培训档案建立与管理制度

PAGE培训档案建立与管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训工作的规范化管理，有效记录员工培训经历，跟踪培训效果，提高员工素质和公司整体绩效，特制定本培训档案建立与管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的培训档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实记录员工参加培训的相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖员工从入职到离职期间所有与培训相关的资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格保护员工培训档案中的个人隐私信息，未经授权不得泄露。4.动态更新原则：随着员工培训情况的变化，及时更新培训档案内容，保持档案的时效性。二、培训档案的内容（一）员工基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、入职日期、所在部门、岗位等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱等，以便于培训相关信息的及时沟通。（二）培训计划与申请1.年度培训计划：公司根据发展战略和员工需求制定的年度培训计划，员工个人培训计划应与公司年度培训计划相契合。2.培训申请：员工根据自身发展和工作需要，填写的培训申请表，注明申请培训的课程名称、培训时间、培训地点等信息。（三）培训记录1.内部培训记录培训课程信息：包括课程名称、培训日期、培训讲师、培训时长、培训地点等。培训内容摘要：简要记录培训课程的主要内容和重点知识点。培训考核成绩：如考试成绩、实操考核结果等，反映员工对培训知识和技能的掌握程度。2.外部培训记录培训通知：保存参加外部培训的相关通知文件。培训证书：员工获得的外部培训证书复印件，证明其培训经历和资质。培训总结报告：员工参加外部培训后撰写的总结报告，分享培训收获和对工作的应用思路。（四）培训反馈与评估1.培训反馈：员工对培训课程的反馈意见，包括对培训内容、培训方式、培训讲师等方面的评价和建议。2.培训效果评估上级评估：员工上级对其培训后工作表现的评估，判断培训对工作绩效提升的影响。自我评估：员工对自身培训效果的自我评价，总结培训前后的能力变化和收获。（五）培训费用记录1.培训费用明细：详细记录每次培训所产生的费用，包括学费、教材费、差旅费、住宿费等。2.费用报销凭证：与培训费用相关的发票、报销审批单等凭证，作为费用支出的依据。三、培训档案的建立流程（一）培训前准备1.人力资源部门负责收集公司年度培训计划和员工培训申请表。2.根据培训计划和申请，确定培训课程的具体安排，包括培训时间、地点、讲师等，并通知相关部门和员工。（二）培训过程记录1.培训讲师负责在培训过程中记录培训内容、培训方式、培训互动等情况，形成培训记录初稿。2.培训组织者安排专人负责考勤记录，确保员工按时参加培训，并对培训期间的纪律情况进行监督。（三）培训考核与反馈收集1.培训结束后，按照培训课程要求组织考核，考核方式可包括考试、实操、作业等。2.人力资源部门负责收集员工的培训反馈意见和培训效果评估表，确保反馈信息的全面性和真实性。（四）档案整理与归档1.培训结束后一周内，培训组织者将培训记录、考核成绩、反馈意见等资料进行整理。2.按照员工个人信息进行分类，将整理好的培训档案资料移交至人力资源部门档案管理专员进行归档。四、培训档案的管理职责（一）人力资源部门1.负责制定和完善培训档案建立与管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹管理公司全体员工的培训档案，确保档案的完整性和准确性。3.根据公司需求和员工发展，定期对培训档案进行分析和总结，为培训决策提供数据支持。4.负责培训档案的安全保管和保密工作，防止档案信息泄露。（二）培训组织者1.负责组织各类培训活动，包括内部培训和外部培训的联系与安排。2.在培训过程中，负责记录培训相关信息，收集培训反馈意见，并及时提交给人力资源部门。3.协助人力资源部门进行培训档案的整理和归档工作。（三）员工所在部门1.配合人力资源部门和培训组织者开展培训工作，督促员工按时参加培训。2.对员工培训后的工作表现进行跟踪和评估，及时向人力资源部门反馈员工培训效果。3.根据部门发展需求，提出员工培训建议，参与公司培训计划的制定。（四）档案管理专员1.负责培训档案的具体归档工作，按照规定的分类和编号方法，将培训档案资料妥善存放。2.建立培训档案索引目录，便于快速查找和调阅档案资料。3.定期对培训档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。五、培训档案的查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的培训档案，了解个人培训经历和相关信息。2.人力资源部门工作人员因工作需要，可查阅员工培训档案，但需遵循保密规定，不得随意泄露档案内容。3.员工上级领导在必要时，可查阅下属员工的培训档案，以便了解员工培训情况，进行合理的工作安排和绩效评估。4.其他部门如需查阅培训档案，需经人力资源部门负责人批准，并说明查阅目的和范围。（二）查阅流程1.员工查阅：员工填写《培训档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。人力资源部门档案管理专员在核实身份后为员工提供查阅服务，并做好查阅记录。2.部门查阅：其他部门填写《培训档案查阅申请表》，详细说明查阅原因和所需资料清单，经人力资源部门负责人审批通过后，由档案管理专员按照申请范围提供查阅，并做好记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。（三）档案使用规定1.培训档案仅供内部使用，未经公司书面授权，任何人不得将培训档案提供给外部机构或个人。2.在使用培训档案过程中，不得对档案内容进行篡改、删除或损坏。如需复印或摘录档案内容，需经人力资源部门负责人批准，并注明用途。3.使用培训档案的部门或个人应妥善保管所获取的档案资料，不得随意传播或泄露。六、培训档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对培训档案进行全面梳理，检查档案内容的完整性和准确性。2.对于员工基本信息发生变化的情况，如岗位调动、联系方式变更等，员工应及时通知人力资源部门进行更新。3.根据员工培训情况的动态变化，及时补充新的培训记录、考核成绩、反馈意见等资料，确保培训档案的时效性。（二）动态维护1.在日常工作中，培训组织者、员工所在部门应及时将培训相关信息反馈给人力资源部门，以便及时更新培训档案。2.对于培训档案中存在的错误或遗漏信息，档案管理专员应及时进行更正和补充，并做好记录。3.随着公司培训工作的不断发展和变化，适时对培训档案管理制度进行修订和完善，确保制度的适应性和有效性。七、培训档案的保密与安全（一）保密措施1.对培训档案中涉及员工个人隐私的信息，如身份证号码、家庭住址、薪资待遇等，严格保密，未经员工本人同意，不得向任何第三方透露。2.人力资源部门和档案管理专员应与接触培训档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在培训档案的查阅、使用和传递过程中，采取必要的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.培训档案应存放在安全可靠的场所，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.建立培训档案电子数据库，对档案信息进行备份，并定期进行数据维护和检查，确保数据的安全性和完整性。3.制定档案安全应急预案，如遇自然灾害、设备故障等突发事件，能够及时采取措施保护培训档案的安全，并进行数据恢复和档案重建工作。八、培训档案的销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其培训档案在公司保存一定期限后，根据相关法律法规和公司规定进行销毁。2.培训档案中的资料如有过期、失效或不再具有保存价值的，经人力资源部门负责人批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部门档案管理专员提出培训档案销毁申请，填写《培训档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.《培训档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核批准后，由档案管理专员会同相关人员对拟销毁的培训档案进行清点和核对。3.