活动执行合同范本及注意事项

活动执行合同范本及注意事项活动执行合同是连接活动主办方（甲方）与执行方（乙方）的核心法律文件，它通过明确双方权利义务、规范服务内容与费用、预设纠纷解决机制，为活动顺利落地筑牢根基。一份严谨的合同不仅能减少合作摩擦，更能在争议发生时提供清晰的责任边界。以下从合同核心要素、范本框架、签订与履行注意事项三方面展开分析，为从业者提供实操指引。一、活动执行合同核心要素解析活动执行合同的效力与实用性，取决于对核心要素的精准约定。这些要素需覆盖“谁来做、做什么、多少钱、何时何地做、做得不好怎么办”等核心问题。1.合同主体：明确权利义务归属合同首部需清晰列明甲乙双方的主体信息：企业主体需注明全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；个人主体需注明姓名、地址、联系方式（身份证号可根据需要补充，建议保留以明确身份）；若涉及授权代表（如经办人），需注明授权范围与期限，避免“人走事乱”。2.服务内容：从“模糊描述”到“可量化清单”服务内容是合同的核心，需具象化、可验证：示例：“乙方为甲方‘2024品牌发布会’提供活动执行服务，具体包括：策划执行：活动流程设计、嘉宾动线规划、应急预案制定；场地服务：300㎡场地的舞台搭建（含LED屏、音响设备）、观众区布置（含300个座位、签到区设计）；人员服务：10名礼仪人员（形象标准见附件）、5名安保人员（持证上岗）；宣传服务：活动预热海报设计（3版）、现场照片直播（含50张精修图）。”建议：将服务细节以“附件”形式单独列出，作为合同组成部分，避免“口头约定”无据可依。3.费用及支付：节点清晰，权责对等费用条款需明确“金额、支付方式、时间、条件”：总金额：明确含税/不含税，如“合同总金额为人民币XX元（含税，税率X%）”；支付节点：常见分期方式（如“合同签订后3日内支付30%预付款，活动验收合格后7日内支付尾款”）；支付条件：可与服务节点绑定，如“乙方完成场地搭建并经甲方书面确认后，支付第二笔款项”；发票要求：明确发票类型（专票/普票）、开具时间，避免因发票争议延迟付款。4.时间与地点：精准到“时、空”细节时间：活动日期（含彩排、搭建、撤场时间），示例：“2024年X月X日9:00-18:00举办活动，乙方需于X月X日18:00前完成场地搭建，X月X日22:00前完成撤场”；地点：明确场地地址、使用范围（如“XX酒店3楼宴会厅，含前厅、主会场、后台区域”），若场地由甲方提供，需约定甲方的场地交付标准（如“无安全隐患、电力/网络通畅”）。5.双方权利义务：平衡权责，规避单方风险甲方义务：提供活动所需资料（如品牌LOGO、嘉宾名单）、审批支持（如消防备案）、按约付款；乙方义务：按服务清单执行、保证服务质量（如设备无故障、人员无失误）、承担安全责任（如活动期间的人员伤亡、财产损失）；特殊约定：若活动需第三方配合（如供应商、演艺人员），需明确乙方的协调责任与违约兜底条款（如“因第三方违约导致活动延误，乙方需承担连带责任”）。6.违约责任：“违约情形+后果”一一对应违约责任需具体、可操作，避免“违约方承担一切责任”的模糊表述：乙方违约：如“若乙方未按约定时间完成场地搭建，每逾期1日，按合同总金额的1%支付违约金；逾期超过3日，甲方有权解除合同，乙方退还已收款项并赔偿甲方实际损失（含场地租赁损失、嘉宾误工费等）”；甲方违约：如“若甲方逾期付款，每逾期1日，按未付款项的0.5%支付违约金；逾期超过15日，乙方有权暂停服务，由此产生的损失由甲方承担”；注意：违约金比例需合理（一般不超过损失的30%），避免因“过高”被法院调整。7.争议解决与其他条款争议解决：约定“向甲方/乙方所在地法院诉讼”或“提交XX仲裁委员会仲裁”，仲裁需双方自愿且条款明确；保密条款：双方对活动方案、客户信息、商业秘密等保密，期限可约定“合同终止后3年”；不可抗力：明确范围（如自然灾害、政府禁令），约定“因不可抗力导致活动取消，双方互不承担责任，已付款项按实际发生费用结算”。二、活动执行合同范本框架（精简版）以下为通用活动执行合同范本，可根据实际需求调整：---活动执行服务合同合同编号：XXX-2024-XX签订日期：2024年X月X日甲方（委托方）：名称：________________________地址：________________________联系人：________电话：________乙方（执行方）：名称：________________________统一社会信用代码：____________地址：________________________联系人：________电话：________第一条服务内容乙方为甲方“________活动”（以下简称“本活动”）提供活动执行服务，具体内容以《服务清单》（附件1）为准。第二条服务期限与地点1.服务期限：自____年____月____日____时起至____年____月____日____时止（含搭建、彩排、撤场时间）；2.服务地点：________________________。第三条费用及支付1.合同总金额：人民币____元（大写：________________），含____（服务内容）、税费、差旅费等全部费用；2.