生产企业原材料供应制度

PAGE生产企业原材料供应制度一、总则（一）目的本制度旨在规范生产企业原材料供应流程，确保原材料的稳定供应、质量可靠，满足生产需求，提高企业生产运营效率，保障产品质量，降低成本，增强企业市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及原材料采购、运输、存储、检验等供应环节的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保原材料供应活动合法合规。2.质量第一原则：优先选择质量可靠的原材料供应商，建立严格的质量检验机制，确保投入生产的原材料符合质量要求。3.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略、供应商管理和物流优化，降低原材料采购及供应成本。4.合作共赢原则：与原材料供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同应对市场变化和挑战。二、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选标准资质信誉：具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。生产能力：拥有与供应原材料相匹配的生产设备、技术工艺和生产规模，能够稳定生产所需原材料。质量控制：建立完善的质量管理体系，具备有效的质量检测手段，确保原材料质量符合要求。价格合理：提供的原材料价格具有市场竞争力，在综合考虑质量、服务等因素的基础上，价格优势明显。服务水平：具备良好的售前、售中、售后服务能力，能够及时响应公司需求，解决供应过程中的问题。2.供应商开发渠道行业推荐：通过行业协会、同行企业等推荐优质供应商。网络搜索：利用互联网平台搜索潜在供应商，并进行初步筛选。实地考察：对有合作意向的供应商进行实地考察，了解其实际情况。3.供应商评估与选择流程信息收集：采购部门收集潜在供应商的相关信息，包括企业概况、产品目录、价格清单、质量认证等。初步评估：根据筛选标准对供应商进行初步评估，筛选出符合基本要求的供应商名单。实地考察：组织相关部门对初步筛选的供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、管理水平等。样品测试：要求供应商提供样品进行测试，检验原材料质量是否符合公司要求。综合评审：采购部门会同质量部门、技术部门等对供应商进行综合评审，确定最终入选供应商名单。合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务。（二）供应商考核1.考核指标质量指标：原材料合格率、退货率、质量问题投诉次数等。交货指标：交货准时率、交货数量准确性等。价格指标：价格波动情况、价格调整合理性等。服务指标：响应速度、售后服务质量等。2.考核周期每月对供应商进行一次月度考核，每季度进行一次综合考核。3.考核方式数据统计：采购部门、质量部门等相关部门负责收集供应商的各项考核数据。实地检查：定期或不定期对供应商进行实地检查，了解其生产经营状况。客户反馈：收集公司内部使用部门对供应商原材料及服务的反馈意见。4.考核结果应用优秀供应商：给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先付款等。合格供应商：维持现有合作关系，督促其改进不足。不合格供应商：发出整改通知，限期整改；整改仍不合格的，暂停或终止合作关系。（三）供应商关系维护1.定期沟通采购部门定期与供应商召开沟通会议，交流原材料供应情况、市场动态、合作问题等。建立供应商联系渠道，及时解决供应过程中的突发问题。2.合作培训根据公司需求，组织供应商参加相关培训，提高其产品质量和服务水平。与供应商共同开展技术研发和质量改进活动，提升双方合作层次。3.应急管理建立供应商应急管理机制，针对可能影响原材料供应的突发事件，制定应急预案。与供应商签订应急供应协议，确保在紧急情况下能够及时获得所需原材料。三、采购管理（一）采购计划制定1.需求预测生产部门根据生产计划、销售订单及库存情况，定期进行原材料需求预测，并提交给采购部门。采购部门结合市场动态、供应商供应能力等因素，对需求预测进行审核和调整。2.采购计划编制采购部门根据需求预测结果，编制月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确原材料名称、规格型号、数量、交货时间、质量要求等内容。3.计划审批采购计划提交给相关部门进行审批，审批部门包括生产部门、财务部门、质量部门等。各审批部门对采购计划的合理性、可行性进行审核，提出意见和建议。采购计划经审批通过后实施。（二）采购订单下达1.订单生成采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、原材料名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款。2.订单审核采购订单下达前，由采购部门负责人进行审核，确保订单条款清晰、准确、合理。涉及重大采购订单或特殊要求的订单，应提交公司领导审批。3.订单发送采购订单审核通过后，采购部门及时将订单发送给供应商，并要求供应商确认。跟踪供应商对订单的确认情况，确保双方对订单内容无异议。（三）采购合同管理1.