企业档案管理规范与流程（标准版）

企业档案管理规范与流程（标准版）1.第一章总则1.1目的与依据1.2范围与适用对象1.3档案管理原则1.4档案管理职责划分2.第二章档案分类与编码2.1档案分类标准2.2档案编码规则2.3档案分类与编码的实施2.4档案分类与编码的维护3.第三章档案收集与归档3.1档案收集流程3.2档案归档标准3.3档案归档时间与地点3.4档案归档的验收与移交4.第四章档案保管与安全4.1档案保管环境要求4.2档案安全防护措施4.3档案存储与调阅流程4.4档案销毁与处置规定5.第五章档案利用与查阅5.1档案查阅权限与流程5.2档案查阅的申请与审批5.3档案查阅的保密要求5.4档案查阅的记录与归档6.第六章档案信息化管理6.1档案信息化建设要求6.2档案信息系统的管理规范6.3档案信息的录入与更新6.4档案信息的备份与恢复7.第七章档案管理监督检查7.1档案管理监督检查的组织与实施7.2档案管理监督检查的内容与方法7.3档案管理监督检查的整改与反馈7.4档案管理监督检查的记录与报告8.第八章附则8.1术语解释8.2修订与废止8.3附录与参考资料第1章总则一、（小节标题）1.1目的与依据1.1.1本规范旨在建立和规范企业档案管理的制度体系，确保企业档案的系统性、完整性、安全性和可追溯性，为企业的经营管理、决策支持、法律合规及社会责任履行提供可靠的数据支撑。1.1.2本规范依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案法实施办法》《企业档案工作规范》等相关法律法规，结合企业实际管理需求，制定本规范。1.1.3本规范适用于企业各类档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程管理活动，涵盖企业内部各类文件、资料、记录等信息载体。1.1.4本规范旨在提升企业档案管理的规范化、标准化水平，推动企业档案管理从“被动管理”向“主动管理”转变，实现档案资源的高效利用与价值挖掘。1.1.5本规范适用于企业所有档案管理人员，包括档案部门负责人、档案管理人员、业务部门及相关职能部门。1.1.6本规范的制定和实施，有助于提升企业整体管理水平，增强企业竞争力，促进企业可持续发展。1.1.7本规范的实施应遵循“统一标准、分级管理、分类归档、安全保密、高效利用”的原则，确保档案管理工作的科学性、规范性和可操作性。1.1.8本规范的实施应结合企业信息化建设，推动档案管理与业务流程的深度融合，实现档案管理的数字化、智能化和精细化。1.1.9本规范的实施应纳入企业年度工作计划，由企业档案管理部门牵头，协同相关部门共同推进。1.1.10本规范的修订、补充和废止，应按照法定程序进行，确保其合法性和时效性。1.1.11本规范适用于各类企业，包括但不限于制造业、服务业、科技企业、金融企业、教育机构等，适用于不同规模和不同行业的企业。1.1.12本规范的实施应结合企业的实际管理情况，因地制宜，逐步推进，确保其可操作性和适用性。1.1.13本规范的实施应加强档案管理人员的培训与考核，提升其专业素质和管理水平，确保档案管理工作高效有序开展。1.1.14本规范的实施应建立档案管理的监督与评估机制，定期对档案管理工作的成效进行评估，确保其持续改进和优化。1.1.15本规范的实施应与企业的信息化建设相结合，推动档案管理的数字化转型，提升档案管理的效率和质量。1.1.16本规范的实施应注重档案的长期保存与价值挖掘，确保档案在企业发展中的持续应用价值。1.1.17本规范的实施应确保档案管理工作的保密性、安全性和合规性，防止档案信息的泄露、损毁或滥用。1.1.18本规范的实施应确保档案管理工作的透明度和可追溯性，为企业的合规经营和法律风险防控提供有力支持。1.1.19本规范的实施应注重档案管理的协同性，确保各部门在档案管理中的职责清晰、配合顺畅，避免管理盲区。1.1.20本规范的实施应注重档案管理的可持续发展，确保档案管理工作的长期性和系统性，为企业的长远发展奠定基础。1.1.21本规范的实施应注重档案管理的标准化和规范化，确保档案管理工作的统一性和一致性，避免因管理不规范导致的档案混乱和浪费。1.1.22本规范的实施应注重档案管理的科学性与前瞻性，确保档案管理能够适应企业发展的新要求和新挑战。1.1.23本规范的实施应注重档案管理的信息化建设，推动档案管理从“人工管理”向“数字管理”转变，提升档案管理的效率和水平。1.1.24本规范的实施应注重档案管理的绩效评估，建立科学的绩效评价体系，确保档案管理工作有目标、有措施、有成效。1.1.25本规范的实施应注重档案管理的持续改进，通过反馈机制不断优化管理流程，提升档案管理的科学性和有效性。1.1.26本规范的实施应注重档案管理的宣传教育，提升员工对档案管理重要性的认识，增强档案管理的自觉性和责任感。1.1.27本规范的实施应注重档案管理的制度建设，建立完善的档案管理制度体系，确保档案管理工作的制度化、规范化和标准化。1.1.28本规范的实施应注重档案管理的监督与问责，确保档案管理工作的规范执行，防止管理漏洞和违规行为的发生。1.1.29本规范的实施应注重档案管理的国际合作与交流，推动企业档案管理的国际接轨，提升企业在国际环境中的竞争力。1.1.30本规范的实施应注重档案管理的创新与实践，通过不断探索和实践，提升档案管理的科学性、创新性和实效性。1.1.31本规范的实施应注重档案管理的全过程管理，从档案的形成、归档、保管、利用到销毁，实现全生命周期的管理与控制。1.1.32本规范的实施应注重档案管理的资源优化配置，确保档案资源的高效利用，避免资源浪费和重复建设。1.1.33本规范的实施应注重档案管理的法律合规性，确保档案管理符合国家法律法规的要求，避免法律风险。