商务合同审核及归档管理模板

通用商务合同审核及归档管理模板一、适用业务场景采购与销售合同：原材料采购、产品销售、服务供应等交易类合同；合作与开发合同：项目合作、技术开发、委托加工等协作类合同；租赁与许可合同：场地租赁、设备租赁、知识产权许可等使用类合同；其他商务协议：保密协议、补充协议、框架协议等支持性文件。通过标准化流程，保证合同条款合规、权责清晰，并实现全生命周期可追溯管理。二、标准化操作流程（一）合同接收与初步登记接收与分类：业务部门将待审合同及相关附件（如对方资质、技术参数、报价单等）提交至法务/行政部门，并填写《合同接收登记表》（见表1），注明合同类型、提交部门、预计审核时限等信息。法务/行政部门根据合同性质（如采购、销售、合作等）进行分类编号，编号规则建议为“年份-合同类型-序号”（如2024采-001）。资料完整性检查：核查合同文本是否完整（含封面、附件、签署页等），关键信息（如双方名称、标的、金额、履行期限等）是否明确；确认对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）是否齐全且在有效期内。（二）合同审核形式审核（合规性初审）：审核主体：法务/行政部门；审核要点：合同文本是否采用标准模板，如无模板需说明原因；合同签署主体是否与营业执照、授权委托书一致，避免超越代理权限；合同份数、签字盖章页是否符合约定（如一式三份，双方各执一份，留存一份）。实质审核（权责与风险复审）：审核主体：业务部门（初审）、法务部门（法务审核）、财务部门（财务审核）、分管领导（终审）；审核分工与要点：业务部门：审核标的物/服务描述是否与需求一致，技术参数、交付标准、验收条款是否明确，履行期限、地点是否合理；法务部门：审核条款合法性（是否符合法律法规）、公平性（是否存在显失公平的格式条款）、完整性（是否约定违约责任、争议解决方式等核心条款）；财务部门：审核金额计算是否准确，付款方式、周期、发票要求是否符合财务制度，税务风险是否可控；分管领导：审核合同是否符合公司战略目标，资源投入与产出是否匹配，审批权限是否符合规定。审核意见反馈与修订：审核人需在《合同审核意见表》（见表2）中明确填写审核结论（通过/需修订/不通过）及具体修改意见，并签字确认；业务部门根据意见组织修订，修订后重新提交审核；如存在重大争议，由分管领导协调解决。（三）合同签署与用印签署授权：法务/行政部门审核通过后，根据公司《印章管理办法》确定签署人（如法定代表人/授权代表人），并办理《合同签署授权委托书》（需明确授权范围、期限）。用印管理：签署人携带审核通过的合同文本及《用印申请表》至印章管理部门，用印前需再次核对合同内容与审批件是否一致；合同需双方同时签字盖章，骑缝章加盖所有合同页面，保证无遗漏。（四）合同归档归档资料整理：合同签署后，业务部门需收集完整资料，包括：合同正本（含所有附件）、审核过程中的《合同审核意见表》《用印申请表》、对方主体资质文件、补充协议等。归档登记与保管：法务/行政部门填写《合同归档登记表》（见表3），录入合同编号、名称、签署日期、保管期限、存放位置等信息；合同正本由档案室统一保管（电子版同步存入公司合同管理系统），业务部门可根据工作需要申请借阅（借阅需登记，期限不超过15天）。（五）合同履行与跟踪履行监控：业务部门负责合同履行的日常跟踪（如交付进度、款项支付等），发觉对方违约或履约异常时，及时向法务/行政部门报告。变更与终止管理：合同履行中如需变更或终止，需签订书面补充协议或终止协议，并履行原审批流程；变更/终止协议的归档流程与原合同一致。三、核心工具表格表1：合同接收登记表合同编号合同名称提交部门提交人联系方式提交日期预计审核完成日期资料完整性（是/否）备注2024采-001原材料采购合同采购部*三2024-03-012024-03-05是含对方资质表2：合同审核意见表合同编号审核环节审核部门审核人审核日期审核结论（通过/需修订/不通过）具体修改意见审核人签字2024采-001法务审核法务部*四2024-03-03需修订第5条违约责任约定不明确，建议补充“逾期交货按日千分之三支付违约金”*四2024采-001财务审核财务部*五2024-03-04通过付款方式与预算一致，无异议*五表3：合同归档登记表合同编号合同名称签署日期签约方合同金额（元）保管期限存放位置（档案柜-层-位）归档人归档日期借阅记录（日期/借阅人/归还日期）2024采-001原材料采购合同2024-03-10A公司/我方500,00010年A-3-05*六2024-03-122024-03-20/*七/2024-03-25四、关键风险提示审核环节：严禁对“空白合同”或“关键条款未填写”的合同进行审核，保证所有必要信息完整；对对方提供的格式条款，重点关注免责条款、违约责任、争议解决方式等，避免“霸王条款”；涉及知识产权、进出口业务等特殊领域，需协同专业部门（如技术部、关务部）共同审核。签署与用印：用印前必须核对合同内容与审批件一致，严禁在未审核或审核未通过的材料上用印；授权签署人需持有有效的《授权委托书》，超越权限的签署行为可能导致合同无效。归档管理：合同档案需保持原貌，不得擅自拆改、涂改，如需修改需由修改人签字并注明日期；电子合同需定期备份（