合同签订采购订单下达后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方权利义务、原材料规格质量、价格条款、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。2.合同执行采购部门和供应商按照采购合同约定履行各自义务。采购部门跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中的问题。3.合同变更与终止如因市场变化、生产需求调整等原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订变更协议。如出现合同约定的终止情形或双方协商一致终止合同，采购部门应按照合同约定办理相关手续。（四）采购成本控制1.价格谈判采购部门在采购过程中，与供应商进行价格谈判，争取优惠价格。分析市场价格走势，参考同类产品价格，合理确定采购价格。2.成本分析定期对采购成本进行分析，对比不同供应商价格、采购数量、运输成本、质量成本等因素。找出成本控制的关键点，采取有效措施降低采购成本。3.成本节约奖励对在采购成本控制方面表现突出的采购人员给予奖励。鼓励采购人员通过优化采购策略、开发新供应商等方式降低采购成本。四、运输管理（一）运输方式选择1.根据原材料特性、运输距离、交货时间等因素，选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、水路运输、航空运输等。2.对于紧急订单或高价值原材料，优先选择快速、安全的运输方式。（二）运输合同签订1.与选定的运输服务商签订运输合同，明确运输服务内容、运输费用、运输时间、交货地点、货物保险、违约责任等条款。2.运输合同签订前，对运输服务商的资质、信誉、服务能力等进行审核。（三）运输过程监控1.建立运输过程监控机制，实时跟踪运输车辆或运输工具的位置、行驶状态等信息。2.要求运输服务商定期反馈运输情况，及时掌握原材料运输进度。3.如发现运输过程中出现异常情况，如延误、损坏等，及时采取措施解决，并通知相关部门。（四）运输费用结算1.根据运输合同约定，按时与运输服务商进行运输费用结算。2.审核运输费用结算凭证，确保费用结算准确无误。3.对运输费用进行统计分析，评估运输成本合理性。五、存储管理（一）仓库规划建设1.根据原材料的种类、特性、存储量等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料库、半成品库、成品库等。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保原材料存储安全。3.配备必要的仓储设备，如货架、托盘、叉车、温湿度控制设备等，提高仓储管理效率。（二）入库管理1.原材料到货前，仓库管理人员做好收货准备工作，包括清理存储区域、准备验收工具等。2.原材料到货时，仓库管理人员按照采购合同和送货单核对原材料的名称、规格型号、数量、质量等信息。3.对原材料进行外观检查和质量检验，合格后方可办理入库手续。4.填写入库单，记录原材料入库日期、供应商名称、原材料名称、规格型号、数量、质量状况等信息，并由仓库管理人员、送货人员签字确认。（三）存储管理1.按照原材料的特性和存储要求，对原材料进行分类存放，标识清晰。2.定期对原材料进行盘点，确保账实相符。3.做好仓库的温湿度控制、防虫防鼠等工作，保证原材料存储质量。4.建立库存预警机制，当库存低于或高于设定的安全库存时，及时发出预警信号。（四）出库管理1.根据生产部门的领料单，仓库管理人员办理原材料出库手续。2.核对领料单信息，确保领料数量、规格型号等与生产需求一致。3.发放原材料时，遵循先进先出原则，确保原材料质量稳定。4.填写出库单，记录原材料出库日期、领料部门、原材料名称、规格型号、数量等信息，并由仓库管理人员、领料人员签字确认。六、检验管理（一）检验标准制定1.质量部门根据国家相关标准、行业标准及公司产品质量要求，制定原材料检验标准。2.检验标准应明确原材料的各项质量指标、检验方法、检验频率等内容。（二）检验流程1.进货检验原材料到货后，质量检验人员按照检验标准对原材料进行检验。检验内容包括外观、尺寸、理化性能、微生物指标等。填写检验报告，记录检验结果，合格的原材料方可进入仓库。2.过程检验在原材料投入生产过程中，质量检验人员进行过程检验，确保生产过程中原材料质量符合要求。对关键工序的原材料进行重点检验，及时发现和解决质量问题。3.成品检验产品生产完成后，质量检验人员对成品进行检验，确保产品质量符合标准。根据检验结果判定产品是否合格，合格产品方可入库或出厂。（三）不合格品处理1.对于检验不合格的原材料，质量部门出具不合格报告，并及时通知采购部门和供应商。2.采购部门与供应商协商处理不合格原材料，如退货、换货、补货等。3.对不合格原材料进行标识、隔离和记录，防止其流入生产环节。4.分析不合格原材料产生的原因，采取措施进行整改，防止类似问题再次发生。七、信息管理（一）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，记录供应商基本信息、资质证书、产品目录、价格清单、质量认证、考核记录等内容。2.定期更新供应商信息，确保信息的准确性和完整性。（二）采购信息管理1.对采购计划、采购订单、采购合同等采购信息进行分类管理，建立采购信息档案。2.及时跟踪采购信息执行情况，对采购过程中的数据进行统计分析，为采购决策提供依据。（三）库存信息管理1.利用库存管理系统，实时记录原材料的出入库情况、库存数量