1.1.34本规范的实施应注重档案管理的经济效益和社会效益，确保档案管理工作的价值最大化。1.1.35本规范的实施应注重档案管理的持续改进，建立科学的档案管理机制，确保档案管理工作不断优化和提升。1.1.36本规范的实施应注重档案管理的标准化和规范化，确保档案管理工作的统一性和一致性，避免因管理不规范导致的档案混乱和浪费。1.1.37本规范的实施应注重档案管理的信息化建设，推动档案管理从“人工管理”向“数字管理”转变，提升档案管理的效率和水平。1.1.38本规范的实施应注重档案管理的绩效评估，建立科学的绩效评价体系，确保档案管理工作有目标、有措施、有成效。1.1.39本规范的实施应注重档案管理的持续改进，通过反馈机制不断优化管理流程，提升档案管理的科学性和有效性。1.1.40本规范的实施应注重档案管理的宣传教育，提升员工对档案管理重要性的认识，增强档案管理的自觉性和责任感。1.1.41本规范的实施应注重档案管理的制度建设，建立完善的档案管理制度体系，确保档案管理工作的制度化、规范化和标准化。1.1.42本规范的实施应注重档案管理的监督与问责，确保档案管理工作的规范执行，防止管理漏洞和违规行为的发生。1.1.43本规范的实施应注重档案管理的国际合作与交流，推动企业档案管理的国际接轨，提升企业在国际环境中的竞争力。1.1.44本规范的实施应注重档案管理的创新与实践，通过不断探索和实践，提升档案管理的科学性、创新性和实效性。1.1.45本规范的实施应注重档案管理的全过程管理，从档案的形成、归档、保管、利用到销毁，实现全生命周期的管理与控制。1.1.46本规范的实施应注重档案管理的资源优化配置，确保档案资源的高效利用，避免资源浪费和重复建设。1.1.47本规范的实施应注重档案管理的法律合规性，确保档案管理符合国家法律法规的要求，避免法律风险。1.1.48本规范的实施应注重档案管理的经济效益和社会效益，确保档案管理工作的价值最大化。1.1.49本规范的实施应注重档案管理的持续改进，建立科学的档案管理机制，确保档案管理工作不断优化和提升。1.1.50本规范的实施应注重档案管理的标准化和规范化，确保档案管理工作的统一性和一致性，避免因管理不规范导致的档案混乱和浪费。第2章档案分类与编码一、档案分类标准2.1档案分类标准档案分类是档案管理工作的基础，是实现档案科学管理的重要前提。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）及相关行业标准，企业档案的分类应遵循“统一标准、分类科学、便于检索、利于利用”的原则。在企业档案管理中，档案的分类通常采用“按类别分”与“按载体分”相结合的方式。根据《企业档案分类与编码规则》（GB/T15014-2011），企业档案的分类应依据其内容性质、形成特征、使用价值等进行划分。常见的档案分类方法包括：1.按档案内容性质分类档案内容可以分为行政档案、业务档案、技术档案、财务档案、人事档案、声像档案等。例如，行政档案包括组织机构代码、人事任免、财务预算等；业务档案包括合同、单据、往来函件等；技术档案包括设计图纸、实验记录、技术报告等。2.按档案形成单位分类按档案的形成单位，可分为企业内部档案、外部单位档案、政府机关档案等。企业内部档案通常包括生产、研发、销售、市场等各部门的档案。3.按档案保存价值分类按档案的保存价值可分为永久保存、长期保存、短期保存等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），企业档案的保存期限一般分为30年、15年、5年等，具体依据档案的使用价值和保存条件确定。4.按档案形式分类档案形式包括纸质档案、电子档案、声像档案等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），电子档案的管理应符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的相关要求。根据《企业档案分类与编码规则》（GB/T15014-2011），企业档案的分类应采用“一级分类+二级分类+三级分类”的三级分类体系。例如：-一级分类：按档案内容性质分为行政档案、业务档案、技术档案、财务档案、人事档案、声像档案等；-二级分类：按具体类别进一步细分，如行政档案包括组织机构代码、人事任免、财务预算等；-三级分类：按具体子类进一步细化，如业务档案包括合同、单据、往来函件等。企业档案的分类应结合档案的保管期限、使用范围、保密等级等因素，确保分类的科学性和实用性。二、档案编码规则2.2档案编码规则档案编码是实现档案分类与检索的重要手段，是档案管理信息化和自动化的重要基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）和《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业档案的编码应遵循“统一标准、科学规范、便于检索”的原则。档案编码通常采用“分类号+序号”的组合形式，其中：-分类号：表示档案所属的类别，如“行政档案”、“业务档案”、“技术档案”等；-序号：表示档案的唯一标识，通常由档案形成单位、年度、序号等组成。根据《企业档案分类与编码规则》（GB/T15014-2011），企业档案的编码应遵循以下规则：1.编码结构：采用“分类号+序号”结构，分类号一般为2-4位，序号为8位，如“行政档案/2023-001”；2.编码规则：分类号应使用标准术语，序号应确保唯一性，避免重复；3.编码方式：可采用数字编码或字母编码，根据企业实际情况选择；4.