机关单位会议管理规范手册

机关单位会议管理规范手册一、总则（一）目的意义为规范机关会议管理，提升会议质量与决策效率，推动工作部署高效落地，结合机关运行实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于机关本级及所属单位各类会议的策划、组织、实施与后续管理。（三）基本原则精简高效：严控会议数量、规模及时长，聚焦核心议题，避免“以会议落实会议”。务实节俭：遵循厉行节约要求，压缩会议成本，优先采用线上会议等轻量化形式。规范有序：严格审批、组织流程，确保会议成果可追溯、可执行。二、会议分类与审批（一）会议分类根据性质、议题范围，会议分为三类：决策类会议（如党组会、局长办公会）：研究重大事项、制度修订、人事任免等，由单位领导班子主持。业务类会议（如专题工作会、业务推进会）：聚焦专项工作推进、跨部门协调，由分管领导或业务科室牵头。事务类会议（如周例会、协调会）：部署日常工作、通报进展，由科室负责人或指定人员组织。（二）审批权限决策类会议：提前1个工作日报单位主要领导审批，明确会议时间、议题、参会范围。业务类会议：由分管领导审批，涉及跨部门协作的，需报主要领导备案。临时会议：因紧急事项召开的会议，需说明事由，经分管领导同意后组织，会后2个工作日内补报审批手续。三、会议组织实施（一）会前准备1.议题收集与审核会议牵头科室提前3个工作日收集议题，填写《会议议题申报表》，说明议题背景、需决策事项或协调内容。审核要求：决策类议题报主要领导审核，业务类议题由分管领导审核，确保议题聚焦、材料充分（附政策依据、数据支撑或方案草案）。2.会议通知审核通过后，提前1-2个工作日发布通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员、需携带材料（涉密会议采用加密渠道通知）。通知需同步提醒参会人员提前熟悉议题，准备发言要点。3.会场与材料准备会场布置：根据参会人数调整桌椅、投影、录音设备，涉密会议需检查会场保密环境。材料准备：牵头科室提前1个工作日将会议材料分发给参会人员（涉密材料现场领取、会后收回）。（二）会中组织1.主持与节奏把控主持人开场明确会议目的、议程，控制发言时长（一般不超过5分钟/人），引导讨论聚焦议题，避免偏离主题。对争议议题，主持人可暂停讨论，协调相关人员会后沟通，或提请集体决策。2.记录与决议形成会议记录需客观、完整，记录议题讨论过程、决策结果、责任人及完成时限，会后2个工作日内形成《会议纪要》。决策类会议纪要需经主持人审核后印发，业务类、事务类会议纪要由牵头科室负责人审核。3.应急与保密管理会议期间突发设备故障，由会务人员立即协调技术支持；涉密会议严禁无关人员进入，手机需集中保管或调至静音。（三）会后落实1.纪要印发与传达会议纪要经审核后，1个工作日内印发至参会人员及相关科室，重要会议纪要同步报送单位领导班子。牵头科室负责将会议精神传达至未参会的相关人员，确保信息全覆盖。2.任务分解与督办对会议确定的任务，牵头科室填写《会议任务督办表》，明确责任人、完成时限、验收标准，报分管领导备案。督办周期：一般事项每周跟踪进度，重大事项每旬汇报，逾期未完成需说明原因并提出整改计划。3.材料归档会议结束后3个工作日内，牵头科室将会议通知、议题申报表、材料、纪要、督办表等整理归档，按年度、类别编号存放。四、会议纪律与要求（一）参会人员纪律考勤要求：提前5分钟到会，因故无法参会需提前1个工作日向主持人请假，经批准后安排人员代会（代会人员需熟悉议题）。行为规范：着正装或商务便装，关闭手机或调至静音，严禁在会场内接打电话、随意走动、处理与会议无关事务。发言要求：围绕议题发言，言简意赅，避免重复，对决策事项需明确表态（同意、反对、保留意见），反对意见需说明理由。（二）保密要求会议讨论的敏感事项，参会人员不得向无关人员透露，违者按保密规定追责。五、监督与考核（一）监督机制办公室（综合科）每月抽查会议记录、纪要、督办表，检查会议议题质量、决策落实情况。每季度开展“会议质量评估”，邀请参会人员对会议效率、材料质量、决策科学性打分，结果纳入科室考核。（二）问责与整改对以下情形予以通报批评，情节严重的扣减科室绩效分：无故缺席、迟到早退累计3次以上；议题材料不充分、导致会议延期或决策失误；会议任务未按时完成且无正当理由。被通报科室需在5个工作日内提交整改报告，明确改进措施，办公室跟踪整改效果。六、附则1.本规范自发布之日起施行，由办公室（综合