收发文档案管理制度

收发文档案管理制度第一章总则第一条为规范公司内部收发文档案管理，防控管理风险，提升工作效率与合规水平，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及相关行业准则，结合公司实际情况与发展需求，特制定本制度。本制度旨在明确收发文档案管理职责、操作标准、运行机制及保障措施，确保档案资料的真实性、完整性、系统性与安全性，为公司决策、审计及合规管理提供有效支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司各类收文（如政府文件、业务函件、会议纪要等）、发文（如通知、报告、合同等）的流转、归档、保管、利用及销毁全流程管理。所有涉及档案管理的业务场景，包括但不限于电子档案与纸质档案，均须遵循本制度执行。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“收发文档案专项管理”指公司为规范档案的产生、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等环节而建立的管理体系，通过明确职责分工、优化业务流程、强化风险防控，确保档案资料符合法律法规及内部管理要求。（二）“档案管理风险”指因档案管理流程缺失、职责不清、操作不规范、技术手段落后等原因，导致档案资料遗失、损毁、泄露或被篡改的风险，可能引发合规处罚、经营损失或声誉损害。（三）“档案合规”指公司档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及内部管理制度的规范要求，包括档案完整性、真实性、保密性及可追溯性等标准。第四条收发文档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）“全面覆盖”要求档案管理覆盖所有业务领域、管理环节及岗位人员，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”明确各层级、各部门及岗位人员的档案管理职责，确保每项工作均有明确责任人。（三）“风险导向”聚焦档案管理中的重点风险点，实施分级管控，优先防范重大风险。（四）“持续改进”定期评估档案管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化流程与标准。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司收发文档案专项管理负总责，对档案管理工作的合规性、有效性承担最终领导责任；分管领导为公司档案管理工作的直接责任人，负责统筹决策、监督考核及资源保障。第六条设立公司收发文档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审批重大管理制度，监督评价管理成效，并定期召开会议研究解决突出问题。第七条领导小组下设办公室，挂靠在公司综合管理部（或档案管理部），负责领导小组日常工作，具体职责包括：（一）组织制定、修订及解释档案管理制度；（二）统筹开展档案管理培训、宣传及考核；（三）监督各部门档案管理执行情况，协调解决跨部门问题；（四）收集汇总档案管理报告，向领导小组汇报工作。第八条公司各部门及下属单位为档案管理的执行主体，其负责人为本部门档案管理第一责任人，负责落实本部门档案管理要求，确保档案资料规范管理。各部门应明确专（兼）职档案管理员，具体负责档案的收集、整理、归档、保管及利用等工作。第九条公司综合管理部（或档案管理部）作为档案管理的专责部门，负责统筹公司档案管理体系建设，主要职责包括：（一）制定档案管理标准及操作指南，优化业务流程；（二）审核各部门档案管理方案，监督执行情况；（三）组织档案风险评估及处置，指导业务部门防控风险；（四）开发或引入信息化工具，提升档案管理效率。第十条各业务部门及下属单位承担档案管理的主体责任，主要职责包括：（一）严格执行档案管理制度，确保档案资料完整、准确、系统；（二）及时收集、整理、归档本部门形成的档案资料，做到“随时立卷、定期归档”；（三）落实档案保管要求，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全；（四）配合领导小组及综合管理部开展档案检查、评估及整改工作。第十一条基层执行岗位人员应履行以下合规操作责任：（一）遵守档案管理操作规程，按权限处理收发文，严禁违规调阅、复制或外传；（二）发现档案管理风险或异常情况，及时向部门负责人及综合管理部报告；（三）离岗时签署档案交接清单，确保所经手档案资料完整无缺；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条收文管理应遵循“统一收集、规范整理、及时归档”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.收文登记应做到“及时、准确、完整”，包括收文日期、来源单位、文号、密级、份数等信息；2.紧急文件需优先处理，并按权限审核签批；3.涉密文件应通过保密通道流转，并记录查阅人员及时间。（二）禁止性行为：严禁擅自销毁、隐匿或篡改收文档案，严禁将涉密文件非授权传阅。（三）专项风险防控点：重点关注收文登记遗漏、流转延误、密级错误等风险，建立收文签收、登记、分办、传阅、归档的全流程追溯机制。第十三条发文管理应遵循“审慎起草、严格审批、规范用印”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.发文文稿需经部门负责人审核、分管领导审批，重大文件需提交领导小组审议；2.发文格式应符合公司标准，涉及法律、财务等专业的文件需经相关领域专家审核；3.电子公文需通过公司公文系统流转，确保可追溯、不可篡改。（二）禁止性行为：严禁未经审批擅自发文、违规代签、使用过期印章等行为。（三）专项风险防控点：重点关注发文审批超期、内容错漏、印章管理不当等风险，建立发文台账，明确各级审批权限及责任。