内部协议签订制度

内部协议签订制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照行业企业合规管理最佳实践，结合集团母公司关于风险防控的总体要求，以及公司内部提升管理效能、强化风险管控的实际需求，制定本制度。为规范企业内部协议的签订与履行，防范法律风险、操作风险及声誉风险，保障公司合法权益，特此明确相关管理规范与操作流程。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中涉及的业务合作协议、采购合同、技术开发协议、劳动合同、保密协议等各类内部及外部协议的签订、履行、变更与终止管理。具体适用场景包括但不限于：业务拓展、采购供应、技术开发合作、员工聘用与解约、知识产权保护、资产处置等涉及合同签署的各类场景。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对协议签订全流程实施的风险识别、管控、监督与改进的管理体系，包括但不限于协议草案审核、签署审批、履行监控、风险处置等环节的标准化管理。（二）“XX风险”指协议签订及履行过程中可能引发的法律纠纷、财务损失、操作失误、合规违规等潜在风险，包括但不限于交易对手信用风险、条款约定模糊风险、履行能力不足风险、数据安全风险等。（三）“XX合规”指协议的拟定、审查、签订及履行需严格遵循国家法律法规、行业规范、集团制度及公司内部管理要求，确保协议内容合法有效、权责清晰、风险可控。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有涉及协议签订的业务场景，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在协议管理中的具体职责，确保责任可追溯、可考核。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，重点关注高风险协议及环节，实施差异化管控。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对内部协议签订的专项管理负总责，负责审定管理制度、统筹资源配置、监督执行情况。分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度，协调解决重大问题，推动管理目标实现。第六条设立“内部协议管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务合规部、财务部、内审部及主要业务部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司内部协议管理全工作，研究解决重大管理问题。（二）审定专项管理制度、流程及考核办法，监督制度执行效果。（三）定期听取各部门协议管理情况汇报，评估管理有效性，提出改进要求。第七条明确以下三类主体的职责分工：（一）牵头部门：由法务合规部担任，负责统筹专项管理制度建设、组织风险识别与评估、监督考核、培训宣贯、争议协调等。（二）专责部门：由财务部、内审部等部门承担，分别负责协议财务条款审核、履行过程监控、合规性审查及风险处置。（三）业务部门/下属单位：负责本领域协议的拟定、初审、履行及日常风险防控，落实领导小组及牵头部门的部署要求。第八条基层执行岗（如业务员、合同管理员等）应履行以下职责：（一）严格遵守协议拟定规范，确保协议要素完整、合规。（二）履行协议草案的逐级审批流程，不得擅自修改或签订未经授权的协议。（三）及时上报协议履行中的异常情况及潜在风险，配合完成风险处置。（四）签署岗位合规承诺书，定期参加合规培训，提升风险识别能力。第三章专项管理重点内容与要求第九条协议草案拟定环节：业务部门应根据业务需求拟定协议草案，明确合作主体、标的、权利义务、违约责任等核心条款，确保内容合法合规、权责清晰。草案须经业务部门负责人审核，并由牵头部门进行合规性预审。第十条协议审查审批环节：（一）审查标准：协议需符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，关键条款（如价格、期限、担保等）须经专责部门复核。（二）禁止性行为：严禁在协议中约定排除对方主要权利、设置不合理违约责任、涉及非法担保或利益输送等情形。（三）审批权限：根据协议金额、业务风险等级，明确分级审批流程，重大协议需经领导小组审议。第十一条供应商尽职调查环节（适用于采购协议）：（一）合规标准：对供应商进行信用、资质、合规性审查，重点关注其经营范围、财务状况、法律诉讼、行业口碑等。（二）禁止行为：严禁与存在重大经营风险、合规瑕疵或关联关系的供应商签订协议。