生产制造业报销制度规定

PAGE生产制造业报销制度规定一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范生产制造业报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项生产经营活动的顺利进行，特制定本报销制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括生产部门、研发部门、销售部门、行政部门等各部门员工在生产经营活动中发生的费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司生产经营活动的需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规和公司相关规定，严禁违规报销。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章应清晰可辨。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应要求销售方重新开具。（二）收据1.对于确实无法取得发票的费用支出，可以使用收据作为报销凭证，但收据必须是由财政部门统一监制的正规收据。2.收据内容应填写完整，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等。3.收据上应加盖收款单位财务专用章，印章应清晰可辨。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他能够证明经济业务实际发生的凭证，如合同、协议、审批单、验收单等，也可以作为报销凭证。2.其他凭证应内容完整、真实、合法，与报销事项相关联。三、报销流程（一）费用发生员工在生产经营活动中发生费用支出时，应按照公司相关规定取得合法有效的报销凭证，并在凭证上注明费用发生的日期、事由、金额等信息。（二）填写报销单员工应根据报销凭证填写报销单，报销单内容应包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等。报销单应填写工整、清晰，不得涂改。（三）部门负责人审批报销人将填写好的报销单提交给所在部门负责人，部门负责人应根据公司相关规定对报销事项的真实性、合理性、合规性进行审核，并签署审批意见。（四）财务审核部门负责人审批通过后，报销单提交给财务部门。财务部门应根据国家法律法规和公司相关规定对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，对报销金额的计算准确性进行核对，并签署审核意见。（五）总经理审批财务审核通过后，报销单提交给总经理。总经理应根据公司整体财务状况和生产经营需要对报销事项进行审批，并签署审批意见。（六）报销支付总经理审批通过后，财务部门根据报销金额和公司资金状况安排报销支付。报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式由财务部门根据实际情况确定。四、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的费用，应根据公司规定选择合适的舱位或座位等级，并按照实际发生金额报销。员工乘坐出租车、网约车等交通工具的费用，应在合理范围内报销，报销时应提供相应的发票。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，应根据公司规定的标准报销。住宿标准应根据出差地区的经济发展水平和消费水平进行合理制定。员工应选择正规的酒店或宾馆住宿，并取得合法有效的发票。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴，应按照公司规定的标准发放。餐饮补贴标准应根据出差地区的实际情况进行合理制定。餐饮补贴应与出差天数相对应，不得重复发放。（二）业务招待费1.招待标准公司业务招待费应严格控制在合理范围内，招待标准应根据招待对象的级别和业务需要进行合理制定。业务招待费应优先安排在公司内部食堂或定点餐厅进行，如需在外部餐厅招待，应选择正规的餐厅，并取得合法有效的发票。2.审批流程业务招待费报销前，应填写业务招待费审批单，注明招待对象、招待事由、招待时间、招待地点、预计金额等信息，并提交给部门负责人和总经理审批。业务招待费报销时，应提供业务招待费审批单、发票、消费清单等相关凭证。（三）办公用品费1.采购标准公司办公用品应按照实际工作需要进行采购，采购标准应根据公司规定的办公用品目录进行制定。办公用品采购应选择正规的供应商，并取得合法有效的发票。2.报销流程办公用品采购后，应填写办公用品采购申请表，注明采购物品名称、规格、数量、金额等信息，并提交给部门负责人审批。办公用品采购完成后，应及时办理报销手续，报销时应提供办公用品采购申请表、发票、入库单等相关凭证。（四）通讯费1.补贴标准公司根据员工工作需要，为员工发放通讯补贴。通讯补贴标准应根据员工的岗位级别和工作性质进行合理制定。通讯补贴应与员工实际发生的通讯费用相对应，不得重复发放。2.报销流程员工应根据实际发生的通讯费用，填写通讯费报销单，注明通讯费用发生的日期、金额、通讯号码等信息，并提交给部门负责人审批。通讯费报销时，应提供通讯费发票、话费清单等相关凭证。五、特殊情况报销规定（一）预借差旅费1.员工因工作需要预借差旅费的，应填写预借差旅费申请表，注明预借金额、出差事由、出差时间、预计返回时间等信息，并提交给部门负责人和总经理审批。2.预借差旅费的金额应根据出差地区、出差时间、出差人数等因素合理确定，不得超过预计报销金额。3.员工预借差旅费后，应在出差返回后及时办理报销手续，冲销预借的差旅费。如预借差旅费金额大于实际报销金额，应及时归还多余款项；如预借差旅费金额小于实际报销金额，应及时补足差额。（二）零星采购1.对于生产经营活动中发生的零星采购，如金额较小、无法取得发票的，可以使用收据作为报销凭证，但收据必须是由财政部门统一监制的正规收据。2.零星采购报销时，应填写零星采购报销单，注明采购物品名称、规格、数量、金额、采购时间、采购地点等信息，并提交给部门负责人和财务部门审批。3.零星采购报销金额应在合理范围内，如超过一定金额，应按照公司相关规定进行审批。（三）员工培训费用1.员工参加公司组织的培训，培训费用由公司统一支付的，应按照公司相关规定进行报销。2.员工参加外部培训机构组织的培训，培训费用由员工个人支付的，应在培训结束后及时办理报销手续。报销时应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关凭证。3.员工培训费用的报销标准应根据培训内容、培训级别等因素进行合理制定。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，如遇节假日或特殊情况，报销时间可适当顺延，但最长不得超过[X]个工作日。（二）差旅费报销员工出差返回后应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，如遇节假日或特殊情况，报销时间可适当顺延，但最长不得超过[X]个工作日。（三）其他费用报销其他费用报销时间应根据费用发生的实际情况和公司相关规定进行确定，但最长不得超过[X]个工作日。七、报销监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对报销制度的执行情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销流程的合规性，报销标准的执行情况等。（二）财务检查公司财务部门应定期对报销凭证进行检查，核对报销金额的计算准确性，报销凭证的完整性等。如发现问题，应及时通知报销人进