医院软件系统正版授权管理办法

医院软件系统正版授权管理办法一、总则为规范医院软件系统的正版授权管理工作，切实保障医院信息系统安全稳定运行，维护软件知识产权合法权益，结合医院信息化建设与管理实际，制定本办法。本办法适用于医院各科室、部门使用的各类软件（含医疗业务、行政管理、办公自动化等系统及工具软件）的授权采购、使用、维护及终止全流程管理。软件授权管理遵循合法合规、按需采购、全程管控、责任到人的原则，确保软件使用符合知识产权保护要求，保障信息系统安全可控。二、管理职责分工（一）信息科统筹规划医院软件正版化工作，牵头建立软件授权管理台账，动态监督软件安装、使用及授权状态的有效性；会同法务部门审核软件采购需求的合规性，协助业务部门处理软件授权纠纷；定期组织软件正版化培训与合规宣传，提升全员知识产权保护意识。（二）使用部门结合业务需求提交软件采购或升级申请，确保本部门使用的软件来源合法、授权有效；指定专人负责本部门软件授权管理，配合信息科开展授权核查，及时反馈软件使用中的合规问题；严禁超授权范围安装、使用软件，或向第三方泄露授权信息。（三）财务科保障正版软件采购、授权续费的经费投入，严格审核软件采购支出的合规性；将软件授权相关费用纳入年度预算管理，优先保障核心业务系统的正版化需求。（四）法务室审核软件采购合同中的知识产权条款，提供法律合规咨询；协助处理软件版权纠纷及侵权风险防范，对违规使用软件的法律后果进行评估与预警。三、软件授权管理流程（一）采购前评估与申请1.需求分析：使用部门结合业务实际需求，提交书面软件采购/升级申请，明确软件功能定位、版本要求、使用场景及预计使用周期，避免因重复采购造成资源浪费。2.合规性审查：信息科联合法务室对拟采购软件的知识产权归属、授权模式（永久授权、订阅制等）、供应商资质进行审查，要求供应商提供软件著作权登记证书、授权代理证明等文件，禁止采购来源不明或涉嫌侵权的软件。（二）采购与授权获取1.供应商选择：优先选择具有良好信誉、完善售后服务的正版软件供应商，通过公开招标、竞争性谈判等合规采购方式确定合作方，避免因低价采购导致授权风险。2.合同签订：采购合同中需明确软件授权类型（单机版、网络版、用户数限制等）、授权期限、更新服务、知识产权保证条款及违约责任，法务室全程参与合同审核，确保条款合法有效。3.授权文件管理：软件到货后，信息科指定专人接收授权文件（如授权码、许可证文件、加密狗等），与采购合同、供应商资质文件一并归档，建立电子台账备份，确保授权文件可追溯。（三）安装部署与台账登记1.授权验证：信息科技术人员在安装软件前，需验证授权文件的有效性，确保软件版本与授权范围一致，禁止在无合法授权的设备上安装软件。2.台账登记：信息科建立《医院软件授权管理台账》，记录软件名称、版本、授权类型、授权期限、使用部门、安装设备、责任人、供应商等信息，实行“一软件一档案”管理，每季度更新台账数据，确保信息准确完整。（四）使用与维护1.日常使用：使用部门应严格按照授权范围使用软件，如需临时扩展使用范围（如新增用户、延长使用期限），需提前向信息科申请，履行授权变更手续；严禁破解软件、使用盗版补丁或向第三方泄露授权信息。2.授权核查：信息科每季度组织各部门开展软件授权自查，半年进行一次全院范围的抽查，重点核查软件安装数量与授权数量是否匹配、授权期限是否过期、是否存在非授权软件使用等情况，形成核查报告并通报结果。3.版本更新：软件需更新或升级时，信息科应通过官方授权途径获取更新包，禁止使用非官方渠道的破解补丁；更新后需重新验证授权状态，同步更新台账信息。（五）终止使用与授权回收1.软件停用：因业务调整或软件淘汰需停用软件时，使用部门应提前通知信息科，由技术人员卸载软件并回收授权文件（如加密狗、许可证）；无法回收的需在台账中注明注销原因及时间，确保授权资源可追溯。2.数据处理：停用软件涉及数据迁移的，需确保数据备份与转移过程符合医院数据安全管理规定，禁止因软件停用导致数据丢失或泄露。四、合规监督与违规处理（一）监督机制1.内部监督：信息科联合审计部门对软件授权管理情况进行定期审计，重点检查采购流程合规性、授权台账完整性、使用行为合规性；鼓励员工举报违规使用软件行为，对举报属实者给予适当奖励。2.外部监督：积极配合版权管理部门、行业主管部门的监督检查，按要求提供软件授权相关资料，及时整改发现的问题。（二）违规处理1.整改要求：对自查或检查中发现的非授权软件使用、授权文件管理不善等问题，信息科向责任部门下达整改通知书，要求限期更换正版软件、完善授权管理，整改情况纳入部门绩效考核。2.责任追究：因违规使用软件导致医院面临法律纠纷或经济损失的，依规追究相关部门负责人及直接责任人的责任；对违规供应商，终止合作并依法索赔，情节严重的移交司法机关处理。五、附则1.本办法由医院信息科负责解释，自发布之日起施行。2.原有软件授权管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。3.附件：《医院软件授权管理台账（模板）》《软件采购合规性审查