企业合同签订与管理流程表

企业合同签订与管理流程表一、适用业务场景本流程表适用于企业各类业务合作场景，包括但不限于：采购与供应链合作（原材料采购、设备采购）、销售与客户合作（产品销售、服务交付）、项目合作（联合开发、工程建设）、服务外包（技术服务、劳务派遣）等。涉及企业内部业务部门（如采购部、销售部、项目部）、法务部、财务部及外部合作方，通过标准化流程保证合同签订合规、管理高效，降低运营风险。二、操作流程详解（一）合同前期准备需求提出与确认业务部门根据业务需求（如采购需求、销售目标、项目立项），明确合作方基本要求（如资质、服务标准、交付周期），填写《合同需求申请表》，经部门负责人审批后启动合同流程。输出物：《合同需求申请表》（含需求描述、预算、合作方初步意向）。合作方资质审核业务部门协同法务部、财务部对合作方进行资质审查，包括：营业执照（经营范围、有效期）、相关行业资质（如ISO认证、特许经营许可）、信用记录（是否涉及诉讼、失信）、财务状况（近三年财报、纳税证明）。审核通过后，纳入《合格合作方名录》；未通过则终止合作，反馈原因。输出物：《合作方资质审核表》《合格合作方名录》。商务洽谈与条款初定业务部门与合作方就合作内容（标的、数量、质量）、商务条款（价格、付款方式、交付时间）、违约责任等核心内容进行洽谈，达成初步共识。洽谈过程需形成《商务洽谈纪要》，明确双方权利义务的初步框架。输出物：《商务洽谈纪要》。（二）合同起草与审核合同文本起草业务部门根据《商务洽谈纪要》，参考企业《合同示范文本库》，起草合同初稿，内容包括：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人）、合作内容、权利义务、价格条款、履行期限、违约责任、争议解决方式、保密条款等。起草人需保证条款清晰、无歧义，与洽谈内容一致。输出物：合同初稿、《合同起草说明》（含条款设计依据）。内部审核流程业务部门审核：部门负责人重点审核合作内容、商务条款与业务需求的一致性，保证符合部门目标。法务部审核：法务部审核合同的法律合规性，包括条款合法性、权利义务对等性、风险点（如违约责任、知识产权归属、争议解决方式），提出修改意见并跟踪落实。财务部审核：财务部审核合同中的财务条款，如付款方式、税费承担、发票类型、资金预算，保证符合企业财务制度。管理层审批：根据合同金额（如10万元以下由部门副总审批，10-50万元由总经理审批，50万元以上由董事会审批），提交相应管理层最终审批。输出物：《合同审核意见表》（各部门签字确认）、审批通过后的合同终稿。（三）合同签订与生效文本确认与盖章业务部门将审批通过的合同终稿发送至合作方，确认双方文本内容一致（如涉及修改，需重新履行内部审核流程）。确认后，按企业《印章管理办法》办理盖章手续：纸质合同：由法定代表人或授权委托人签字，加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替）；电子合同：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）完成双方电子签章，保证法律效力。输出物：正式合同文本（纸质版+电子版）。合同分发与备案合同签订后3个工作日内，业务部门向法务部、财务部、档案室分发合同文本（电子版同步存档），并填写《合同登记台账》，记录合同编号、名称、签约方、签订日期、金额、履行期限等信息。输出物：《合同登记台账》、合同分发记录。（四）合同履行与跟踪履约计划制定业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），责任到人（如经理负责项目交付，专员负责跟进验收）。输出物：《合同履行计划》。履行过程监控业务部门按《合同履行计划》跟踪履约情况，定期（如每周/每月）记录《合同履行日志》，包括：进展情况、存在问题、对方配合度。如遇延迟、违约等情况，需及时与对方沟通，协商解决方案（如延期申请、违约赔偿），并形成《履约异常处理报告》提交法务部备案。输出物：《合同履行日志》《履约异常处理报告》。验收与结算合同标的交付后，业务部门组织相关部门（如技术部、质检部）按合同约定进行验收，填写《验收确认单》，双方签字盖章确认。财务部根据验收单、合同付款条款，办理结算手续，支付款项并保留凭证（如发票、付款记录）。输出物：《验收确认单》、付款凭证、发票。（五）合同变更、解除与终止合同变更履行过程中如需变更内容（如数量、价格、履行期限），由双方协商一致，签订《合同补充协议》，履行与原合同相同的审核、签订流程。变更后，及时更新《合同登记台账》和《合同履行计划》。输出物：《合同补充协议》、更新后的台账。合同解除/终止符合合同约定解除条件（如一方违约、不可抗力）或双方协商一致解除的，需签订《合同解除协议》，明确解除后的责任清算（如已付款项返还、未履行部分终止）。合同自然到期或履行完毕，由业务部门确认终止，标注“已履行完毕”于《合同登记台账》。输出物：《合同解除协议》或《合同终止确认书》、更新后的台账。（六）合同归档与复盘资料归档合同履行完毕/终止后30个工作日内，业务部门整理合同全周期资料（包括需求申请、审核记录、文本、补充协议、验收单、付款凭证、履行日志等），按“一合同一档”原则归档至档案室，电子版同步存入企业合同管理系统。档案分类编号规则：年份-部门-合同类型-流水号（如2024-采购部-设备采购-001）。输出物：合同档案（纸质+电子）、《档案归档清单》。流程复盘每季度/年度，由法务部牵头组织业务、财务部门对合同管理流程进行复盘，分析常见问题（如审核延迟、履约纠纷），优化《合同示范文本》和管理制度，提升流程效率。输出物：《合同管理复盘报告》、优化方案。三、合同管理模板表格表1：合同需求申请表申请部门申请日期合同名称合作方名称需求描述（标的、数量、质量等）预算金额履行期限申请人部门负责人审批表2：合同审核意见表合同名称合同编号审核环节业务部门意见法务部意见财务部意见管理层审批审核人日期表3：合同登记台账合同编号合同名称签约方签订日期合同金额履行期限履行状态（进行中/已完成/解除）责任人归档日期表4：合同履行日志合同编号日期履行进展（如：完成交付50%）存在问题责任人处理措施四、关键注意事项法律合规优先所有合同文本必须经法务部审核，严禁使用未经审核的“口头约定”或“非正式文本”；涉及特许经营、知识产权等特殊领域，需咨询专业律师意见。条款明确无歧义商务条款（如价格、交付时间）需量化（如“2024年12月31日前交付，逾期每日按合同额0.1%支付违约金”），避免模糊表述（如“尽快交付”）。审批流程不可逆合同审批需按顺序依次通过各部门，严禁跳过环节或“先签后批”；紧急合同可启动“绿色通道”，但需事后补全审批记录。履约监控动态化业务部门需定期跟踪履约进度，对延迟、异常情况建立“预警机制”，提