财务共享运营相关制度

财务共享运营相关制度第一章总则第一条本制度依据《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于财务数字化转型的战略部署，以及公司防范财务运营风险、提升管理效率的内部需求，制定本制度。旨在通过财务共享运营模式，规范业务流程，强化风险防控，促进资源整合，确保财务管理合规、高效、协同。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖财务共享中心运营涉及的所有业务场景，包括但不限于资金支付、会计核算、税务管理、费用报销、资产管理等财务活动。第三条本制度中核心术语定义如下：（一）“财务共享运营管理”指公司通过建立集中化、标准化的财务共享服务平台，整合业务流程、优化资源配置、提升运营效率，实现财务工作集约化管理的模式。（二）“财务运营风险”指在财务共享运营过程中可能因流程设计缺陷、系统漏洞、人员操作失误、外部环境变化等因素导致的资金损失、合规风险或声誉损害。（三）“财务合规要求”指国家法律法规、行业规范及公司内部制度对财务活动合法性、真实性、完整性的统一标准。（四）“财务共享责任矩阵”指通过职责划分与协同机制，明确各层级、各部门在财务共享运营中的权利与义务。第四条财务共享运营管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：财务共享服务范围应涵盖公司所有核心财务业务，确保管理无死角。（二）责任到人原则：建立清晰的岗位责任体系，确保每项操作可追溯、每项风险可防控。（三）风险导向原则：以风险防控为优先，通过流程设计、系统控制、监督考核实现风险动态管理。（四）持续改进原则：定期评估运营效果，结合业务发展与技术迭代优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财务共享运营管理负总责，承担全面领导责任；分管财务、运营的领导为直接责任人，负责专项管理工作的组织实施与监督考核。第六条设立财务共享运营管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务、信息技术、审计、人力资源等部门负责人为成员。领导小组职能包括：（一）统筹财务共享运营的战略规划与重大决策；（二）协调跨部门协作问题，审批重大风险处置方案；（三）监督运营管理成效，推动体系优化升级。第七条领导小组下设办公室，挂靠财务部，负责日常管理事务，具体职能包括：（一）制定并更新财务共享运营管理制度；（二）组织专项培训与合规宣贯；（三）汇总分析运营数据，提交决策参考。第八条明确三类主体的专项管理职责：（一）牵头部门（财务部）：1.统筹财务共享平台的建设与迭代；2.识别并评估运营风险，制定防控预案；3.负责业务合规标准制定与考核；4.指导专责部门与业务部门协同。（二）专责部门（信息技术部、审计部）：1.信息技术部：保障系统稳定性，开发风险监控工具；2.审计部：开展专项审计，核查运营合规性；3.联合开展流程优化与案例研究。（三）业务部门/下属单位：1.落实财务共享要求，确保业务数据准确传递；2.配合专责部门开展流程测试与风险排查；3.建立内部复核机制，防止操作失误。第九条基层执行岗位（如录入员、审核员）应履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确操作红线；（二）及时上报异常情况，协助风险处置；（三）参与定期轮岗，避免长期单点操作风险。第三章专项管理重点内容与要求第十条资金支付管控：规范资金审批权限，明确授权层级与限额标准。禁止未经授权的越权支付，异常大额支付必须经双人复核。重点防控资金错付、漏付、重复支付风险。第十一条会计核算规范：统一会计科目体系，规范凭证生成与审核流程。禁止虚构业务、伪造单据等行为，确保账实一致性。重点防控科目滥用、分录错误风险。第十二条税务合规管理：建立税务政策跟踪机制，确保发票开具、申报、抵扣全流程合规。禁止虚开发票、偷税漏税行为，重点防控税务争议风险。第十三条费用报销标准：制定费用预算上限，明确报销单据审核要求。禁止超标报销、重复报销，重点防控套取费用风险。第十四条资产管理流程：规范资产登记、调拨、处置全流程，确保账实相符。禁止虚增资产、违规处置，重点防控资产流失风险。第十五条数据安全防护：建立数据分级分类标准，采取加密、脱敏等技术措施。禁止非授权访问、数据泄露，重点防控核心数据安全风险。第十六条流程变更控制：重大流程调整必须经领导小组审批，修订后同步更新操作手册。禁止擅自修改系统参数，重点防控流程脱节风险。第十七条外包合作管理：严格供应商尽职调查，签订权责清晰的合作协议。禁止利益输送、恶性竞争，重点防控外包服务质量风险。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：每年联合审计部、信息技术部开展制度评估，根据监管变化、业务调整及时修订。重大变更须发布专项通知。第十九条风险识别预警机制：每季度开展运营风险排查，采用风险矩阵法分级评估，发布预警报告并明确责任部门。一般风险需1个月内整改，重大风险须3日内上报领导小组。第二十条合规审查机制：嵌入业务关键节点（如支付审批、合同签订），未经合规审查的业务不得执行。建立“一票否决”制度，违规操作需立即中止并追溯责任。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由专责部门牵头处置，48小时内报告结果；（二）重大风险启动应急预案，由领导小组成立专项组协同处置；（三）重大事件需上报母公司审批，同时通报相关部门。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：包括操作违规、流程未落实、系统未及时修复等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规扣除绩效并调岗；（三）连带责任：涉及部门负责人承担管理责任，情节严重者追究纪律处分。第二十三条评估改进机制：每半年开展运营效果评估，通过KPI指标体系衡量效率、合规、风险防控成效。评估报告需提交领导小组审议，提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导须签署责任书，将财务共享运营纳入年度述职考核。建立“首问负责制”，确保问题快速响应。第二十五条考核激励机制：将合规指标占绩效权重不低于20%，连续三年优秀的部门可获专项奖励。违规率超3%的部门取消评优资格。第二十六条培训宣传机制：分层级开展培训，管理层重点强化合规意识，操作层重点规范系统操作。每季度组织考核，合格率低于80%的需补训。第二十七条信息化支撑：通过RPA技术实现自动化流程，利用BI工具实现风险实时监控。建立日志审计功能，确保操作可回溯。第二十八条文化建设：发布《财务共享合规手册》，开展“案例月”活动。签订全员合规承诺书，将合规理念融入企业价值观。第二十九条报告制度：（一）风险事件日报需在次日上午10点前报送领导小组；（二）年度管理报告需在次年2月底前完成，包括但不限于数据统计、问题清单、改进措施；（三