机关单位档案管理规范操作流程

机关单位档案管理规范操作流程一、档案管理的核心价值与基本要求机关单位档案是行政决策、业务开展、历史传承的重要载体，其规范管理直接关系到政务运行的连续性、合规性与服务效能。档案管理需遵循“集中统一、分级负责、安全保密、便于利用”原则，贯穿收集、整理、保管、利用、鉴定销毁全生命周期，确保档案从形成到处置的每一个环节都有章可循、有规可依。二、档案收集：源头把控，确保完整准确（一）收集范围与责任主体机关各部门需明确档案收集的责任边界：文书档案涵盖公文、会议记录、工作计划总结等；业务档案包含行政审批、执法检查、项目管理等专项材料；科技档案涉及基建图纸、设备说明书等；人事、财务档案按专业规范单独归集。各部门指定专人（档案员）负责本部门档案的日常收集，杜绝“分散保管、各自为政”。（二）收集流程与时间要求1.定期收集：日常文件按“季度/月度”移交，如行政公文在办结后10个工作日内移交档案室；年度总结、计划等在次年1月底前完成移交。2.专项收集：重大活动（如专项检查、庆典）、突发事件（如应急处置）形成的档案，由牵头部门在活动结束后30日内完成整理并移交，确保“一事一档”。3.移交手续：移交时填写《档案移交清单》，注明文件题名、份数、形成时间、密级等，移交双方签字确认，清单一式两份留存。三、档案整理：科学分类，规范编目（一）分类与组卷1.分类规则：采用“年度—机构（或问题）—保管期限”分类法（如2023年—办公室—永久），避免同一事由档案分散。特殊档案（如会计档案）按《会计档案管理办法》单独分类。2.组卷要求：将内容关联的文件组合成卷，如同一项目的请示、批复、合同归为一卷；卷内文件按“重要程度+时间顺序”排列，剔除重复、失效材料。（二）编目与录入1.卷内编目：给每份文件编页码（正面右上角、背面左上角），填写《卷内文件目录》，注明文号、题名、日期、页号；拟写案卷标题，需准确概括卷内内容（如“2023年机关党建工作文件材料”）。2.系统录入：将档案信息录入机关档案管理系统，填写档号（如JGD-____）、题名、责任者、日期、密级等元数据，确保电子目录与实体档案一一对应。四、档案保管：安全第一，长效维护（一）保管环境与装具1.档案室建设：需满足“七防”要求（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防磁、防虫），安装温湿度记录仪（温度14-24℃，湿度45-60%）、灭火器、防虫药（如樟脑丸），远离水源、热源。2.装具规范：使用无酸纸档案盒，按“年度—类别—保管期限”排列档案柜，柜内档案盒编号清晰（如____），定期检查档案盒是否变形、褪色。（二）台账与备份管理1.出入库登记：档案借阅、移交、销毁需填写《档案出入库登记表》，记录时间、经办人、用途，确保“去向可查”。2.电子档案备份：重要电子档案（如数字化扫描件、系统数据）需“双套制”保管（本地硬盘+异地服务器），每半年校验一次，防止数据丢失。五、档案利用：依规服务，提升效能（一）利用申请与审批1.内部利用：机关人员凭工作证或申请单查阅，如需复制，经部门负责人审批；涉密档案需填写《涉密档案利用审批单》，报分管领导批准。2.外部利用：公民、法人需持有效证件，填写《档案利用申请表》，说明利用目的，经办公室审核、分管领导审批后方可查阅，原则上不提供涉密、敏感档案。（二）利用方式与保密要求1.查阅服务：在指定阅览室查阅，禁止涂改、抽取档案；如需复制，由档案室工作人员操作，加盖“档案复制件”印章。六、鉴定与销毁：动态管理，去冗存精（一）鉴定小组与标准成立由档案员、业务骨干、法律顾问组成的鉴定小组，每5年开展一次鉴定。依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，判定档案“存、毁”：永久档案长期保存，30年、10年档案到期后评估价值，无利用价值的列入销毁清单。（二）销毁流程与监督1.审批备案：销毁清单经单位办公会审议，报同级档案行政管理部门备案（涉密档案需报保密部门）。2.销毁执行：选择有资质的销毁机构，或由2名以上监销人现场监督，销毁后填写《档案销毁清册》，监销人签字存档。七、保障机制：制度、人员、监督三位一体（一）制度建设制定《机关档案管理制度》，明确各环节操作细则、责任分工；将档案管理纳入部门绩效考核，与评优评先挂钩。（二）人员培训每年组织档案员参加专业培训（如档案数字化、新《档案法》解读），提升实操能力；新入职人员需接受档案管理岗前培训。（三）监督检查办公室每季度抽查档案管理情况，重点检查收集完整性、保管安全性；每年开展一次“档案管理合规性审计”，及时整改隐患（如目录与实体不符、环境不达标等）。结语：机关档案管理是一