生产企业两票制管理制度

PAGE生产企业两票制管理制度一、总则（一）目的为加强公司药品采购、销售过程中的票据管理，规范药品流通秩序，保证药品质量，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有药品的采购、销售活动，包括药品的购进、验收、储存、养护、销售、出库等环节涉及的票据管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家药品管理相关法律法规，确保公司药品经营活动在合法合规的框架内进行，票据管理符合法定要求。2.真实准确原则票据内容必须真实反映药品采购、销售的实际情况，数据准确无误，不得虚假开具或篡改票据信息。3.完整规范原则票据应包含所有必要信息，格式规范，字迹清晰，印章齐全，确保票据的完整性和有效性。4.可追溯原则建立完善的票据档案管理系统，保证票据信息能够完整追溯药品的流向和来源，便于查询、核对和监管。二、职责分工（一）采购部门1.负责与供应商洽谈药品采购业务，签订采购合同，并确保合同条款符合本制度要求。2.审核供应商提供的发票、随货同行单等票据，确保票据的真实性、合法性和完整性。3.及时将采购票据传递给质量管理部门和财务部门进行审核和入账。（二）质量管理部门1.依据采购合同和质量标准，对购进药品进行验收，检查药品质量与票据信息是否一致。2.审核采购票据与药品验收记录的一致性，确保药品质量合格且来源可追溯。3.对销售票据进行审核，确保销售药品符合质量要求，销售流向真实、合法。（三）仓储部门1.根据采购部门传递的票据和质量管理部门的验收结果，办理药品入库手续，确保入库药品数量、规格、质量等与票据相符。2.负责药品的储存和养护，记录药品出入库情况，保证库存药品账、物、票相符。3.根据销售部门的发货通知，办理药品出库手续，确保出库药品与销售票据一致。（四）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确销售药品的品种、数量、价格、交货方式等条款，并确保合同符合本制度规定。2.开具销售发票和销售清单，保证票据内容真实、准确、完整，与销售合同及实际发货情况一致。3.及时将销售票据传递给财务部门进行结算，并跟踪销售回款情况。（五）财务部门1.审核采购发票、销售发票等票据的合法性、真实性和准确性，确保符合财务制度和税务法规要求。2.依据审核无误的票据进行账务处理，及时记录药品采购、销售的资金流动情况。3.定期对票据进行核对和盘点，确保财务账目与票据信息一致，保障公司财务数据的准确性。三、票据管理要求（一）采购票据1.采购合同采购部门应与供应商签订书面采购合同，合同内容应包括药品名称、规格、数量、价格、交货日期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，采购部门应将合同副本及时传递给相关部门备案。2.发票供应商应开具合法有效的发票，发票内容应与采购合同一致，包括药品名称、规格、数量、单价、金额、发票号码、开票日期、销售方名称及纳税人识别号等信息。发票应加盖销售方发票专用章，发票字迹清晰，不得涂改、伪造。采购部门收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性和完整性，如有疑问应及时与供应商沟通核实。3.随货同行单随货同行单应加盖供货单位药品出库专用章原印章，内容包括供货单位、生产厂商、药品通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等信息，并标明每件包装内药品的数量。随货同行单与采购发票、采购合同的相关内容应保持一致。采购部门应确保随货同行单与药品同时到达公司，并及时将随货同行单传递给质量管理部门和仓储部门。（二）销售票据1.销售合同销售部门应与客户签订书面销售合同，合同内容应包括药品名称、规格、数量、价格、交货日期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。销售合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，销售部门应将合同副本及时传递给相关部门备案。2.销售发票销售部门应按照销售合同约定，及时开具销售发票。销售发票内容应与销售合同一致，包括药品名称、规格、数量、单价、金额、发票号码、开票日期、购货方名称及纳税人识别号等信息。销售发票应加盖公司发票专用章，发票字迹清晰，不得涂改、伪造。销售部门开具发票后，应及时将发票副本传递给财务部门进行结算，并将发票联和抵扣联交付给客户。