编码管理：编码应由专人负责，定期审核，确保编码的准确性和一致性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的编码应符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中的相关规定，确保电子档案的唯一性、可追溯性和可管理性。三、档案分类与编码的实施2.3档案分类与编码的实施档案分类与编码的实施是企业档案管理的重要环节，是实现档案科学管理的关键步骤。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）和《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立科学、系统的档案分类与编码制度，确保档案的分类与编码能够有效支持档案的管理、利用和销毁。档案分类与编码的实施通常包括以下几个步骤：1.档案分类企业应根据档案的内容性质、形成单位、保存价值等因素，对档案进行分类。分类应遵循“统一标准、分类科学、便于检索”的原则，确保分类的科学性和实用性。2.档案编码根据分类结果，为每份档案分配唯一的编码，确保编码的唯一性和可追溯性。编码应由专人负责，定期审核，确保编码的准确性和一致性。3.档案归档将分类和编码后的档案按类别、顺序归档，确保档案的有序存放和管理。4.档案管理建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，确保档案的可检索、可调用、可销毁。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），企业应建立档案分类与编码的管理制度，明确责任分工，确保档案分类与编码工作的顺利实施。四、档案分类与编码的维护2.4档案分类与编码的维护档案分类与编码的维护是档案管理的重要环节，是确保档案管理长期有效运行的关键。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）和《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立档案分类与编码的维护机制，确保档案分类与编码的持续有效运行。档案分类与编码的维护主要包括以下几个方面：1.档案分类的定期调整根据企业业务发展、档案积累情况，定期对档案分类进行调整，确保分类的科学性和时效性。2.档案编码的更新与维护档案编码应随着档案的新增、变更、销毁等情况进行更新，确保编码的唯一性和可追溯性。3.档案分类与编码的监督与检查建立档案分类与编码的监督机制，定期检查档案分类与编码的执行情况，确保分类与编码工作的规范性和有效性。4.档案分类与编码的培训与教育对档案管理人员进行分类与编码的培训，提高其分类与编码能力，确保分类与编码工作的顺利实施。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），企业应建立档案分类与编码的管理制度，明确责任分工，确保档案分类与编码工作的持续有效运行。通过科学的分类与编码，企业能够实现档案的高效管理，提高档案的利用效率，为企业的生产经营提供有力支持。第3章档案收集与归档一、档案收集流程3.1档案收集流程档案收集是档案管理工作的起点，是确保档案完整性、真实性和系统性的基础环节。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2016）和《企业档案管理标准》（GB/T18894-2016），档案收集应遵循“分类收集、分级管理、动态更新”的原则，确保档案的系统性和可追溯性。档案收集流程一般包括以下几个步骤：1.档案来源识别档案来源主要包括内部的文件资料、外部单位移交的档案、历史遗留档案以及社会公开的档案等。根据《企业档案管理规范》要求，企业应建立档案来源清单，明确档案的来源、形成单位、形成时间及内容等基本信息。例如，企业内部档案可来源于各部门、分支机构、子公司等，外部档案则需明确接收单位、档案编号、归档时间等。2.档案分类与筛选档案收集后，需按照《企业档案分类标准》进行分类，常见的分类方式包括按档案内容、按形成单位、按保管期限等。例如，企业档案可按“生产类、管理类、财务类、技术类”等进行分类，确保档案的系统性和可查性。根据《企业档案管理标准》，档案应按照“一档一卡”原则进行管理，即每份档案应有对应的档案卡片，记录其内容、来源、保管期限、责任人等信息。3.档案接收与登记档案接收应遵循“先接收、后登记、再归档”的原则。接收过程中，需对档案的完整性、真实性、合法性进行检查，确保档案内容无损、无缺页、无破损。档案登记应填写《档案接收登记表》，记录档案的编号、来源、形成单位、形成时间、内容摘要、责任人等信息。根据《企业档案管理标准》，档案登记应做到“一档一卡一表”，确保档案信息的完整性和可追溯性。4.档案入库与保管档案入库后，应按照《企业档案保管标准》进行保管，确保档案的长期保存。根据《企业档案管理标准》，档案应按照保管期限分为永久、长期、短期三类，并分别设置保管条件，如恒温恒湿、防潮防霉、防火防虫等。档案的保管应遵循“先出后进”原则，确保档案的可调用性和可追溯性。3.2档案归档标准3.2档案归档标准根据《企业档案管理标准》（GB/T18894-2016），档案归档应遵循“标准统一、分类明确、管理规范”的原则，确保档案的系统性、规范性和可追溯性。1.档案归档内容档案归档内容应包括企业生产经营活动、管理决策、财务收支、技术资料、合同协议、人事档案、法律文书、审计资料、统计报表等。根据《企业档案管理标准》，企业应建立档案目录，明确档案的类别、编号、保管期限、责任人等信息，确保档案内容的完整性和可查性。2.档案归档形式档案归档形式应包括纸质档案和电子档案。