基金会印章管理规范制度指南

基金会印章管理规范制度指南一、前言基金会印章作为组织权力与责任的法定载体，其使用与管理直接关系到基金会的公信力、法律风险防控及公益使命的合规落地。科学规范的印章管理制度，是保障基金会资产安全、维护捐赠人权益、规避契约纠纷的核心环节。本指南结合《慈善法》《基金会管理条例》及行业实践经验，从印章全生命周期管理角度，明确流程规范与责任边界，为基金会印章管理提供实操指引。二、印章管理总则（一）管理目标通过建立“申请-刻制-使用-保管-废止-销毁”全流程管控机制，确保印章使用合法、安全、可追溯，杜绝违规用印导致的法律风险、资产损失或公益声誉损害。（二）适用范围本制度适用于基金会登记公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章及其他业务用章（如项目专用章、捐赠收据专用章等）的管理，涵盖印章从启用至废止的所有环节。（三）管理原则1.依法合规：刻制、使用、备案等流程严格遵循《社会团体印章管理规定》《人民币银行结算账户管理办法》等法规要求。2.分级授权：根据用印事项的性质、风险等级，明确不同层级的审批权限，禁止越权用印。3.责任到人：印章保管、使用、审批均落实具体责任人，实行“谁用印、谁审批、谁负责”。4.安全保密：印章存放环境安全可控，使用记录全程留痕，严禁泄露印章样式或违规外借。三、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.新章刻制：因登记注册、业务拓展需新增印章时，由需求部门（如秘书处、财务部）提交书面申请，说明印章名称、用途、样式（含字体、尺寸、图案等），经理事长办公会审议通过后启动刻制流程。2.旧章重刻：印章因磨损、遗失（需先完成登报声明作废等法定程序）、样式调整需重新刻制的，需提交原印章停用说明及新章刻制申请，经理事会批准后执行。（二）刻制要求1.印章刻制单位须为公安机关备案的合法机构，严禁委托无资质单位或个人刻制。2.公章、财务章等法定用章的样式须符合《社会团体印章管理规定》，如圆形公章直径、五角星样式、字体规范等；合同章、项目章可结合业务需求设计，但需在申请中明确样式细节。（三）启用备案1.新刻印章启用前，须向登记管理机关（如民政部门）、开户银行（财务章）等相关单位完成备案。2.启用当日，通过基金会官网、公众号或内部公告发布《印章启用通知》，明确启用印章的名称、样式、启用日期及使用范围，同时声明旧章（如有）废止。四、印章的使用与保管（一）使用审批流程1.常规事项：用印申请人填写《用印申请表》，注明用印文件名称、内容摘要、用印份数，经部门负责人审核、分管领导审批后，交印章保管人用印。2.重大事项：涉及对外投资、重大捐赠协议、资产处置等高风险事项，需经理事长或理事会审议通过，附会议决议或授权文件后，方可使用公章或合同章。3.特殊情形：因紧急事务需远程用印的，须通过视频核验用印文件真实性，事后补交纸质审批材料；严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章。（二）使用登记管理1.印章保管人须建立《印章使用登记簿》，详细记录用印日期、文件名称、用印人、审批人、用印份数及文件去向，确保每一次用印可追溯。2.用印文件需留存复印件（或电子扫描件）归档，与《用印申请表》一并保存，保存期限不低于10年（参照档案管理规定）。（三）保管责任机制1.专人保管：公章、财务章、合同章须由不同专人保管（如秘书长保管公章、财务负责人保管财务章），法定代表人章可由法定代表人或其授权专人保管，严禁一人保管多枚核心印章。2.存放要求：印章须存放于带锁的保险柜或密码箱中，保管人离岗时须锁具密闭，非工作时间原则上不得存放于个人办公区域。3.移交手续：保管人岗位调整或离职时，须填写《印章移交清单》，由监交人（如理事长或监事会成员）现场监督移交，移交清单须注明印章数量、状态、移交日期，三方签字确认后存档。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.基金会名称变更、业务范围调整导致印章失效的；2.印章磨损严重无法辨认，或遗失后已完成补办的；3.基金会注销、撤销登记的，所有印章须同步废止。（二）销毁流程1.申请与审批：由印章保管部门提交《印章销毁申请》，说明废止原因、印章数量及样式，经理事会审议通过后，报登记管理机关备案（如需）。2.监销与记录：销毁时须由理事长、监事会成员、保管人共同到场监销，可采用粉碎、熔炼等不可逆方式。销毁后填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式及监销人，存档备查。六、监督与责任追究（一）日常监督1.监事会每季度抽查印章使用登记档案，重点核查高风险事项用印的审批合规性；2.每年开展一次印章管理专项审计，检查保管环境、移交记录、备案手续等是否符合制度要求。（二）违规处理1.对违规用印导致基金会承担法律责任、财产损失的，视情节轻重追究责任人的行政