3.销售清单销售清单应加盖公司业务专用章，内容包括购货单位、药品通用名称、剂型、规格、批号、数量、金额、销售日期等信息。销售清单与销售发票的相关内容应保持一致。销售部门应确保销售清单与销售发票同时开具，并将销售清单副本传递给财务部门和仓储部门。四、票据流转程序（一）采购票据流转1.采购部门与供应商签订采购合同后，将合同副本交质量管理部门、仓储部门和财务部门备案。2.供应商发货时，随货同行单应与药品一同送达公司。采购部门收到随货同行单和药品后，核对随货同行单与采购合同的一致性，并将随货同行单传递给质量管理部门和仓储部门。3.质量管理部门依据采购合同和质量标准对购进药品进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括药品名称、规格、数量、批号、质量状况等信息，并签字确认。4.采购部门将验收合格的药品及相关票据传递给仓储部门。仓储部门核对随货同行单、验收报告与药品的一致性，办理药品入库手续，并在随货同行单上签字确认。5.采购部门将采购发票、随货同行单等票据传递给财务部门。财务部门审核票据的合法性、真实性和准确性后，进行账务处理。（二）销售票据流转1.销售部门与客户签订销售合同后，将合同副本交质量管理部门、仓储部门和财务部门备案。2.销售部门根据销售合同开具销售发票和销售清单。销售发票联和抵扣联交付给客户，销售清单副本传递给财务部门和仓储部门。3.仓储部门根据销售部门的发货通知，核对销售清单与库存药品的一致性，办理药品出库手续，并在销售清单上签字确认。4.销售部门将销售发票副本传递给财务部门。财务部门审核销售发票的合法性、真实性和准确性后，进行账务处理，并跟踪销售回款情况。五、票据审核与存档（一）票据审核1.各部门在收到票据后，应按照职责分工进行审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性、一致性等方面。2.采购部门审核采购发票、随货同行单与采购合同的一致性，以及供应商的资质和信誉。3.质量管理部门审核采购票据与药品验收记录的一致性，以及药品质量是否符合标准。4.仓储部门审核票据与药品出入库记录的一致性，确保库存药品账、物、票相符。5.财务部门审核票据的合法性、真实性和准确性，确保符合财务制度和税务法规要求。6.如发现票据存在问题，审核部门应及时与相关部门沟通核实，要求对方更正或补充相关信息。对于不符合要求的票据，应拒绝接收，并说明理由。（二）票据存档1.各部门应按照档案管理规定，对审核无误的票据进行分类整理、装订成册，并及时存档。2.采购票据应包括采购合同、发票、随货同行单、验收报告等，按照采购批次进行存档。3.销售票据应包括销售合同、发票、销售清单、发货记录等，按照销售批次进行存档。4.使用电子票据的，应按照电子档案管理要求进行存储和备份，确保电子票据的完整性和可追溯性。5.票据存档期限应符合国家法律法规和行业标准要求，一般为药品有效期满后至少保存5年。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对票据管理情况进行审计检查，重点检查票据的真实性、合法性、完整性以及票据流转程序的合规性。2.各部门应定期对本部门的票据管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报告给公司管理层。3.公司建立内部举报机制，鼓励员工对票据管理中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人相应奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部检查1.积极配合药品监管部门、税务部门等相关外部机构的检查工作，如实提供票据资料，接受外部监督。2.对于外部检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告给相关部门。同时，分析问题产生的原因，完善内部管理制度，防止类似问题再次发生。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织公司员工参加两票制管理制度培训，培训内容包括法律法规、制度要求、操作流程、票据审核要点等方面。确保员工熟悉两票制管理规定，掌握票据管理技能。2.根据不同岗位的职责需求，制定针对性的培训计划，提高培训效果。培训方式可采用集中授课、案例分析、现场演示等多种形式。3.对新入职员工进行两票制管理制度专项培训，使其尽快了解和适应公司的票据管理要求。（二）宣传1.通