销售合同审查及签约辅助工具

适用场景与价值在企业销售业务中，合同是明确双方权利义务、规避法律风险的核心文件。本工具适用于以下场景：新客户合作：首次合作的客户需通过合同审查确认合作细节，避免信息不对称导致的纠纷；大额/长期订单：金额较大或合作周期较长的合同，需重点审查履约能力、违约责任等条款；特殊条款约定：涉及定制化服务、跨区域交付、知识产权归属等特殊约定时，需保证条款合规且可执行；跨部门协作：销售、法务、财务等多部门需协同审查合同，保证条款符合公司业务规范与风控要求。标准化操作流程第一步：合同接收与初步信息核对合同资料收集：从客户处获取合同文本（含电子版及签字盖章页扫描件），同时收集与合同相关的补充文件（如技术协议、订单确认函、previous合作记录等）。基础信息核对：合同双方主体信息：客户名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址是否与营业执照一致；销售方名称、签约主体是否为公司全称（避免使用简称或子公司名称需确认授权）；合同编号、签约日期、合同金额（大小写是否一致）、币种等基础信息是否完整；合同类型（如购销合同、服务合同）与业务场景是否匹配（避免将服务合同错签为购销合同）。资料完整性检查：若合同附件（如技术参数、验收标准）缺失，需及时向客户补充，保证核心条款无遗漏。第二步：核心条款逐项审查审查重点：围绕“标的、价款、履行、违约、争议”五大核心模块，结合公司业务规范与法律要求逐条核查：审查模块审查要点标的条款1.标的物名称、规格、型号、数量、质量标准是否明确（避免“同类产品”“优质产品”等模糊表述）；2.定制化产品需提供技术附件作为合同组成部分，保证可验收。价款支付1.合同总价是否含税（需明确税率及发票类型）；2.付款节点、比例、方式（如银行转账）是否清晰（避免“验收后付款”未明确验收时间）；3.预付款、进度款、尾款比例是否符合公司财务制度（如预付款不超过30%）。履行条款1.交付时间、地点、方式（如送货上门、客户自提）是否具体；2.验收标准、流程、期限是否明确（避免“合格验收”需定义“合格”的具体指标）；3.双方联系人、联系方式（电话、邮箱）需书面确认，保证沟通顺畅。违约责任1.违约情形是否全覆盖（如逾期交货、逾期付款、质量不达标）；2.违约金计算方式是否合理（如逾期付款违约金不超过LPR的1.5倍），避免“承担全部损失”等模糊表述；3.约定定金时，定金金额不超过合同总额的20%，且需明确“定金罚则”适用情形。争议解决1.争议解决方式优先约定“公司所在地有管辖权的人民法院诉讼”，避免约定异地仲裁（增加维权成本）；2.法律适用一般约定“_________法律”。第三步：风险识别与跨部门协同风险等级判定：根据审查结果，将合同风险分为“高、中、低”三级：高风险：主体无资质、条款违反法律法规（如格式条款排除消费者权利）、违约责任不对等、争议解决方式不利；中风险：条款模糊（如“尽快交付”“合理补偿”）、附件缺失、付款节点不合理；低风险：非核心条款表述微调（如联系人信息变更）。跨部门沟通：法务部门：针对高风险条款，提供修改建议（如将“模糊表述”替换为具体标准）；财务部门：审核付款方式、税务处理是否符合公司财务制度；业务部门：确认履约能力（如客户产能、历史交付记录），评估商业合理性。第四步：合同修改与客户沟通修改方案制定：根据部门反馈，形成《合同修改清单》，明确“原条款”“修改后条款”“修改理由”，由销售负责人与客户沟通。客户协商：对于保护公司利益的修改（如明确违约金计算方式），需向客户解释风险，争取理解；对于客户提出的合理修改（如交付时间调整），需评估履约可行性，同步更新内部流程（如生产计划）。版本确认：双方确认修改后，形成《合同最终版》，并由客户盖章回传（保证每页均有客户公章或骑缝章）。第五步：签约与归档管理签约流程：销售负责人核对合同最终版与客户回传件是否一致，确认签字人权限（如法定代表人需签字，非法人需提供授权委托书）；双方签字盖章：公司方由法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章（避免使用公章或部门章）；合同签订后，向客户开具发票（如约定预付款，需在收到预付款后开具）。归档管理：将合同原件（含附件、修改清单、沟通记录）扫描存档，按“客户名称-合同编号-签约日期”分类；更新《合同台账》，记录合同状态（履行中/已完成/已终止）、关键节点（如付款计划、交付时间），便于后续履约跟踪。实用工具模板模板一：合同审查清单表审查大类审查项目审查要点审查结果（通过/不通过/需修改）问题备注合同主体客户资质营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含合同标的□通过□不通过□需修改如：客户营业执照即将过期1个月授权委托书签字人是否为法定代表人，非法定代表人需提供加盖公章的授权委托书□通过□不通过□需修改如：授权委托书未注明“签订本合同”标的条款标的物信息名称、规格、数量是否与技术附件一致，质量标准是否明确□通过□不通过□需修改如：未提供技术参数附件价款支付金额与税费合同金额大小写一致，是否含税（税率明确）□通过□不通过□需修改如：未明确发票类型（专票/普票）付款节点预付款30%、发货前付60%、验收后付10%，节点是否清晰□通过□不通过□需修改如：“验收后付款”未明确验收期限违约责任逾期付款违约金约定为“按逾期金额每日0.05%计算”（不超过LPR1.5倍）□通过□不通过□需修改如：约定“承担全部损失”需明确上限争议解决管辖法院约定“甲方（公司）所在地有管辖权的人民法院”□通过□不通过□需修改如：约定乙方所在地仲裁，需协商修改模板二：签约进度跟踪表合同编号合同名称客户名称当前状态负责人计划完成时间实际完成时间关键节点备注2024XS001设备购销合同A科技有限公司待客户确认修改2024-03-15-客户要求将交付时间延长7天2024XS002技术服务合同B有限公司已签约2024-03-102024-03-10已收到预付款，待启动服务关键风险提示主体风险：避免与无独立法人资格的分支机构（如分公司）签约，需提供总公司授权书；客户为自然人时，需核对证件号码信息并留存复印件。条款歧义：禁止使用“大约”“左右”“尽快”等模糊表述，所有时间、金额、数量需量化（如“7个工作日内”“含税金额10万元”）。履约能力：对大额订单（如超过500万元），建议通过第三方征信平台核查客户信用状况，或要求提供担保（如银行保函）。附件完整性：技术协议、验收标准等附