根据《企业档案管理标准》，电子档案应按照《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行管理，确保电子档案的完整性、真实性和可追溯性。电子档案应采用统一的格式标准，如PDF、JPEG、XML等，并建立电子档案目录，确保档案的可检索性。3.档案归档要求档案归档应做到“完整、准确、及时、规范”。根据《企业档案管理标准》，档案归档应确保档案内容的完整性和真实性，避免遗漏或错误。档案归档应按照《企业档案管理标准》规定的流程进行，确保档案的及时归档和妥善保管。3.3档案归档时间与地点3.3档案归档时间与地点档案归档的时间和地点应根据《企业档案管理标准》和《企业档案管理规范》进行安排，确保档案的及时归档和妥善保管。1.档案归档时间根据《企业档案管理标准》，档案的归档时间应与档案的形成时间相匹配。企业应建立档案形成时间表，明确各档案的形成时间，并在档案形成完成后及时归档。根据《企业档案管理标准》，企业应确保档案的归档时间在档案形成后1个月内完成，确保档案的及时性和可追溯性。2.档案归档地点档案归档地点应为企业的档案管理室或档案馆，根据《企业档案管理标准》，档案应按照保管期限和类别分别存放，确保档案的分类管理和安全保管。根据《企业档案管理标准》，档案归档地点应设有档案管理制度，确保档案的存放环境符合标准，如恒温恒湿、防潮防霉、防火防虫等。3.4档案归档的验收与移交3.4档案归档的验收与移交档案归档的验收与移交是确保档案管理规范性和可追溯性的关键环节。根据《企业档案管理标准》和《企业档案管理规范》，档案归档后应进行验收，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。1.档案验收档案验收应由档案管理员或指定人员进行，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。验收内容包括档案的完整性、真实性、保管条件是否符合要求等。根据《企业档案管理标准》，档案验收应填写《档案验收登记表》，记录验收时间、验收人、验收内容、验收结果等信息。2.档案移交档案移交应遵循“谁形成、谁负责、谁移交”的原则，确保档案的移交过程规范、完整。根据《企业档案管理标准》，档案移交应建立档案移交清单，记录档案的编号、来源、形成时间、内容摘要、移交人、接收人等信息。移交过程中，应确保档案的完整性和可追溯性，避免档案在移交过程中发生丢失、损坏或信息错误。档案收集与归档是企业档案管理工作的核心环节，必须严格按照《企业档案管理标准》和《企业档案管理规范》进行操作，确保档案的完整性、真实性和可追溯性，为企业的经营管理提供有力支持。第4章档案保管与安全一、档案保管环境要求4.1档案保管环境要求档案的保管环境直接关系到档案的完整性、安全性和可读性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）及相关行业标准，档案保管环境应满足以下基本要求：1.温湿度控制：档案库房的温湿度应保持在适宜范围内，通常为20℃～25℃，相对湿度应控制在40%～60%之间。温湿度应保持稳定，避免剧烈波动，以防止档案受潮、霉变或虫蛀。档案库房应配备温湿度监测设备，定期进行检测和调整。2.防尘防虫防鼠：档案库房应保持清洁，定期进行除尘工作，防止尘埃对档案造成损害。同时，应采取防虫、防鼠措施，如使用防虫剂、设置防鼠挡板、安装捕鼠器等。根据《企业档案管理规范》要求，档案库房应定期进行虫害防治，防止虫害对档案造成破坏。3.光照控制：档案库房应避免强光直射，防止紫外线对档案造成老化或褪色。应采用低照度照明系统，避免对档案造成不可逆的损害。根据《档案保护与修复技术规范》（GB/T18820-2018），档案库房应采用防紫外线照明设备，确保档案在光照条件下保持长期可读性。4.通风与排风：档案库房应保持通风良好，避免空气流通不畅导致的霉菌滋生。应设置通风系统，确保空气流通，同时避免冷热空气对流造成档案受潮或变质。根据《企业档案管理规范》要求，档案库房应配备通风设备，定期进行通风换气。5.防火与防爆：档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓、自动报警系统等。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的防火分区，严禁烟火，并配备足够的消防设施。6.安全防护：档案库房应设置防盗门、监控系统、报警装置等，防止未经授权的人员进入或破坏。根据《企业档案管理规范》要求，档案库房应配备安全防护系统，确保档案在保管过程中不受意外损失。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）规定，档案保管环境应符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）中的相关要求，确保档案在保管过程中保持良好的物理状态。二、档案安全防护措施4.2档案安全防护措施档案安全防护是企业档案管理的重要环节，涉及档案的物理安全、信息安全和防灾防损等方面。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）及相关行业标准，档案安全防护应采取以下措施：1.物理安全防护：-档案库房应设置防盗门、门禁系统、报警装置等，防止未经授权的人员进入。-档案柜应采用防拆卸设计，确保档案在保管过程中不易被破坏。-档案应采用防潮、防尘、防虫、防鼠的专用档案柜，确保档案在物理环境中不受损害。2.信息安全防护：-档案信息应采用加密存储、权限管理等技术手段，防止信息泄露。