第十四条档案整理与归档应遵循“分类清晰、编号规范、系统完整”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.档案分类应按业务类型、时间顺序或保管期限划分，确保逻辑清晰；2.档案编号需唯一标识，包括分类号、序号、密级等信息；3.纸质档案需装订成册，电子档案需压缩归档，并附元数据说明。（二）禁止性行为：严禁将涉密档案与普通档案混装、擅自销毁或转让档案资料。（三）专项风险防控点：重点关注档案分类混乱、编号错误、保管条件不达标等风险，建立档案保管环境监控机制，定期检查档案完好性。第十五条档案保管与利用应遵循“安全保密、按需开放、可追溯”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.档案保管期限应按国家及公司规定执行，定期开展档案鉴定，对到期档案按程序销毁；2.档案查阅需经部门负责人批准，涉密档案需经领导小组审批；3.档案借阅需登记审批，并限时归还，必要时需提供担保。（二）禁止性行为：严禁违规复印、扫描或上传涉密档案，严禁擅自对外提供档案资料。（三）专项风险防控点：重点关注档案保管期限混淆、查阅审批不规范、借阅超期等风险，建立档案查阅台账，明确各级权限及责任。第十六条档案销毁应遵循“审批规范、登记清楚、监督到位”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.档案销毁需编制销毁清册，经部门负责人及领导小组审批；2.销毁方式应采用合规手段，如碎纸机销毁或焚烧，确保信息不可恢复；3.销毁过程需有监督人员见证，并记录销毁时间、方式及人员。（二）禁止性行为：严禁将未审批档案擅自销毁，严禁销毁记录不完整或监督缺失。（三）专项风险防控点：重点关注销毁审批不规范、销毁方式不合规、销毁记录缺失等风险，建立销毁前后的全流程审核机制。第十七条电子档案管理应遵循“安全存储、备份规范、可追溯”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.电子档案需存储在专用服务器，定期进行数据备份，确保数据不丢失；2.电子档案需附元数据，包括形成时间、作者、关键词等信息，便于检索；3.电子档案系统需具备访问权限控制、操作日志记录等功能，确保可追溯。（二）禁止性行为：严禁将涉密档案存储在个人设备或公共云盘，严禁擅自删除或修改电子档案。（三）专项风险防控点：重点关注电子档案存储安全、备份不及时、系统权限管理缺失等风险，建立电子档案系统运维管理制度，定期检测系统漏洞。第十八条档案保密管理应遵循“全程防控、责任到人、动态监控”的原则，重点管控以下环节：（一）业务操作的合规标准：1.涉密档案需标注密级，并采取物理隔离、技术加密等措施；2.涉密人员需签署保密承诺书，定期接受保密培训；3.涉密档案传递需通过保密通道，并记录传递过程。（二）禁止性行为：严禁将涉密档案带出办公场所，严禁非授权人员接触涉密档案。（三）专项风险防控点：重点关注涉密档案管理漏洞、人员保密意识薄弱、技术防护不足等风险，建立涉密档案台账，定期开展保密检查。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：公司综合管理部（或档案管理部）每年对档案管理制度进行评估，根据国家法律法规变化、行业准则更新及公司业务调整，及时修订制度内容。修订后的制度需经领导小组审批，并发布执行。第二十条风险识别预警机制：公司每年至少开展一次档案管理风险排查，重点关注档案收集不完整、保管条件不达标、保密措施缺失等风险。风险排查结果需分级评估，对重大风险发布预警通知，并制定整改方案。第二十一条合规审查机制：将档案管理审查嵌入业务流程，包括收文签收、发文审批、档案查阅等关键节点。未经合规审查的档案管理活动，不得实施。审查结果需纳入部门绩效考核，对违规行为进行通报。第二十二条风险应对机制：建立档案管理风险事件分级处置预案，一般风险由部门自行整改，重大风险由领导小组统筹处置。风险应对需明确责任协同、应急流程及上报要求，确保问题及时解决。第二十三条责任追究机制：对违反档案管理制度的情形，视情节轻重采取以下处罚措施：（一）一般违规：通报批评，取消评优资格；（二）重大违规：扣除绩效奖金，调离关键岗位；（三）严重违规：移交纪律处分，构成犯罪的依法追责。处罚结果需与绩效考核挂钩，并记录在案。第二十四条评估改进机制：公司每两年对档案管理体系有效性开展评估，通过查阅档案、访谈员工、抽查业务等方式，检验制度执行情况。评估结果需提交领导小组审议，对发现的问题制定优化方案，并持续改进。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每年听取档案管理工作汇报，分管领导每月检查制度执行情况。各部门负责人需明确档案管理联络人，确保制度落实到位。第二十六条考核激励机制：将档案管理合规情况纳入部门年度绩效考核，考核指标包括档案收集率、整理率、保管完好率等。对档案管理优秀的部门和个人，给予专项奖励；对存在问题的部门，实行“一票否决”。第二十七条培训宣传机制：公司每年至少开展两次档案管理培训，分层级覆盖管理层、专（兼）职档案管理员及基层执行岗位。培训内容包括制度解读、操作规范、风险防控等，培训考核结果与绩效考核挂钩。第二十八条信息化支撑：公司逐步建设电子档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、归档、查阅及销毁，通过流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。系统运维需由综合管理部（或档案管理部）负责，确保数据安全。第二十九条文化建设：公司定期发布档案管理合规手册，明确岗位职责、操作标准及违规处罚。全体员工需签署档案管理承诺书，营造“全员合规、全程防控”的管理氛围。第三十条报告制度：各部门每月向综合管理部（或档案管理部）报送档案管理情况，包括档案收