日常零星采购财务制度

PAGE日常零星采购财务制度一、总则（一）目的为了加强公司日常零星采购财务管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障公司运营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因日常经营活动需要进行的零星采购业务，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、小额维修材料、业务招待用品等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定的采购流程和审批程序进行操作，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购资金的合理使用和最大化效益。4.公开透明原则：采购过程应保持公开透明，接受公司内部监督，防止不正当行为发生。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计使用时间等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认，明确采购需求的合理性和必要性。对于涉及特殊用途或专业性较强的采购申请，应附上相关说明或技术参数要求。（二）审批流程1.初审：部门负责人签字后的采购申请表提交至采购部门，采购专员对申请内容进行初步审核，检查采购需求是否符合公司业务实际需要、预算是否合理、申请流程是否完整等。2.财务审核：初审通过后，申请表流转至财务部门。财务人员重点审核采购预算的合理性以及资金来源的合规性。对于超出部门预算或无明确资金来源的采购申请，财务人员有权要求申请部门重新调整或补充说明。3.终审：经财务审核通过的采购申请，报公司分管领导进行最终审批。分管领导根据公司整体运营情况、财务状况以及采购事项的重要性等因素，做出审批决定。对于重大采购项目或涉及金额较大的申请，可能需提交公司管理层会议审议。（三）采购执行1.确定供应商：采购部门根据审批通过的采购申请，通过多种渠道寻找合适的供应商。可以通过公司内部供应商库筛选、网络搜索、行业推荐、实地考察等方式，确定不少于三家的潜在供应商。2.询价与比价：采购专员向潜在供应商发送询价函，详细说明采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，要求供应商在规定时间内报价。收到报价后，采购专员对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。3.签订合同：确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，需提交至法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，维护公司合法权益。（四）验收与入库1.验收：采购物品到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员按照合同要求和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行逐一核对。对于需要进行功能测试或技术鉴定的物品，应组织专业人员进行验收。验收合格后，验收人员在《验收单》上签字确认。2.入库：验收合格的采购物品，由仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员根据《验收单》和采购合同，对入库物品进行清点、分类、存放，并登记库存台账。入库物品应妥善保管，确保质量不受损、数量不丢失。（五）付款结算1.发票审核：采购部门在收到供应商发票后，应及时提交至财务部门进行审核。财务人员核对发票信息与采购合同、验收单是否一致，包括发票金额、货物名称、规格、数量、税率等内容。对于不符合要求的发票，财务人员有权要求供应商重新开具。2.付款申请：采购部门根据合同约定和实际验收情况，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。付款申请表经部门负责人签字后提交至财务部门。3.付款审批：财务部门对付款申请进行审核，重点审查付款金额的准确性、付款方式的合规性以及相关凭证的完整性。审核通过后，付款申请报公司领导审批。领导审批同意后，财务部门按照公司资金支付流程办理付款手续。三、财务核算与管理（一）账务处理1.财务部门按照会计准则和公司财务制度，对日常零星采购业务进行准确的账务处理。采购成本包括采购物品或服务的价款、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。2.对于已验收入库但尚未收到发票的采购业务，财务部门应在月末进行暂估入账处理，确保库存账实相符。下月初，用红字冲回暂估入账金额，待收到发票后再进行正式账务处理。（二）预算管理1.公司建立日常零星采购预算管理制度，各部门应根据年度工作计划和实际业务需求，编制本部门的零星采购预算。采购预算应细化到具体采购项目和金额，并经公司审批后执行。2.财务部门负责对各部门采购预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行进度。对于预算执行过程中出现的偏差，及时与相关部门沟通协调，分析原因并采取相应措施进行调整。（三）资金管理1.严格控制采购资金的支付，确保资金支付与采购合同约定、验收情况相符。对于预付款项，应在合同中明确约定预付款比例和支付条件，并加强对预付款项的跟踪管理，确保预付款安全。2.财务部门根据公司资金状况和采购业务需求，合理安排采购资金支付时间。对于金额较大的采购项目，应提前做好资金统筹规划，避免因资金不足影响采购进度。（四）财务监督1.财务部门定期对日常零星采购业务进行财务检查，检查内容包括采购流程的执行情况、合同签订与履行情况、发票管理情况、账务处理情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.接受公司内部审计部门的监督检查，积极配合审计工作，提供相关资料和信息。对于审计提出的问题，认真分析原因，制定整改措施，及时进行整改，确保采购业务规范运作。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商评估与选择标准，综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等因素。对潜在供应商进行实地考察或背景调查，了解其实际经营状况和管理水平。2.根据评估结果，建立供应商库，将符合要求的供应商纳入库中，并定期对供应商库进行更新和维护。在进行零星采购时，优先从供应商库中选择合适的供应商。（二）供应商考核1.定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。通过与采购合同约定的标准进行对比，评估供应商的履约能力。2.建立供应商考核评分机制，根据考核结果对供应商进行评分。对于评分较低的供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。连续多次考核不合格的供应商，应从供应商库中剔除。（三）供应商激励1.对于表现优秀的供应商，给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.通过与供应商建立良好的合作关系，促进供应商不断改进产品质量和服务水平，共同实现互利共赢。五、风险管理（一）采购风险识别1.对日常零星采购业务可能面临的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险、资金风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保。加强对供应商的跟踪管理，及时掌握其经营状况和履约能力变化情况，发现问题及时采取措施，降低违约风险。2.质量风险：加强采购物品的验收环节管理，严格按照合同要求和质量标准进行验收。要求供应商提供产品质量合格证明文件，并在合同中约定质量保证期限和售后服务承诺。对于质量不合格的产品，及时与供应商协商解决，要求其退换货或承担相应赔偿责任。3.价格波动风险：关注市场价格动态，定期收集相关价格信息，建立价格预警机制。对于价格波动较大的采购物品，可通过与供应商协商签订价格调整条款、采取套期保值等方式，降低价格波动对采购成本的影响。4.合同风险：加强合同管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同签订前进行严格的审核把关，避免合同漏洞和风险。合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同变更、解除等事项，防范合同纠纷风险。5.资金风险：合理安排采购资金，确保资金支付与采购进度相匹配。加强资金预算管理，预留一定的资金弹性，应对突发情况。密切关注公司资金状况，避免因资金短缺导致采购业务中断或逾期付款产生不良影响。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立完善的采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、产品信息等。通过网络平台、行业协会、供应商推荐、实地调研等方式，获取全面准确的采购信息。2.定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。分析市场价格走势、供应商动态、产品质量变化等情况，以便及时调整采购策略。（二）采购档案管理1.对日常零星采购业务过程中产生的各类文件和资料进行分类整理，建立采购档案。采购档案包括采购申请表、审批文件、采购合同、验收单、发票、付款凭证等相关资料。2.采购档案应妥善保管，按照档案管理规定进行存档和借