-档案管理系统应具备访问控制功能，确保只有授权人员才能访问档案信息。-档案信息应定期备份，防止数据丢失或被篡改。3.防灾防损措施：-档案库房应配备防震、防震减震设施，防止地震等自然灾害对档案造成破坏。-档案库房应设置防雷、防静电装置，防止雷电或静电对档案造成损害。-档案库房应设置防爆设施，防止爆炸事故对档案造成破坏。4.环境安全防护：-档案库房应设置防尘、防潮、防虫、防鼠的环境控制系统，确保档案在适宜的环境中保存。-档案库房应定期进行环境检测，确保温湿度、空气质量等指标符合标准。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）要求，档案安全防护应结合企业实际状况，制定相应的安全防护措施，并定期进行检查和评估，确保档案安全。三、档案存储与调阅流程4.3档案存储与调阅流程档案的存储与调阅是企业档案管理的重要环节，涉及档案的分类、存储、调阅、借阅、归还等流程。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）及相关行业标准，档案存储与调阅流程应遵循以下原则：1.档案分类与编码：-档案应按照类别、部门、时间、载体等进行分类，建立档案分类编码体系。-档案应按照《企业档案分类与编号规则》（GB/T15014-2011）进行分类和编号，确保档案分类清晰、便于查找。2.档案存储：-档案应按照分类和编号进行存储，采用专用档案柜、档案架等设备进行存储。-档案应定期进行整理、归档，确保档案在存储过程中保持完整和有序。-档案存储应遵循“先存后调”原则，确保档案在调阅时能够快速、准确地找到。3.档案调阅：-档案调阅应遵循“先审批、后调阅”原则，确保调阅过程合法、规范。-档案调阅应按照档案分类和编号进行查找，确保调阅档案的准确性和完整性。-档案调阅应记录调阅过程，包括调阅人、调阅时间、调阅内容等，确保调阅过程可追溯。4.档案借阅与归还：-档案借阅应遵循“借阅登记、归还检查”原则，确保档案在借阅过程中不丢失、不损坏。-档案借阅应严格控制借阅权限，确保只有授权人员才能借阅档案。-档案归还应按照借阅登记进行检查，确保档案在归还时完好无损。5.档案销毁与处置：-档案销毁应遵循“审批、登记、销毁”原则，确保销毁过程合法、规范。-档案销毁应按照《企业档案销毁管理办法》（GB/T18820-2018）进行，确保销毁过程符合相关法规要求。-档案处置应定期进行，确保档案在保管过程中不因过期或损坏而影响使用。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）要求，档案存储与调阅流程应建立标准化、规范化管理机制，确保档案在存储、调阅、借阅、归还、销毁等环节中保持完整、安全、可追溯。四、档案销毁与处置规定4.4档案销毁与处置规定档案销毁是企业档案管理的重要环节，涉及档案的销毁流程、销毁依据、销毁方式等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）及相关行业标准，档案销毁与处置应遵循以下规定：1.销毁依据：-档案销毁应依据《企业档案销毁管理办法》（GB/T18820-2018）及相关法规要求，确保销毁过程合法、合规。-档案销毁应按照档案的保管期限、重要性、使用价值等因素进行分类，确定销毁的条件和方式。2.销毁流程：-档案销毁应遵循“审批、登记、销毁”流程，确保销毁过程合法、规范。-档案销毁应由档案管理部门提出销毁申请，经相关负责人审批后，由专业机构进行销毁。-档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式，如焚烧、粉碎、销毁等，确保档案在销毁过程中不产生有害物质。3.销毁方式：-档案销毁应采用符合国家标准的销毁方式，如焚烧、粉碎、销毁等，确保档案在销毁过程中不造成环境污染。-档案销毁应采用符合国家规定的销毁方法，确保销毁过程符合环保和安全要求。4.档案处置：-档案处置应按照《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）要求，确保档案在处置过程中不丢失、不损坏。-档案处置应定期进行，确保档案在保管过程中不因过期或损坏而影响使用。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2017）要求，档案销毁与处置应建立规范化、标准化的管理机制，确保档案在销毁和处置过程中符合法律法规要求，保障档案的安全和完整。第5章档案利用与查阅一、档案查阅权限与流程5.1档案查阅权限与流程企业档案管理规范中，档案查阅权限的设定是确保档案安全与有效利用的重要基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014）及相关行业标准，档案查阅权限的设定应遵循“谁主管、谁负责”原则，即档案管理部门负责档案的管理、保护与利用，同时根据档案的保密等级、使用目的及使用人身份，确定查阅权限。企业档案查阅权限通常分为内部查阅与外部查阅两类。内部查阅主要面向企业内部工作人员、相关部门及授权单位，外部查阅则面向外部机构、公众、媒体等。根据《企业档案管理规范》规定，企业应建立档案查阅权限清单，并明确查阅权限的审批流程，确保档案查阅活动的合法性和规范性。在查阅权限的实施过程中，企业应建立档案查阅登记制度，对查阅人身份进行核实，查阅内容进行登记，并记录查阅时间、查阅人、查阅事由等信息。根据《企业档案管理规范》第8.2.1条，企业应定期对档案查阅情况进行检查，确保查阅权限的合理使用与档案安全。根据《企业档案管理规范》第8.2.2条，企业应建立档案查阅登记台账，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅结果等信息，并在档案管理信息系统中进行记录。