件更换”“安装调试”等类型；期望完成时间：根据工作紧急程度填写，如“需在2个工作日内完成，避免影响月度报表打印”；申请人信息：姓名（*）、所在部门（如“财务部”）、联系方式（如“分机号801”）。填写完成后，将申请单提交至所在部门负责人审核。第二步：部门负责人审核部门负责人收到申请单后，需核实以下内容：设备使用必要性：确认该设备为部门办公必需品，非个人私用或闲置设备；维护合理性：判断故障描述是否真实、维护需求是否必要（如“电脑运行缓慢”需先确认是否因系统缓存过多，而非直接申请硬件升级）；紧急程度：若为紧急故障（如服务器宕机影响全公司网络），需在申请单上标注“紧急”，并立即联系设备管理部门优先处理；审核通过后，签字确认并注明审核时间，转交至设备管理部门。第三步：设备管理部门评估设备管理部门（如行政部IT组）收到申请单后，由专业技术人员进行评估：故障诊断：通过远程检查、现场检测等方式，确定设备故障原因（如“打印机卡纸”可能因搓纸轮磨损或异物进入，“电脑无法开机”可能因电源模块故障）；维护方案制定：根据故障类型，提出具体维护方案，如“更换搓纸轮”“清理打印机内部异物”“测试电源模块并更换若损坏”；资源评估：判断维护所需配件（如硒鼓、内存条）是否库存充足，需外购的需确认采购周期；评估是否需外部专业机构支持（如空调维修需联系厂家售后）。评估完成后，在申请单上填写“评估结果”（如“需更换搓纸轮，库存充足，可立即维修”）、“预计维护时间”（如“1个工作日内完成”）及评估人签字，反馈至审批人。第四步：审批环节根据维护类型及涉及费用，由不同级别领导审批：常规维护：如日常保养（如打印机清洁）、小额配件更换（费用低于500元，如更换鼠标键盘），由设备管理部门负责人审批；重要维护：如大额配件更换（费用500-2000元，如更换电脑硬盘、投影仪灯泡）、复杂维修（如服务器系统重装），由分管行政/IT的副总经理审批；特殊维护：如设备报废后更换新设备（费用超过2000元）、需外部机构维修且费用较高，需报总经理审批。审批人需核实评估结果合理性、费用必要性，审批通过后在申请单上签字并注明审批级别及时间；若不通过，需注明原因（如“建议先尝试清理系统缓存，暂不升级硬件”）并退回申请人。第五步：安排维护与执行审批通过后，设备管理部门根据维护方案安排工作：内部维护：由公司内部技术人员（如IT专员）按约定时间前往现场维护，维护过程中需记录操作步骤（如“拆除打印机后盖，清除卡纸，更换搓纸轮”）；外部维护：若需外部机构支持，设备管理部门需联系供应商并预约时间，安排专人现场监督维护过程，保证服务质量；新设备安装：需提前确认安装环境（如电源接口、网络线路），安装后测试设备功能（如新电脑是否能正常开机、连接打印机），保证符合使用要求。维护完成后，由设备管理部门在申请单上填写“维护执行人”“维护开始/结束时间”及“维护内容摘要”。第六步：维护结果确认与归档设备恢复正常使用后，申请人需现场确认设备功能（如“打印机已正常打印测试页，卡纸问题解决”），并在申请单“维护结果”栏签字确认；若存在问题，可要求重新维护。设备管理部门确认无误后，将申请单（含申请、审核、评估、审批、执行、确认全流程记录）整理归档，更新设备维护档案（如记录“IT-2023001设备2023年10月更换搓纸轮”），作为后续设备管理及采购计划的依据。维护申请单模板申请单编号申请日期年月日申请人信息姓名：*部门：联系方式：分机号：设备信息设备名称：资产编号：设备型号：使用位置：故障/维护需求描述（请详细说明设备异常现象、保养需求或安装要求，如“电脑开机后蓝屏，提示系统文件丢失”“复印机每周需清理一次进纸口”）维护类型□维修□保养□配件更换□安装调试□其他：期望完成时间年月日前部门审核审核人签字：审核意见：审核时间：设备管理部门评估评估人签字：评估结果：评估时间：预计维护时间：审批意见审批人签字：审批级别：□部门负责人□副总经理□总经理审批时间：维护安排维护执行人：维护时间：维护内容：维护结果申请人签字：确认时间：设备状态：□正常□异常（异常说明：）备注（其他需说明事项，如“需采购配件清单”“外部机构名称”）使用提醒信息填写规范：申请人需如实、详细填写设备故障及需求描述，避免模糊表述（如“设备坏了”），以便技术人员快速定位问题；资产编号需准确填写，保证设备信息可追溯。维护类型明确：勾选“维修”“保养”等类型时，需与实际需求一致，避免混淆（如“更换硒鼓”属于“配件更换”，而非“保养”）。紧急情况处理：若设备故障影响紧急工作（如会议前投影仪无法使用），申请人可直接电话联系设备管理部门负责人同步申请，并在事后补填申请单，标注“紧急处理”。审批流程严谨：不得越级审批或跳过审核环节；若审批不通过，需根据反馈意见调整需求后重新提交。维护后及时确认：申请人需在