同学聚会财务制度

PAGE同学聚会财务制度一、总则1.目的为了确保同学聚会活动顺利开展，规范聚会期间的财务行为，保障全体参与同学的权益，特制定本财务制度。本制度旨在明确聚会经费的筹集、使用、管理和监督等方面的要求，使聚会财务工作公开、透明、合理，避免出现财务混乱和纠纷。2.适用范围本制度适用于本次同学聚会活动的所有参与人员，包括发起组织聚会的同学、负责财务管理的同学以及所有为聚会提供资金支持或参与费用报销的同学。3.基本原则公开透明原则：聚会财务状况应向全体参与同学公开，定期公布收支明细，确保每位同学都能清楚了解经费的使用情况。勤俭节约原则：在聚会活动的组织和开展过程中，应尽量节约开支，避免铺张浪费，确保经费使用的合理性和效益性。专款专用原则：聚会经费应专门用于本次聚会活动的相关支出，不得挪作他用。民主决策原则：对于重大财务事项，如经费预算调整、大额支出等，应充分征求全体参与同学的意见，实行民主决策。二、经费筹集1.筹集方式自愿捐款：由发起组织聚会的同学向全体参与同学发出捐款倡议，同学们根据自身意愿和经济状况自愿捐款。捐款金额不限，鼓励大家积极参与，为聚会活动提供资金支持。预收活动费用：在聚会活动策划阶段，根据预计的活动规模和费用支出情况,确定每人预收的活动费用金额。预收费用主要用于支付聚会场地租赁、餐饮、交通、娱乐等方面的费用。预收费用的具体金额应在聚会通知中明确告知同学们，并说明费用的大致用途。2.捐款及预收费用管理设立专门账户：为了便于对聚会经费进行管理和核算，应设立专门的银行账户或电子账户用于存放捐款和预收费用。该账户应由负责财务管理的同学进行管理，并确保账户信息的安全。及时记录：负责财务管理的同学应及时记录每笔捐款和预收费用的来源、金额、日期等信息，建立详细的财务台账。台账应包括纸质记录和电子记录，以便随时查阅和核对。开具收据：对于每笔捐款和预收费用，应向捐款人或缴费同学开具相应的收据，收据应注明收款日期、金额、用途等信息，并加盖聚会财务专用章。收据作为财务收支的原始凭证，应妥善保管。三、经费使用1.预算编制在聚会活动策划阶段，应根据活动的内容、规模、预计参与人数等因素，编制详细的经费预算。预算应包括各项费用的明细，如场地租赁费用、餐饮费用、交通费用、娱乐费用、纪念品费用、其他杂项费用等，并对每一项费用进行合理估算。预算编制完成后，应提交全体参与同学进行审议。如有必要，可根据同学们的意见对预算进行调整和完善，确保预算的合理性和可行性。2.费用审批日常费用审批：对于聚会活动中发生的各项日常费用，如小额的餐饮、交通、娱乐等费用，应由具体负责该项费用支出的同学填写费用报销单，并附上相关的发票、收据等原始凭证。费用报销单应注明费用的用途、金额、日期等信息，并由证明人签字确认。然后提交给负责财务管理的同学进行审批。负责财务管理的同学应根据预算和实际情况对费用报销单进行审核，如审核通过，则签字批准报销；如发现问题，应及时与报销同学沟通，要求其补充相关材料或作出合理说明。大额费用审批：对于金额较大的费用支出，如场地租赁费用、大额餐饮费用、购买纪念品等，应在支出前提交全体参与同学进行讨论和审批。负责财务管理的同学应提前将相关费用支出的详细情况告知同学们，包括费用的用途、金额、支付方式等，并提供必要的资料供同学们参考。同学们应在充分讨论的基础上，以民主投票或其他适当方式进行表决。表决通过后，方可进行费用支出。3.费用支出选择正规渠道：聚会经费的支出应选择正规的商家和服务提供商，确保所取得的发票、收据等原始凭证真实、合法、有效。对于涉及到税务问题的支出，应按照国家税收法律法规的规定索取发票。严格支付流程：费用支出应按照约定的支付方式进行，如现金支付应在取得有效凭证后及时交付；银行转账应确保转账信息准确无误，并留存转账记录。对于通过电子支付方式进行的费用支出，应保存好支付记录和相关电子凭证。杜绝不合理支出：在费用支出过程中，应严格遵守本制度和相关法律法规的规定，杜绝任何不合理、不合法的支出行为。如发现有违反规定的支出，负责财务管理的同学有权拒绝报销，并追究相关人员的责任。四、财务管理与监督1.财务管理职责设立财务负责人：本次同学聚会应设立专门的财务负责人，负责全面管理聚会的财务工作。财务负责人应由具备一定财务知识和责任心的同学担任，其职责包括但不限于经费的筹集、使用、核算、监督等方面。财务核算：财务负责人应按照国家财务会计制度的规定，对聚会经费进行准确的核算。定期编制财务报表，包括资产负债表、收支明细表等，反映聚会经费的收支情况和财务状况。财务报表应真实、准确、完整，并及时向全体参与同学公布。档案管理：负责财务管理的同学应妥善保管聚会财务工作的相关档案资料，包括捐款和预收费用记录、费用报销单、发票、收据、财务报表等。档案资料应按照时间顺序和类别进行整理归档，以便查阅和审计。