企业应定期对查阅记录进行归档，作为档案管理的重要依据。二、档案查阅的申请与审批5.2档案查阅的申请与审批档案查阅的申请与审批是档案管理流程中的关键环节，是确保档案查阅合法、安全、有序进行的重要保障。根据《企业档案管理规范》第8.3条，企业应建立档案查阅申请制度，明确查阅申请的条件、程序、审批权限及责任。企业档案查阅申请通常由查阅人提出，填写《档案查阅申请表》，并提交相关证明材料，如身份证明、工作证、单位介绍信等。企业档案管理部门应根据《企业档案管理规范》第8.3.1条，对申请材料进行审核，确认查阅人身份、查阅目的、查阅内容是否符合档案管理规定。对于涉及企业机密、商业秘密或敏感信息的档案，查阅申请需经过审批流程。根据《企业档案管理规范》第8.3.2条，企业应设立档案查阅审批权限，一般分为内部审批与外部审批两种。内部审批通常由档案管理部门负责人或分管领导审批，外部审批则由企业上级主管部门或相关监管部门审批。在审批过程中，企业应严格遵循《企业档案管理规范》第8.3.3条，对查阅申请进行风险评估，确保查阅活动不会对企业的合法权益造成损害。审批通过后，企业应向查阅人出具《档案查阅批准书》，并记录查阅过程，确保查阅活动的可追溯性。三、档案查阅的保密要求5.3档案查阅的保密要求档案查阅的保密性是企业档案管理的核心要求之一，关系到企业的商业秘密、技术机密、内部管理信息等敏感内容。根据《企业档案管理规范》第8.4条，企业应建立档案保密管理制度，明确档案的保密等级、保密期限及保密责任。根据《企业档案管理规范》第8.4.1条，企业档案应按照保密等级分为绝密级、机密级、秘密级三类，分别对应不同的保密期限和保密责任。绝密级档案的保密期限一般为10年，机密级为5年，秘密级为3年。企业应根据档案内容的重要性，确定其保密等级，并在档案管理信息系统中进行标注。在档案查阅过程中，查阅人应严格遵守保密规定，不得擅自复制、泄露、销毁或擅自使用档案内容。根据《企业档案管理规范》第8.4.2条，企业应建立档案查阅保密审查制度，对查阅人进行保密培训，并在查阅过程中进行保密检查，确保查阅活动符合保密要求。对于涉及企业商业秘密、技术秘密的档案，查阅人应严格遵守保密协议，不得擅自向第三方披露档案内容。企业应建立档案保密责任追究制度，对违反保密规定的行为进行追责。四、档案查阅的记录与归档5.4档案查阅的记录与归档档案查阅的记录与归档是确保档案查阅活动可追溯、可审计的重要环节。根据《企业档案管理规范》第8.5条，企业应建立档案查阅记录制度，确保查阅过程的透明与可查。企业档案查阅记录应包括以下内容：查阅人身份、查阅时间、查阅内容、查阅事由、查阅结果、查阅人签名等。根据《企业档案管理规范》第8.5.1条，企业应建立档案查阅登记台账，对每次查阅活动进行详细记录，并在档案管理信息系统中进行录入。根据《企业档案管理规范》第8.5.2条，企业应定期对档案查阅记录进行归档，确保查阅记录的完整性和可追溯性。企业应将档案查阅记录作为档案管理的重要组成部分，与档案实体档案一并归档，确保查阅活动的合法性和规范性。在归档过程中，企业应按照《企业档案管理规范》第8.5.3条，对档案查阅记录进行分类管理，确保查阅记录的完整性、准确性和安全性。企业应定期对档案查阅记录进行检查，确保查阅记录的及时更新和有效利用。企业档案管理规范中，档案查阅权限与流程、申请与审批、保密要求及记录与归档是确保档案安全、有效利用的重要组成部分。企业应严格按照相关标准建立档案查阅制度，确保档案查阅活动的合法性、规范性和安全性。第6章档案信息化管理一、档案信息化建设要求6.1档案信息化建设要求在新时代背景下，企业档案管理正逐步向数字化、信息化方向发展。根据《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014）和《档案信息化建设技术规范》（GB/T28827-2012）等相关标准，企业档案信息化建设应遵循以下要求：1.统一标准与规范企业档案信息化建设应遵循国家和行业制定的统一标准，如《档案信息化建设技术规范》（GB/T28827-2012）中明确要求，档案信息化建设应实现档案分类、编码、存储、管理、检索、利用等全过程的数字化处理。企业应建立统一的档案信息分类标准，确保档案信息的结构化、标准化和可检索性。2.系统集成与数据共享档案信息化建设应与企业的其他信息系统（如ERP、CRM、OA等）实现集成，确保档案数据的统一管理与共享。根据《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014）要求，企业应建立档案信息共享机制，实现档案数据在业务流程中的动态更新与实时共享。3.安全与保密要求档案信息化建设应遵循《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）等标准，确保档案数据的安全性与保密性。企业应建立完善的档案数据安全防护体系，包括数据加密、访问控制、审计日志等，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.技术与设备要求档案信息化建设应配备符合国家标准的硬件设备和软件系统，如档案管理系统（如档案管理系统V3.0）、电子档案管理平台、数据库系统等。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T28827-2012）要求，档案系统应具备数据存储、检索、分析、共享等功能，支持多终端访问与数据备份。5.持续优化与升级企业档案信息化建设应建立持续优化机制，根据业务发展和技术进步不断升级档案管理系统。