（三）风险防控：建立供应商黑名单制度，定期更新调查标准，确保持续符合资质要求。第十二条招标投标环节（适用于竞争性协议）：（一）合规标准：采用公开、公平、公正原则进行招标，明确评标标准及程序，确保过程透明。（二）禁止行为：严禁围标、串标、泄露标底或干预评标结果等违规操作。（三）风险防控：建立招标监督机制，对中标协议进行履约评估，防止利益输送。第十三条资金审批权限环节（适用于财务协议）：（一）合规标准：根据公司财务制度，明确协议金额审批权限，大额协议需经财务总监或主要负责人审批。（二）禁止行为：严禁超权限审批、虚假协议套取资金或违规拆借资金。（三）风险防控：建立资金流向监控机制，确保协议履行与资金使用匹配。第十四条税务合规要求（适用于涉税协议）：（一）合规标准：协议条款需符合税法规定，明确税费承担方式，确保发票开具合规。（二）禁止行为：严禁通过协议设计避税或偷税漏税，规避发票管理要求。（三）风险防控：由财务部门对协议税负进行复核，防范税务争议。第十五条数据安全管控环节（适用于涉及信息交互协议）：（一）合规标准：明确数据传输、存储、使用范围及保密义务，符合数据保护法规要求。（二）禁止行为：严禁非法收集、泄露或滥用对方数据，突破授权范围使用。（三）风险防控：签订数据安全协议，约定数据脱敏、加密等技术保障措施。第十六条担保与抵押环节（适用于需要担保的协议）：（一）合规标准：担保物需符合公司规定，明确担保范围、期限及处置条件。（二）禁止行为：严禁以违规资产提供担保或超出担保能力设定担保。（三）风险防控：对担保方资质进行严格审查，确保担保有效性。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年结合法规变化、业务调整及管理效果，提出制度修订建议。（二）领导小组审议通过后，由牵头部门发布更新版本，并组织宣贯培训。（三）重大制度调整需进行试点验证，确保平稳过渡。第十八条风险识别预警机制：（一）业务部门每月开展协议风险排查，识别潜在问题，提交牵头部门汇总分析。（二）牵头部门对风险进行分级评估，发布预警通知，明确整改要求。（三）高风险协议需建立台账，专人跟踪整改进度。第十九条合规审查机制：（一）将协议审查嵌入业务流程，实行“未经审查不得签订”原则。（二）审查内容包括但不限于条款合法性、风险匹配性、流程合规性。（三）审查不合格的协议不得履行，并由业务部门限期整改。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调。（二）制定风险应急预案，明确责任部门、处置流程及上报要求。（三）处置过程中需保持信息同步，必要时启动外部法律支持。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于虚假协议、超权限签订、利益输送等，视情节轻重给予警告、降级、纪律处分等处理。（二）处罚标准与绩效考核、评优评先挂钩，构成犯罪的依法移送司法机关。（三）建立责任倒查机制，对重大风险事件追究相关岗位责任。第二十二条评估改进机制：（一）每年由内审部牵头开展专项管理评估，重点检查制度执行、风险防控成效。（二）评估结果作为制度优化的重要依据，形成闭环管理。（三）定期召开管理评审会，总结经验，堵塞漏洞。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各层级领导需履行“一岗双责”，既要抓好业务发展，也要抓好合规管理。（二）设立专项管理联络员制度，由各部门指定专人负责沟通协调。（三）领导小组定期召开会议，解决跨部门管理难题。第二十四条考核激励机制：（一）将协议合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%。（二）对协议管理优秀的部门和个人予以奖励，对发生重大问题的进行问责。（三）考核结果与绩效工资、职务晋升直接挂钩。第二十五条培训宣传机制：（一）分层级开展培训，管理层重点讲解合规履职要求，一线员工侧重操作规范。（二）每年至少组织X次全员合规培训，考试合格方可上岗。（三）制作合规手册、案例集等资料，便于员工学习参考。第二十六条信息化支撑：（一）引入协议管理系统，实现草案模板化、审批流程化、履行透明化。（二）通过系统实现风险实时监控，自动触发预警提示。（三）利用数据分析技术，挖掘协议管理中的潜在问题。第二十七条文化建设：（一）发布公司合规手册，明确协议管理红线及行为规范。（二）组织签署合规承诺书，强化员工责任意识。（三）开展合规文化宣传月活动，营造“人人讲合规”氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：发生重大风险需在X小时内上报领导小组，并提