生产检验记录保存制度

PAGE生产检验记录保存制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司生产检验记录的保存管理，确保记录真实、完整、可追溯，为产品质量追溯、生产过程监控、质量改进以及满足法律法规和客户要求提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司内所有生产环节的检验记录，包括原材料检验记录、过程检验记录、成品检验记录等相关质量检验活动所产生的记录。3.职责质量部门负责制定和修订生产检验记录保存制度，并监督制度的执行情况。指导各部门正确填写、收集、整理和保存生产检验记录。定期对检验记录进行审查和分析，为质量决策提供依据。生产部门负责本部门生产过程中各类检验记录的填写、收集和初步整理，确保记录及时、准确、完整。按照规定的期限和方式将检验记录移交质量部门。其他相关部门负责本部门涉及的与生产检验相关记录的填写和保存，并配合质量部门和生产部门做好记录的管理工作。在各自职责范围内，依据制度要求对检验记录进行有效利用和保护。二、记录的填写要求1.记录内容生产检验记录应包含足够的信息，以明确检验的对象、时间、地点、检验项目、检验方法、检验结果、检验人员等关键要素。对于原材料检验记录，应详细记录原材料的名称、规格型号、批次、供应商、进货日期、检验项目（如外观、尺寸、性能指标等）及检验结果判定。过程检验记录要涵盖生产工序、检验点、检验时间、产品批次、检验项目（如工艺参数、半成品质量特性等）、实测数据以及检验结论等内容。成品检验记录应注明成品的型号、批次、数量、检验日期、检验项目（包括外观、性能、包装等）、抽样数量、检验结果以及判定结论等。2.填写规范记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔填写。所有记录内容应如实填写，不得随意涂改、伪造或遗漏。如确需修改，应采用划改方式，在修改处由修改人签字确认，并注明修改日期。对于电子记录，应采用安全可靠的电子签名方式进行确认，确保记录的真实性和完整性。电子记录应定期备份，防止数据丢失。三、记录的收集与整理1.收集要求检验人员应在完成检验工作后及时将检验记录交至本部门负责人。生产部门各工序负责人应每日对本工序产生的检验记录进行收集，确保无遗漏。对于涉及多个部门的检验记录，由牵头部门负责协调相关部门及时提供记录，并汇总整理。2.整理方法收集后的检验记录应按照类别、时间顺序进行初步整理。对于纸质记录，应去除无关的附件，将同一批次产品的各项检验记录装订成册，并在封面注明产品批次、检验项目、记录时间段等信息。对于电子记录，应按照文件夹结构进行分类存储，文件夹命名应清晰反映记录的类别和时间范围，如“原材料检验记录[年份][月份]”、“成品检验记录[产品型号][批次号]”等。每个文件夹内的电子文档应命名规范，便于查找和识别。四、记录的保存期限1.法律法规及行业标准要求根据相关法律法规和行业标准规定，结合公司产品特点，确定各类生产检验记录的保存期限。一般情况下，原材料检验记录应保存至该批原材料使用完毕后至少[X]年；过程检验记录应保存至该批产品生产结束后至少[X]年；成品检验记录应保存至产品保质期结束后至少[X]年。对于涉及产品质量安全、重大质量事故或客户有特殊要求的记录，保存期限应按照法律法规或客户要求执行，通常不少于[具体年数]年。2.公司内部规定在法律法规和行业标准要求的基础上，公司可根据自身管理需要适当延长某些检验记录的保存期限，但不得低于法定要求。对于新产品研发过程中的检验记录、关键工艺变更的相关记录等，应根据实际情况确定合理的保存期限，确保能够为后续的产品改进和质量追溯提供充分依据。五、记录的保存方式1.纸质记录保存纸质检验记录应存放在专门的文件柜中，文件柜应具备防火、防潮、防虫等功能。按照记录类别和时间顺序进行排列存放，便于查找和取用。对于重要的纸质记录，可进行备份存储在异地仓库，以防止因自然灾害、火灾等意外事件导致记录丢失。定期对纸质记录进行检查，如发现纸张破损、字迹模糊等情况，应及时采取修复或复印等措施进行处理，确保记录的可读性和完整性。2.电子记录保存电子检验记录应存储在服务器或专用存储设备上，服务器应具备数据备份、恢复和安全防护功能，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。建立电子记录的存储目录结构，按照类别和时间进行分类存储，并设置权限管理，只有经过授权的人员才能访问和修改相关记录。定期对电子记录进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如磁带、光盘或外部硬盘等，并定期进行数据恢复测试，确保备份数据的可用性。对于长期保存的电子记录，应根据存储介质的特性，定期进行数据迁移或更新存储设备，以保证数据的安全性和完整性。六、记录的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅生产检验记录时，应填写《检验记录查阅申请表》，注明查阅目的、记录类别、时间段等信息，经所在部门负责人批准后，到质量部门查阅。质量部门应指定专人负责记录的查阅工作，按照申请表的要求提供相应记录，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅记录，不得擅自将记录带出质量部门办公室。如需复印或摘录相关内容，应经质量部门负责人同意，并按照规定进行登记。查阅记录应仅限于工作所需，不得泄露记录中的商业秘密或其他敏感信息。2.借阅规定外部单位（如客户、监管机构等）因特殊原因需要借阅公司生产检验记录时，必须经过公司主管领导批准。借阅申请应详细说明借阅目的、借阅记录的类别和范围、借阅期限等内容。经批准后，由质量部门与借阅单位签订《检验记录借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅记录应严格按照协议规定的期限归还，如遇特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅单位应妥善保管记录，不得擅自复制、传播或用于其他非协议约定的目的。如因保管不善导致记录损坏、丢失，借阅单位应承担相应的赔偿责任。七、记录的销毁1.销毁条件当生产检验记录的保存期限届满，且确认该记录不再具有任何使用价值时，可按照本制度规定进行销毁。在销毁记录前，应进行严格的审核，确保记录确实已过保存期限，且不存在任何未处理的质量问题或法律纠纷。2.销毁程序由质量部门提出记录销毁申请，填写《检验记录销毁申请表》，详细说明拟销毁记录的类别、数量、保存期限、销毁原因等信息，并附上相关记录清单。《检验记录销毁申请表》经质量部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。审批通过后，质量部门负责组织实施记录销毁工作。对于纸质记录，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保记录无法恢复；对于电子记录，应使用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据彻底清除。在记录销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《检验记录销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。销毁登记表应与销毁申请表等相关文件一同存档保存。八、监督与考核1.监督检查质量部门应定期对各部门生产检验记录的保存情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写规范、收集整理情况、保存期限执行情况、查阅借阅管理以及销毁程序等方面。监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查应制定详细的检查计划，明确检查的范围、内容和时间间隔；不定期抽查可根据实际工作需要随时进行，重点检查关键环节和存在问题较多的部门。每次监督检查结束后，质量部门应编写检查报告，对检查中发现的问题进行详细记录，并提出整改意见和建议。检查报告应提交给公司管理层，同时反馈给相关责任部门。2.考核措施公司将生产检验记录保存制度的执行情况纳入部门和个人的绩效考核体系。对于在记录管理工作中表现出色的部门和个人，给予适当的奖励，如绩效加分、表彰等。对于违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如绩效扣分、警告、罚