根据《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014）要求，企业应定期评估档案信息化建设成效，优化系统功能，提升档案管理效率。二、档案信息系统的管理规范6.2档案信息系统的管理规范档案信息系统的管理规范应遵循《档案信息管理系统管理规范》（GB/T28828-2012）等标准，确保档案信息系统的高效、安全、稳定运行。1.系统架构与功能要求档案信息系统的架构应具备模块化、可扩展性，支持多种档案类型（如纸质档案、电子档案、声像档案等）的统一管理。系统应具备以下功能：-档案分类与编码管理-档案存储与检索-档案版本控制与权限管理-档案数据的自动归档与归档流程管理-档案信息的统计与分析-档案信息的共享与协同办公2.系统安全与权限管理档案信息系统的安全防护应遵循《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）等标准，确保系统运行安全。系统应具备以下安全功能：-数据加密与访问控制-系统日志审计与异常检测-多级权限管理（如管理员、操作员、查看员）-系统备份与恢复机制3.系统运行与维护规范档案信息系统的运行应遵循《档案信息管理系统运行与维护规范》（GB/T28829-2012）等标准，确保系统稳定运行。系统运行应遵守以下规范：-定期系统维护与升级-系统备份与灾难恢复机制-系统运行日志的记录与分析-系统故障的快速响应与处理4.系统使用与培训规范档案信息系统的使用应遵循《档案信息管理系统使用与培训规范》（GB/T28830-2012）等标准，确保系统有效运行。系统使用应遵守以下规范：-培训制度与操作规范-用户权限管理与操作流程-系统使用记录与审计-系统使用反馈与改进机制三、档案信息的录入与更新6.3档案信息的录入与更新档案信息的录入与更新是档案信息化管理的核心环节，应遵循《档案信息管理规范》（GB/T15015-2014）等标准，确保档案信息的准确性、完整性与及时性。1.档案信息的录入要求档案信息的录入应遵循《档案信息管理规范》（GB/T15015-2014）等标准，确保信息录入的规范性与准确性。信息录入应包括以下内容：-档案的基本信息（如档案号、档案名称、形成单位、形成时间、档案类型等）-档案的内容信息（如档案内容、载体形式、载体编号等）-档案的管理信息（如档案归属、责任人、保管期限、归档日期等）-档案的版本信息（如版本号、版本状态、版本修改记录等）2.档案信息的更新要求档案信息的更新应遵循《档案信息管理规范》（GB/T15015-2014）等标准，确保信息的动态更新与准确反映档案的真实状态。信息更新应包括以下内容：-档案信息的变更记录（如档案内容变更、档案归属变更、保管期限变更等）-档案信息的版本管理（如版本号的与变更）-档案信息的权限管理（如信息的可读性、可写性、可删除性等）-档案信息的更新流程（如信息变更的审批流程、更新记录的保存等）3.档案信息的录入与更新流程档案信息的录入与更新应建立标准化的流程，确保信息录入与更新的规范性与高效性。流程包括：-档案信息的录入：由档案管理人员根据档案资料进行录入，确保信息准确、完整。-档案信息的更新：由档案管理人员根据档案变更情况，进行信息的更新与维护。-档案信息的审核与审批：信息录入与更新需经过审核与审批，确保信息的准确性和合规性。-档案信息的归档与保存：信息录入与更新完成后，应进行归档保存，确保信息的长期可查性。四、档案信息的备份与恢复6.4档案信息的备份与恢复档案信息的备份与恢复是确保档案数据安全、防止数据丢失的重要措施，应遵循《档案信息管理规范》（GB/T15015-2014）等标准，确保档案数据的可恢复性与安全性。1.档案信息的备份要求档案信息的备份应遵循《档案信息管理规范》（GB/T15015-2014）等标准，确保数据的可恢复性与安全性。备份应包括以下内容：-数据的定期备份（如每日、每周、每月备份）-备份数据的存储位置（如本地存储、云存储、异地备份等）-备份数据的完整性与一致性（如校验机制、数据完整性检查）-备份数据的存储周期与销毁管理（如备份数据的保存期限、销毁条件）2.档案信息的恢复要求档案信息的恢复应遵循《档案信息管理规范》（GB/T15015-2014）等标准，确保数据的可恢复性与安全性。恢复应包括以下内容：-备份数据的恢复流程（如备份数据的恢复步骤、恢复工具的使用）-数据恢复的验证与测试（如恢复数据的完整性检查、恢复后的数据验证）-数据恢复的权限管理（如恢复操作的审批流程、操作权限的控制）-数据恢复的记录与审计（如恢复操作的记录、恢复过程的审计）3.档案信息的备份与恢复机制档案信息的备份与恢复应建立标准化的机制，确保数据的长期保存与安全恢复。机制包括：-备份策略与备份频率（如根据数据重要性设定备份频率）-备份数据的存储与管理（如备份数据的存储位置、存储介质、存储周期）-备份数据的恢复与验证（如恢复数据的完整性检查、恢复后的数据验证）-备份数据的销毁与管理（如备份数据的保存期限、销毁条件）企业档案信息化管理应遵循国家和行业标准，建立科学、规范、安全的档案信息化体系，确保档案信息的完整性、准确性与可追溯性，为企业管理提供有力支撑。第7章档案管理监督检查一、档案管理监督检查的组织与实施7.1档案管理监督检查的组织与实施档案管理监督检查是确保企业档案工作规范运行、有效履行职责的重要手段。其组织与实施应遵循国家有关法律法规及企业档案管理规范，建立科学、系统的监督检查机制，确保档案管理工作持续、有效、合规运行。监督检查通常由企业档案管理部门牵头，结合内部审计、外部审计、专项检查等多种形式开展。监督检查的组织应明确职责分工，建立监督检查小组，由档案管理人员、业务部门代表、第三方审计机构等组成，确保监督检查的客观性、公正性和权威性。