档案保管期限应符合国家相关法律法规的规定，一般不少于一定年限（如三年）。2.财务监督内部监督：全体参与同学有权对聚会财务工作进行监督，如发现财务问题或疑问，可随时向财务负责人或其他相关同学提出。财务负责人应及时解答同学们的疑问，并接受同学们的监督和建议。对于同学们提出的合理意见和建议，应认真对待并及时改进财务管理工作。定期公示：财务负责人应定期（如每[X]天或每[X]次聚会活动阶段）向全体参与同学公示聚会经费的收支情况，包括收入金额、支出项目、支出金额、余额等信息。公示方式可采用微信群公告、电子邮件发送、在聚会现场张贴等形式，确保每位同学都能及时了解财务状况。审计监督：在聚会活动结束后，如有必要，可组织全体参与同学对聚会财务工作进行审计。审计可由具备相关审计知识或经验的同学组成审计小组进行，也可委托专业的审计机构进行。审计小组或审计机构应按照相关审计程序和方法，对聚会经费的筹集、使用、管理等情况进行全面审查，并出具审计报告。审计报告应客观、公正地反映聚会财务工作的真实情况，对于发现的问题应提出整改建议和处理意见。五、财务报销1.报销凭证要求合法有效凭证：所有费用报销必须提供合法有效的原始凭证，如发票、收据等。发票应具备税务部门统一监制章、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等要素，并加盖销售方发票专用章。收据应注明收款单位名称、收款日期、金额、用途等信息，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。内容完整准确：原始凭证上的各项内容应填写完整、准确，不得涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。与费用相符：报销凭证所反映的费用内容应与实际发生的费用相符，不得虚报、多报费用。对于同一笔费用，如有多张发票或收据，应确保其合计金额与报销金额一致，并在报销凭证上注明每张发票或收据的金额及用途。2.报销流程填写报销单：费用支出的同学应在费用发生后及时填写费用报销单。报销单应包括报销日期、报销人姓名、费用用途、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字确认。整理附件：将与报销费用相关的原始凭证按照报销单上的顺序进行整理，并在每张原始凭证上注明用途和金额。原始凭证较多时，可粘贴在专用的粘贴单上，并在粘贴单上注明附件张数和合计金额。提交审批：报销人将填写好的报销单及整理好的附件提交给负责财务管理的同学进行审批。负责财务管理的同学应按照本制度的规定对报销单及附件进行审核，如审核通过，则签字批准报销；如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充相关材料或作出合理说明。报销支付：经审批通过的报销费用，负责财务管理的同学应按照约定的支付方式及时支付给报销人。如采用现金支付，应在报销人签字领取现金后，在报销单上注明“现金付讫”字样；如采用银行转账支付，应确保转账信息准确无误，并留存转账记录。六、财务清算1.清算时间在同学聚会活动结束后，应及时进行财务清算。清算时间一般应在聚会活动结束后的[X]个工作日内完成，确保财务工作的及时性和准确性。2.清算内容核对收支：财务负责人应根据财务台账和费用报销记录，对聚会期间的所有收入和支出进行全面核对。核对内容包括捐款和预收费用的到账情况、各项费用的支出明细、发票和收据的真实性和完整性等。确保收入和支出的金额准确无误，收支记录与原始凭证相符。计算结余：在核对收支的基础上，计算聚会经费的结余金额。结余金额=总收入总支出。如结余金额为正数，则表示经费有剩余；如结余金额为负数，则表示经费超支。处理结余或超支：对于经费有剩余的情况，应根据全体参与同学的意见决定结余经费的处理方式。一般可考虑将结余经费留存作为下次同学聚会的备用金，或按照一定比例退还给参与捐款的同学。对于经费超支的情况，应分析超支原因，并向全体参与同学说明情况。如超支是由于合理原因导致的，可在取得同学们同意的情况下，通过再次筹集资金或其他方式解决超支问题；如超支是由于不合理支出导致的，应追究相关人员的责任，并采取措施追回超支款项。3.清算报告财务负责人应编制财务清算报告，详细说明聚会经费的收支情况、结余或超支情况以及处理结果等内容。清算报告应在清算完成后及时向全体参与同学公布，接受同学们的监督和审查。清算报告应作为聚会财务工作的重要档案资料进行保存，以备后续查阅和审计。七、附则1.本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，可根据实际情况进行补充和修订。补充和修订后的制度应及时向全体参与同学公布，并确保每位同学都能了解