供应商往来会计财务制度

PAGE供应商往来会计财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的往来会计核算及财务管理，确保公司财务信息的准确性、完整性和及时性，维护公司与供应商的合法权益，促进公司供应链的稳定与健康发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及供应商往来业务的财务核算与管理活动，包括但不限于采购业务、应付账款管理、供应商对账与结算等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规和财务会计准则，确保公司与供应商往来业务的处理合法合规。准确性原则：准确记录和反映公司与供应商之间的经济业务往来，保证财务数据的真实可靠。及时性原则：及时处理供应商往来业务，确保各项财务信息及时传递和反馈，以便公司管理层做出准确决策。权责明确原则：明确各部门在供应商往来业务中的职责和权限，避免职责不清导致的管理混乱。二、供应商往来业务流程1.采购业务流程采购申请：各部门根据业务需求填写采购申请表，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至采购部门。采购审批：采购部门对采购申请进行审核，评估其必要性和合理性，报相关领导审批后执行采购任务。供应商选择：采购部门通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、信用评级等。采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。采购订单下达：采购部门根据采购合同生成采购订单，发送给供应商，并跟踪订单执行情况。货物验收：货物到达后，由相关部门进行验收，核对货物的数量、质量、规格等是否与采购合同一致。验收合格后，填写验收报告。发票开具与传递：供应商根据采购合同和实际交货情况开具发票，并及时传递给公司财务部门。2.应付账款管理流程发票审核：财务部门收到供应商发票后，核对发票信息与采购合同、验收报告是否一致，审核发票的真实性、合法性和准确性。入账处理：审核无误后，财务部门按照财务会计准则进行应付账款的入账处理，记录应付账款的金额、供应商名称、发票号码等信息。付款计划制定：根据采购合同约定的付款方式和时间，结合公司资金状况，制定付款计划，并报相关领导审批。款项支付：按照审批后的付款计划，财务部门按时足额支付供应商款项。付款前，核对付款信息与应付账款记录是否一致，确保付款的准确性。付款记录与核销：支付款项后，及时记录付款日期、金额、付款方式等信息，并对应付账款进行核销，确保应付账款余额的准确性。3.供应商对账与结算流程定期对账：财务部门定期与供应商进行对账，核对双方的往来账目，确保账目一致。对账周期一般为月度或季度，具体根据公司实际情况确定。对账内容：对账内容包括应付账款余额、已付款金额、未付款金额、发票开具情况等。双方核对无误后，签署对账确认函。结算处理：根据对账结果，进行结算处理。如有差异，及时与供应商沟通协调，查明原因并进行调整。结算完成后，更新应付账款台账。三、供应商往来会计核算1.会计科目设置应付账款：核算公司因购买货物、接受劳务等应支付给供应商的款项。本科目应按供应商名称设置明细科目，进行明细核算。预付账款：核算公司按照合同规定预付给供应商的款项。本科目应按供应商名称设置明细科目，进行明细核算。其他应付款：核算公司与供应商之间除应付账款、预付账款以外的其他往来款项，如暂收供应商款项、押金等。本科目应按款项性质和供应商名称设置明细科目，进行明细核算。财务费用：核算公司与供应商往来业务中发生的利息支出、手续费等财务费用。本科目应按费用项目设置明细科目，进行明细核算。2.账务处理采购业务账务处理收到货物并验收入库，同时收到供应商发票时：借：原材料/库存商品等应交税费——应交增值税（进项税额）贷：应付账款——[供应商名称]支付预付款项时：借：预付账款——[供应商名称]贷：银行存款收到货物并验收入库，但尚未收到发票时：借：原材料/库存商品等（暂估金额）贷：应付账款——暂估应付款——[供应商名称]下月初，用红字冲回上述分录：借：原材料/库存商品等（红字）贷：应付账款——暂估应付款——[供应商名称]（红字）待收到发票后，按照正常业务进行账务处理。应付账款支付账务处理借：应付账款——[供应商名称]贷：银行存款供应商对账差异调整账务处理若发现应付账款账面余额与供应商对账金额不一致，经查明原因后，属于我方少记的，应补记：借：原材料/库存商品等应交税费——应交增值税（进项税额）（如有）贷：应付账款——[供应商名称]属于我方多记的，应冲减：借：应付账款——[供应商名称]贷：原材料/库存商品等应交税费——应交增值税（进项税额转出）（如有）其他往来款项账务处理收到供应商暂收款项时：借：银行存款贷：其他应付款——[供应商名称]支付供应商暂收款项时：借：其他应付款——[供应商名称]贷：银行存款收取供应商押金时：借：银行存款贷：其他应付款——押金——[供应商名称]退还供应商押金时：借：其他应付款——押金——[供应商名称]贷：银行存款四、供应商往来财务管理1.信用管理信用评估：建立供应商信用评估体系，定期对供应商的信用状况进行评估，评估内容包括供应商的经营状况、财务状况、信用记录、交货能力等。根据评估结果，给予供应商相应的信用评级。信用额度设定：根据供应商的信用评级，为其设定合理的信用额度。信用额度应根据公司的采购规模、供应商的信用状况等因素综合确定，并定期进行调整。信用监控：密切关注供应商的信用状况变化，及时发现潜在的信用风险。对于信用状况恶化的供应商，应采取相应的措施，如减少订单量、加强货款催收等。2.付款管理付款政策制定：制定合理的付款政策，明确付款方式、付款期限、付款条件等。付款政策应在保证公司资金正常周转的前提下，尽量维护与供应商的良好合作关系。付款审批流程：严格执行付款审批流程，确保付款的准确性和合规性。付款申请应经过相关部门和领导的审核批准，审核内容包括采购合同执行情况、发票真实性、验收报告等。资金预算管理：结合公司资金预算，合理安排供应商款项的支付时间和金额。避免因资金不足导致逾期付款，影响公司信用。3.发票管理发票取得：要求供应商按照规定及时开具发票，并确保发票内容真实、准确、完整。发票开具应符合国家税收法律法规的要求，包括发票格式、税率、开票日期等。发票审核：财务部门收到供应商发票后，严格按照发票管理规定进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、与采购合同的一致性等。对于不符合要求的发票，应及时要求供应商重新开具。发票保管：妥善保管供应商发票，建立发票登记台账，记录发票的取得日期、发票号码、供应商名称、金额等信息。发票保管期限应符合国家税收法律法规的要求。4.档案管理供应商档案建立：为每个供应商建立独立的档案，档案内容应包括供应商基本信息、营业执照副本、税务登记证副本、法定代表人身份证明、联系方式、开户银行及账号、信用评级、采购合同、发票记录、付款记录等。档案更新维护：定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。对于供应商的重大信息变更，如法定代表人变更、经营范围变更、联系方式变更等，应及时进行记录和更新。档案查阅使用：严格控制供应商档案的查阅和使用权限，未经授权不得随意查阅和复印供应商档案。因工作需要查阅供应商档案的，应履行相应的审批手续，并做好查阅记录。五、供应商往来财务监督与检查1.内部审计：公司内部审计部门定期对供应商往来业务进行审计，检查财务核算的准确性、内部控制制度的执行情况、付款政策的遵守情况等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务检查：财务部门定期对供应商往来账目进行自查，核对账目余额、发票记录、付款记录等是否一致，检查账务处理是否符合财务会计准则和公司财务制度的要求。对于自查发现的问题，及时进行调整和纠正。3