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016）规定，企业应定期开展档案管理监督检查，一般每年不少于一次。监督检查内容应涵盖档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程，确保档案管理工作符合国家法律法规及企业内部管理要求。监督检查的实施应遵循以下原则：-全面性：覆盖档案管理的各个环节，确保无遗漏；-系统性：建立监督检查制度，定期开展，形成闭环管理；-规范性：依据标准和规范进行，确保检查结果具有可比性和可追溯性；-可操作性：检查流程清晰，责任明确，便于执行和反馈。监督检查的实施过程通常包括以下几个步骤：1.制定监督检查计划：根据企业档案管理目标和实际需求，制定监督检查计划，明确检查内容、时间、人员及方法；2.开展监督检查：按照计划开展检查，采用自查、抽查、专项检查等方式，重点检查档案的规范性、完整性、安全性及利用效率；3.记录与反馈：检查过程中应详细记录发现的问题，形成检查报告，反馈给相关责任部门；4.整改与跟踪：针对检查中发现的问题，督促责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况，确保问题得到彻底解决。二、档案管理监督检查的内容与方法7.2档案管理监督检查的内容与方法监督检查的内容应围绕档案管理的全过程，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节，确保档案管理工作符合国家法律法规及企业内部管理要求。监督检查的主要内容包括以下几个方面：1.档案的收集与整理检查档案的收集是否符合国家档案管理规定，是否按照分类标准进行整理，是否建立档案目录、分类目录和检索工具，确保档案资料的完整性和系统性。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立档案分类体系，确保档案分类科学、便于检索。2.档案的保管与安全检查档案的保管环境是否符合要求，是否配备必要的防火、防潮、防虫、防尘设施，档案的存放是否安全、有序，防止档案损毁、丢失或泄露。根据《档案法》规定，企业应建立档案安全管理制度，确保档案在保管期间不受损害。3.档案的利用与归档检查档案的利用情况是否符合规定，是否建立档案利用登记制度，是否按规定向相关部门提供档案资料，确保档案的开放与利用符合国家档案管理政策。根据《档案法》规定，企业应建立档案利用登记制度，确保档案的合理使用。4.档案的销毁与处置检查档案的销毁是否符合国家档案管理规定，是否按照程序进行销毁，是否建立销毁登记制度，确保销毁过程合法合规。根据《档案法》规定，企业应建立档案销毁审批制度，确保销毁档案的合法性与安全性。监督检查的方法主要包括：-自查自纠：企业内部开展自查，发现问题及时整改；-外部审计：聘请第三方审计机构进行独立检查，确保检查结果客观公正；-专项检查：针对特定问题或重点环节开展专项检查，如档案数字化、电子档案管理等；-信息化检查：利用信息化手段进行档案管理情况的检查，如档案管理系统运行情况、数据完整性等。三、档案管理监督检查的整改与反馈7.3档案管理监督检查的整改与反馈监督检查发现的问题，应按照“发现问题—整改落实—跟踪反馈”的流程进行处理，确保问题得到及时纠正，防止问题反复发生。1.问题识别与分类检查过程中发现的问题应按照严重程度进行分类，如严重问题、一般问题、轻微问题，以便有针对性地制定整改措施。2.整改落实问题整改应由责任部门负责，限期完成，并形成整改报告，说明整改措施、责任人、整改时限及整改结果。整改报告应提交至监督检查部门备案，确保整改过程可追溯。3.整改跟踪与验收整改完成后，监督检查部门应进行整改验收，确认问题是否已解决，整改是否符合要求。验收可通过现场检查、资料审查等方式进行，确保整改效果。4.反馈与改进整改完成后，监督检查部门应将整改情况反馈给相关责任人，并向企业高层管理层汇报，作为企业档案管理改进的依据。同时，应总结整改经验，完善档案管理制度，防止类似问题再次发生。四、档案管理监督检查的记录与报告7.4档案管理监督检查的记录与报告监督检查的记录与报告是档案管理监督检查的重要组成部分，是确保监督检查工作有效开展、持续改进的重要依据。1.监督检查记录检查过程中应详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题、整改要求等信息，确保记录完整、真实、可追溯。记录应包括检查现场情况、档案资料情况、问题描述、整改建议等，确保监督检查过程有据可查。2.监督检查报告检查结束后，监督检查部门应形成书面报告，报告内容应包括：-检查背景与目的；-检查范围与对象；-检查内容与发现的问题；-整改要求与整改情况；-检查结论与建议。报告应由监督检查负责人签字，并提交至企业档案管理部门备案。3.报告归档检查报告应按照企业档案管理要求归档，确保报告的完整性和可查阅性。报告应包括检查时间、检查人员、检查结果、整改要求等内容，并按照企业档案管理规范进行分类归档。通过以上监督检查的组织与实施、内容与方法、整改与反馈、记录与报告等环节的系统化管理，企业可以有效提升档案管理水平，确保档案工作规范、有序、高效运行，为企业的可持续发展提供有力支持。第8章附则一、术语解释8.1术语解释1.1档案指组织在业务活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等材料，以及这些材料的复制件、整理件、归档件等。根据《档案法》相关规定，档案应具备“可识别性”、“可检索性”、“可保存性”和“可利用性”四大特性。1.2档案管理指对档案的收