供方信息采集调查表模板填写指南

供方信息采集调查表模板填写指南在企业供应链管理、采购合作及供应商准入环节中，供方信息采集调查表是梳理供方资质、评估合作风险的核心工具。规范填写该表不仅能提升供方管理效率，更能从源头把控合规风险与合作质量。本文结合实务场景，对调查表各模块的填写要点、易错点及佐证要求进行拆解，助力填报者高效完成信息采集工作。一、基本信息栏填写要点1.供方主体信息名称：需与营业执照/登记证书上的全称一致，不得使用简称、曾用名（若有名称变更，需附《工商变更证明》）。类型：根据实际主体性质勾选（企业法人、个体工商户、事业单位、其他组织等）；境外供方需注明组织形式（如“香港有限公司”）及所属地区。统一社会信用代码/注册号：核对证件原件，确保18位代码（或注册号）无空格、无错别字；个体工商户无代码时填写注册号。2.联络信息联系人及职务：填写负责对接的真实人员姓名及职务（如“张三-采购部经理”），避免“负责人”“经办人”等模糊称谓。地址信息：注册地址需与营业执照一致，经营地址若不同需单独填写，并注明“注册地址”“经营地址”字样（如“注册地址：XX市XX区XX路；经营地址：XX市XX区XX产业园”）。二、资质证明模块填写规范1.核心资质文件营业执照：提供最新版（距填表日期不超过1年的年检/年报有效版本），经营范围需包含拟合作业务（如“拟采购办公用品，供方经营范围需含‘文具用品销售’”）。行业许可证：如建筑企业需《建筑业企业资质证书》、食品企业需《食品经营许可证》，需核对许可范围、有效期（距到期日需＞6个月，特殊情况需附延期说明）。认证证书：如ISO体系认证、产品认证等，需注明认证机构、认证范围、有效期；复印件需加盖供方公章并标注“与原件一致”。2.补充资质材料特殊行业资质：如医疗器械经营需《医疗器械经营许可证》、劳务派遣需《劳务派遣经营许可证》，需根据合作场景补充，确保资质与业务匹配。授权文件：若联系人非法定代表人，需提供《授权委托书》（注明授权范围、期限，法定代表人签字+企业公章）。三、业务合作相关信息填报要求1.合作意向与服务内容合作意向：需明确合作的具体领域（如“货物供应-办公设备”“服务外包-物流配送”），避免“长期合作”“综合服务”等笼统表述。服务/产品范围：需细化到具体品类、规格（如“办公设备-打印机（A4激光、双面打印）”）；若涉及定制化服务，需简要描述服务标准（如“软件定制开发-含需求调研、系统部署、1年运维”）。2.过往业绩与案例项目名称/客户：需填写真实合作项目（如“XX公司2023年办公家具采购项目”），客户名称需完整且可追溯（避免“某国企”“知名企业”等模糊表述）。合作成果：需量化体现（如“交付办公家具500套，验收合格率100%”“完成3次物流配送，准时率98%”），可附合同关键页或客户评价截图（需隐去敏感信息）。四、风险评估信息填报要点1.信用与合规记录信用查询结果：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道查询，填写是否存在“经营异常”“严重违法失信”等记录（若有，需附情况说明及整改证明）。法律纠纷：如实填写近3年是否涉及诉讼/仲裁（包括作为原告或被告），案件事由需简要说明（如“2022年因货款纠纷被起诉，已调解结案”），并附裁判文书或调解协议。2.财务与履约能力财务状况：企业供方需填写最近一期审计报告的关键指标（如“2023年资产负债率65%，流动比率1.2”）；个体或小微供方可填写年营业额（如“年营业额约500万元”），避免虚构数据。履约保障：可说明质保措施（如“提供质量保证金5万元”“免费售后维保1年”）或应急方案（如“备库20%货物应对需求波动”）。五、附件材料提交要求1.材料清单必备附件：营业执照复印件、资质证书复印件、授权委托书（若有）、业绩证明材料（合同/验收单等）。可选附件：信用报告、财务报表、产品检测报告、客户推荐信等（根据合作重要性补充）。2.格式规范复印件要求：所有复印件需加盖供方公章（骑缝章更佳），并标注“本复印件与原件一致，用于XX项目供方信息采集”字样，日期需与填表日期一致。电子件格式：优先提供PDF格式（确保不可编辑），图片类材料需清晰（分辨率≥300dpi），命名规则为“供方名称-材料名称-日期”（如“XX公司-营业执照-____”）。六、常见问题与填报建议1.易错点提醒信息不一致：如名称与执照不符、经营范围与合作内容冲突，需立即核对修正，必要时要求供方提供说明函。材料缺失：如忘记提供授权书导致联系人身份无效，需提前梳理合作场景，准备对应资质。2.效率提升建议提前沟通：填表前与供方对接人明确填写要求，提供模板示例（隐去敏感信息），减少返工。交叉核验：填写后需核对“统一社会信用代码”与执照、“业绩案例”与合同编号等关键信息，确保逻辑自洽。供方信息采集调查表的填写质量，直接影响供方准入评审效率与合作