企业沟通会议记录与跟进模板

企业内部沟通会议记录与跟进模板一、适用场景与价值二、全流程操作步骤（一）会前准备：明确目标与信息同步确定会议核心目标会议组织者（通常为部门负责人或项目牵头人）需提前明确本次会议需解决的核心问题、达成的共识或输出成果（如明确项目分工、确定方案方向、解决跨部门协作障碍等），避免目标模糊导致会议效率低下。发送会议通知提前1-2个工作日通过企业内部沟通工具（如企业钉钉、OA系统）发送会议通知，包含以下信息：会议主题（简洁明了，如“Q3市场推广方案评审会”）；时间（具体到上/下午几点几分，预计时长）；地点（线下会议室名称/线上会议）；参会人员（明确必须出席人员及可选出席人员）；会议议程（按优先级排序，每项议程建议分配具体时间，如“15:00-15:15上周工作回顾”）；会前准备（需参会人员提前阅读的材料、数据或需准备的汇报内容，如“请*主管提前准备竞品分析报告”）。准备会议物料线下会议需提前预订会议室、调试投影/音响设备、准备纸质议程表、签到表等；线上会议需提前测试软件稳定性，保证参会人员能顺利接入。（二）会中记录：聚焦核心与关键信息签到与开场记录人提前5分钟到场，组织参会人员签到（线上会议可通过“参会人员列表”确认出席情况）；主持人开场后重申会议目标与议程，控制会议节奏。按议程推进讨论记录人需重点关注以下内容，避免遗漏关键信息：讨论过程：记录各方观点的核心要点（如“*经理提出：需增加短视频投放预算，理由是用户触达率提升30%”），而非逐字记录；分歧与共识：明确存在争议的问题及最终达成的共识（如“关于活动时间，原定9月15日改为9月20日，因*部门物料筹备延期”）；决议事项：清晰记录“做什么、谁负责、何时完成”（如“决议：由*团队负责完成用户调研报告，截止时间为9月10日”）。确认关键信息讨论环节结束后，主持人需带领参会人员快速回顾决议事项与行动项，记录人同步复述关键内容，保证信息准确无误（如“刚才确认的3项行动项，负责人分别是、*，截止时间分别是X月X日，大家是否有异议？”）。（三）会后整理：规范输出与分发跟进整理会议记录会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记整理正式会议记录，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）；会议核心目标与议程回顾；各议题讨论要点（简明扼要，突出关键观点）；决议事项与行动项（表格化呈现，明确负责人、协作人、完成时间）；待解决问题（明确后续跟进责任人）。审核与分发记录记录人整理完成后，提交给会议主持人（或指定负责人）审核，保证内容准确、无遗漏；审核通过后，将会议记录分发至所有参会人员、相关领导及需协同部门（抄送方式根据企业内部流程确定，如邮件、OA系统公告）。建立跟进机制行动项负责人需在截止时间前1天提醒记录人/主持人更新进度；记录人每周/每两周通过简短进度表（如“本周行动项完成情况”）同步给相关方，保证任务按计划推进；对于未按时完成的行动项，需及时组织二次沟通，分析原因并调整时间节点。三、模板表格设计表1：会议基本信息与议程表项目内容会议名称会议时间年月日时分至时分（预计时长：____分钟）会议地点线下：____会议室；线上：____会议主持人记录人参会人员（列出必须出席人员，如：总监、经理、*主管等）缺席人员及原因（如：*专员因出差缺席，已提前提交书面材料）会议核心目标（1）____；（2）____；（3）____会议议程1.议题一：____（负责人：____，时间：分钟）2.议题二：_（负责人：___，时间：__分钟）…表2：决议事项与跟进表决议编号决议内容（简明描述讨论结果与行动方向）负责人协作人计划完成时间当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）备注（如需支持资源、风险说明）M-001完成Q3产品需求文档初稿，提交技术评审*主管*专员2023-09-15未开始需市场部提供用户调研数据M-002调整部门周例会时间：每周三15:00-16:00*经理全体成员2023-09-01起执行已完成已同步至全员日程M-003协同财务部完成项目预算审批流程*总监*财务专员2023-09-10进行中财务部需补充3年成本预测数据四、使用要点与提醒记录客观性：会议记录需以“客观陈述”为原则，避免记录个人主观评价或情绪化表述，重点保留“谁、做什么、何时完成”等事实信息。决议可执行性：决议事项需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），避免模糊表述（如“尽快完成”“适当调整”）。跟进及时性：行动项负责人需主动反馈进度，记录人需定期梳理未完成任务，形成“会议-行动-反馈-闭环”的完整管理链条。信息保密性：涉及敏感信息（如未公开战略、人员调