企业内部票据使用管理办法

企业内部票据使用管理办法一、总则为规范企业内部票据的使用与管理，保障财务数据的准确性、业务流程的合规性，结合企业实际运营需求，制定本管理办法。本办法适用于企业各部门、所属分支机构开展业务过程中涉及的票据管理工作，涵盖票据的申领、保管、开具、核销及归档全流程。票据管理遵循合规性、准确性、安全性原则：合规性要求票据使用符合国家财经法规及企业内部制度；准确性要求票据填写真实、完整、清晰；安全性要求票据保管、传递过程中防范丢失、篡改、滥用风险。二、票据的种类与适用范围企业内部票据根据业务场景分为以下类别，各部门需严格按适用范围使用：1.收款收据：用于收取客户预付款、押金、零星收入等款项，需明确收款事由、金额、付款方信息，作为企业收款的内部凭证。2.付款申请单：用于对外支付货款、服务费、报销款等资金支出的申请，需附相关合同、发票、验收单等支撑材料，经审批后作为付款依据。3.费用报销单：用于员工报销差旅费、办公费、招待费等内部费用，需附合规发票、消费明细等凭证，经部门负责人、财务审核后作为报销依据。4.其他专项票据：如借款单、入库单、出库单等，根据业务部门需求定制，仅限对应业务场景使用（如借款单用于员工临时借款，入库单用于物资验收入库登记）。三、票据的申领与保管（一）申领流程各部门因业务需要申领票据时，需由部门负责人签字确认需求（注明票据种类、数量、用途），提交至财务部门。财务人员结合业务性质、历史使用量审核申领合理性，登记票据编号、领取人信息后发放，领取人需在《票据领用登记簿》签字确认。（二）保管要求1.专人保管：票据领取后，由部门指定专人（以下称“票据保管人”）负责保管，禁止随意转交他人。票据需存放于带锁的文件柜或保险柜，远离水源、火源及易受潮、破损环境。2.交接管理：票据保管人岗位变动时，需与接任人员办理书面交接，列明票据库存数量、已使用份数、作废票据情况，经部门负责人、财务人员共同监交并签字确认。3.防盗防篡改：禁止在票据上预盖印章，空白票据不得带出企业（特殊业务需经财务总监审批）；发现票据丢失、损毁，保管人需24小时内报财务部门，说明原因并配合核查。（三）盘点制度票据保管人需每月末对库存票据进行盘点，核对实际库存与《票据领用登记簿》记录是否一致，形成《票据盘点表》。若发现数量差异或票据损毁，需立即报财务部门，共同追溯原因并整改。四、票据的开具与使用（一）填写规范票据填写需使用黑色中性笔，内容完整、字迹清晰，不得涂改。若填写错误，需在错误处加盖“作废”章（或手写“作废”并签字），保留全部联次，重新开具新票据；禁止撕毁、丢弃作废票据。（二）开具要求1.票据内容需与业务真实情况一致，金额大小写需严格对应（大写金额使用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”），日期、事由、经办人等要素需填写齐全。2.禁止虚开、代开、套开票据（如无实际业务却开具票据，或为其他单位/个人代开票据）；禁止超范围使用票据（如用收款收据代替发票使用）。（三）使用限制1.票据仅限本企业内部业务使用，不得转借、转让给外部单位或个人；不得将空白票据交由非财务、非业务人员填写。2.作废票据需将全部联次留存，标注“作废”字样并妥善保管，核销时随有效票据一并提交财务审核。五、票据的核销与归档（一）核销流程票据使用完毕（或领用后3个月内未使用），保管人需整理票据（按编号顺序排列，作废票据附于对应有效票据后），填写《票据核销申请表》，经部门负责人签字后提交财务部门。财务人员审核票据使用的合规性（如填写是否规范、业务是否真实、附件是否齐全），确认无误后在《票据领用登记簿》标注“已核销”，并留存票据存档。（二）归档要求1.财务部门需按票据种类、年度、部门对核销后的票据分类整理，装订成册（封面注明票据类型、年度、部门、起止编号），存入财务档案库。2.票据归档后，保管期限参照《企业财务档案管理办法》执行（一般不少于10年）；销毁票据需经财务总监、总经理审批，由财务、审计部门共同监督，形成《票据销毁清单》存档。六、监督与责任（一）监督机制1.财务部门每月抽查各部门票据使用情况，重点检查填写规范性、业务真实性、保管安全性；每季度开展全面检查，形成《票据管理检查报告》。2.内部审计部门每年对票据管理进行专项审计，核查票据全流程的合规性，提出整改建议并跟踪落实。（二）责任追究1.对违规行为（如伪造变造票据、虚开套开票据、擅自销毁票据、因保管不善导致票据丢失损毁等），视情节轻重给予责任人警告、扣减绩效、调离岗位等处罚；涉及违法犯罪的，移交司法机关