行政工作审批与管理制度文档

行政事务审批与管理制度文档一、制度目的与适用范围为规范公司行政事务审批流程，明确各环节职责，保障行政资源合理配置与高效利用，保证行政管理工作标准化、规范化，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在办理行政事务审批时的行为规范，涵盖日常行政支出、物资采购、场地使用、差旅申请等行政相关事项。二、行政事务分类与审批权限（一）事务分类行政费用支出类：包括办公费（文具、耗材等）、维修费（设备、设施维修）、通讯费、快递费、绿植养护费等日常行政开支。物资采购类：包括办公用品采购、固定资产（如电脑、打印机）申购、劳保用品采购、节日物资采购等。场地与资源使用类：包括会议室预订、活动场地申请、车辆使用申请、办公区域布局调整等。差旅与接待类：包括国内/国外出差申请、客户/外部单位接待申请等。其他行政类：包括印章使用申请、文件复印/印刷申请、办公设备报修等。（二）审批权限根据事项性质及金额大小，审批权限划分如下（单位：元）：事务类型金额范围审批人行政费用支出类≤500部门负责人501-2000部门负责人→行政部经理＞2000部门负责人→行政部经理→分管副总物资采购类≤1000部门负责人→行政部专员1001-5000部门负责人→行政部经理＞5000部门负责人→行政部经理→总经理场地使用类/部门负责人→行政部专员差旅类≤3000部门负责人＞3000部门负责人→分管副总接待类≤500部门负责人→行政部专员＞500部门负责人→行政部经理→分管副总三、审批流程详解（一）申请发起申请人操作：申请人根据事项类型，在公司OA系统（或线下《行政事务申请表》）中填写完整信息，包括：申请人姓名、所属部门、联系方式、事项名称、详细事由、预计金额/数量、需求时间、附件材料（如报价单、会议通知、出差行程单等）。提交要求：附件材料需清晰、完整，保证审批人可准确判断事项必要性与合理性。例如采购类需提供至少2家供应商的报价单，差旅类需附出差审批单及行程安排。（二）部门审核审核人：申请人所在部门负责人。审核内容：事项是否符合部门工作需求，是否必要；预算金额是否在部门年度预算范围内（超预算需说明理由并附预算调整申请）；附件材料是否齐全、合规。审核结果：通过→流转至下一环节；不通过→退回申请人并注明原因，申请人修改后重新提交。（三）行政部复核复核人：行政部专员/经理（根据事项类型）。复核内容：事项是否符合公司行政管理制度；采购类物资是否在合格供应商名录内，价格是否合理（市场调研对比）；场地使用类是否与公司现有资源冲突（如会议室已被预订）；费用支出类是否符合公司成本控制要求。复核结果：通过→流转至权限审批人；不通过→退回部门并说明原因，部门沟通后重新提交。（四）权限审批审批人：根据表二“审批权限”确定。审批内容：重大事项（如高额采购、超预算支出）需评估对公司整体运营的影响；差旅/接待类需评估必要性及标准是否符合公司规定（如住宿标准、接待人数）。审批结果：通过→审批流程结束；不通过→退回行政部并注明原因，由行政部反馈至申请人。（五）结果反馈与执行反馈：审批通过后，OA系统自动发送通知至申请人，或由行政部电话/邮件告知；审批不通过的，需明确退回原因及修改建议。执行：采购类：行政部根据审批结果联系供应商下单，收货后由申请人核对签字确认；场地使用类：行政部在系统中锁定场地，发送使用指南至申请人；费用支出类：申请人凭审批单及合规票据至财务部报销。（六）归档管理归档责任人：行政部专员。归档内容：审批单、附件材料、合同/订单、报销凭证等（电子档存OA系统，纸质档按年度分类整理）。归档时限：事项完成后3个工作日内完成归档，保存期限不少于3年。四、审批模板示例（一）行政事务通用审批表申请人信息姓名：*部门：*联系方式：*事项类型□行政费用支出□物资采购□场地使用□差旅□接待□其他事项名称详细事由预算金额/数量金额：元/数量：需求时间年月*日附件清单□报价单□会议通知□行程单□其他：*审批流程部门负责人：___________日期：___________行政部：___________日期：___________分管副总/总经理：___________日期：___________（二）办公用品采购申请表申请人信息姓名：*部门：*联系方式：*物品名称规格/型号采购用途库存情况行政部确认：□有库存（需调拨）□无库存（需采购）供应商报价供应商1：元（联系人：）供应商2：元（联系人：）部门审核负责人签字：___________日期：___________行政部审批经理签字：___________日期：___________（三）差旅审批表申请人信息姓名：*部门：*职务：*出差事由出差时间年月日至年月日共*天出差地点往返交通方式□飞机□高铁□汽车□其他：*预计费用交通：元住宿：元餐饮：元其他：元合计：*元会议/接待安排□参加会议（名称：）□客户拜访（单位：）□其他：*部门审核负责人签字：___________日期：___________分管副总审批签字：___________日期：___________备注□需提前预订机票/酒店□无住宿需求五、关键注意事项审批时限：各环节审批人需在收到申请后1个工作日内完成审核（紧急事项可加急处理，不超过4小时）；遇节假日或特殊情况，可顺延至下一个工作日。材料真实性：申请人需对提交材料的真实性、完整性负责，严禁虚构事由、虚报金额或伪造附件，违者将按公司相关规定处理。紧急事项处理：如遇突发紧急情况（如设施故障需紧急维修），可先电话报请部门负责人及行政部同意后处理，但需在24小时内补全审批手续。预算控制：所有行政支出需严格控制在年度预算内，超预算事项需提前提交预算调整申请，经总经理审批后方可发起流程。电子审批优先：公司推行OA系统电子审批，提高效率；特殊情况下可使用纸质审批