支付方式：预付款：合同签订后____日内，甲方向乙方支付总金额的____%（即____元）；进度款：乙方完成____（服务节点）并经甲方书面确认后，支付总金额的____%（即____元）；尾款：活动验收合格后____日内，甲方向乙方支付剩余款项（即____元）；3.发票：乙方需在甲方付款前____日内，提供符合甲方要求的____（专票/普票）。第四条双方权利义务（一）甲方权利义务1.向乙方提供活动所需的资料、审批文件（如需要）；2.对乙方的服务内容、质量进行监督，提出合理修改意见；3.按约支付服务费用；4.承担因自身原因（如资料提供延误、方案变更）导致的额外费用。（二）乙方权利义务1.按《服务清单》要求完成服务，确保服务质量符合行业标准；2.承担活动期间的安全责任（如人员伤亡、设备损坏），购买必要的保险；3.未经甲方书面同意，不得将服务转包给第三方；4.保守活动相关的商业秘密，不得泄露甲方客户信息。第五条验收标准与方式1.验收标准：以《服务清单》《活动方案》（附件2）及双方书面确认的要求为准；2.验收方式：活动结束后____日内，甲方出具《验收确认书》（附件3），逾期未提出书面异议的，视为验收合格。第六条违约责任1.若乙方未按约定完成服务，每逾期1日，按合同总金额的____%支付违约金；逾期超过____日，甲方有权解除合同，乙方退还已收款项并赔偿甲方损失（含直接损失、可得利益损失）；2.若甲方逾期付款，每逾期1日，按未付款项的____%支付违约金；逾期超过____日，乙方有权暂停服务，由此产生的损失由甲方承担；3.若任何一方擅自解除合同，需向对方支付合同总金额____%的违约金。第七条争议解决本合同履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，提交____（甲方/乙方）所在地有管辖权的人民法院诉讼。第八条其他条款1.保密：双方对本合同及活动相关信息保密，期限为合同终止后____年；2.不可抗力：因不可抗力（如自然灾害、政府禁令）导致合同无法履行的，双方互不承担责任，已付款项按实际发生费用结算；3.合同生效：本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式____份，甲乙双方各执____份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表：法定代表人/授权代表：日期：日期：---（注：附件1《服务清单》、附件2《活动方案》、附件3《验收确认书》需单独制作，明确具体内容。）三、签订与履行注意事项：从“纸面约定”到“落地保障”合同的价值不仅在于签订，更在于履行中的风险防控。以下从“签订前、签订时、履行中”三个阶段给出实操建议：1.签订前：做好“尽职调查”与“需求锚定”审查对方资质：企业需查询“国家企业信用信息公示系统”，查看是否有经营异常、法律纠纷；个人需核实身份与履约能力（如过往活动案例）；明确需求边界：将口头约定的服务内容、标准形成书面清单（如“灯光效果需达到XX流明”“礼仪人员身高____cm”），避免“差不多”“尽量”等模糊表述；评估合规风险：活动涉及的消防、安保、文化审批（如演出类）需提前确认，约定“若因乙方未协助办理审批导致活动无法举办，乙方承担全部责任”。2.签订时：把“隐患”堵在合同里条款明确性：将“时间、地点、服务内容、验收标准”等核心要素量化、可视化，示例：“活动照片直播需在活动结束后24小时内交付50张精修图，分辨率不低于300dpi”；违约责任对等：避免“乙方责任重、甲方责任轻”的失衡条款，若甲方有特殊要求（如独家合作、保密义务），需对应约定甲方的违约成本；补充协议效力：若合同签订后需变更内容（如活动时间推迟、服务内容增加），需签订书面《补充协议》，明确“与原合同冲突的，以补充协议为准”。3.履行中：用“证据”筑牢权益防线留存沟通记录：微信、邮件、会议纪要等沟通内容需妥善保存，尤其是“变更要求、验收意见”等关键信息；及时验收与反馈：活动结束后按合同约定时间验收，若发现问题（如设备故障、人员失误），需书面提出异议并留存证据（照片、视频、第三方证明）；风险预警机制：若乙方出现履约风险（如人员不足、进度滞后），甲方需及时发函催告，明确“逾期后果”，为后续维权保留依据。四、常见风险规避策略1.服务内容模糊风险表现：合同仅约定“活动执行服务”，未明确具体工作，导致“乙方认为的服务”与“甲方期望的服务”不符；规避：制作《服务清单》作为附件，逐项列明服务内容、标准、数量，双方签字确认。2.费用支付争议风险表现：甲方以“服务未达标”拒付尾款，乙方以“甲方未及时付款”停止服务；规避：将付款节点与服务验收绑定，如“验收合格后7日内付款”，同时约定“验收异议期”（如“甲方需在验收后3日内提出书面异议，否则视为合格”）。3.违约责任空泛风险表现：合同仅约定“违约方承担违约责任”，未明确具体后果，导致纠纷时“索赔无据”；规避：针对核心风险（如延误、质量问题、安全事故），分别约定违约金比例、损失赔偿范围（如“含直接损失、律师费、诉讼费”）。4.不可抗力滥用风险表现：乙方以“疫情、政策变化”为由主张不可抗力，但实际属于“可预见、可克服”的风险；规避：明确不可抗力的范围（如“仅包括自然灾害、战争、政府禁令，不包括市场变化、资金短缺”），约定“乙方需在不