药企零售批发财务制度

PAGE药企零售批发财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范药企零售批发业务的财务行为，确保财务管理工作的规范化、科学化和精细化，保障公司财务安全，提高资金使用效率，为公司的稳健发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部从事零售批发业务的各个部门及相关人员，包括采购、销售、仓储、物流等环节。（三）依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及医药行业的相关财务规定和标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业规范，确保财务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据真实、准确、完整，如实反映公司财务状况和经营成果。3.及时性原则：及时记录、处理财务业务，保证财务信息的时效性。4.安全性原则：加强财务风险管理，保障公司资金安全，防止财务舞弊。5.效益性原则：优化资源配置，提高资金使用效益，降低运营成本。二、财务机构与人员职责（一）财务机构设置公司设立独立的财务部门，负责零售批发业务的财务管理工作。财务部门应配备与业务规模相适应的财务人员，包括会计、出纳、财务经理等岗位。（二）财务人员职责1.财务经理全面负责财务部门的日常管理工作，制定财务工作计划和目标。组织编制和执行财务预算，监控预算执行情况，及时进行调整。审核财务报表和重要财务文件，为公司决策提供财务支持。建立健全财务管理制度和内部控制体系，防范财务风险。协调与其他部门的关系，参与公司重大业务决策。2.会计人员按照国家统一会计制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责财务数据的收集、整理和分析，定期提供财务分析报告。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证予以退回。协助财务经理进行财务预算编制和执行监控。负责会计档案的整理、归档和保管工作。3.出纳人员办理现金收付和银行结算业务，确保资金收付的准确性和及时性。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据。定期盘点现金，编制现金盘点表，确保账实相符。协助会计人员进行账务处理和财务报表编制。三、会计核算（一）会计政策与会计估计1.公司按照国家统一会计制度的规定，结合药企零售批发业务特点，制定适合本公司的会计政策和会计估计。2.会计政策和会计估计一经确定，不得随意变更。如需变更，应按照规定的程序进行审批，并在财务报表附注中予以说明。（二）会计科目设置1.根据药企零售批发业务的核算要求，设置相应的会计科目，包括资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类科目。2.会计科目的使用应符合国家统一会计制度的规定，确保财务核算的准确性和规范性。（三）账务处理流程1.采购业务采购部门根据采购订单进行采购，取得发票等原始凭证后，及时送交财务部门。财务部门审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，无误后编制记账凭证，记录采购成本和应付账款。采购货物验收入库后，仓库管理人员开具入库单，财务部门根据入库单登记库存商品明细账。2.销售业务销售部门根据销售合同开具销售发票，将发票记账联送交财务部门。财务部门审核销售发票的开具是否符合规定，确认销售收入和应收账款。销售货物发出后，仓库管理人员开具出库单，财务部门根据出库单结转销售成本。3.库存管理仓库管理人员定期对库存商品进行盘点，编制库存盘点表。财务部门根据库存盘点表进行账务处理，如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因并进行相应的调整。4.费用报销员工发生费用支出后，填写费用报销单，附上相关原始凭证，按规定程序审批后送交财务部门。财务部门审核费用报销单的真实性、合法性和合理性，无误后予以报销，记录相关费用科目。（四）财务报表编制1.财务部门应按照国家统一会计制度的规定，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表和所有者权益变动表等。2.财务报表应真实、准确、完整地反映公司的财务状况和经营成果，报表编制完成后，经财务经理审核签字后报送给公司管理层和相关部门。四、资金管理（一）资金预算管理1.财务部门应根据公司零售批发业务的发展规划和经营目标，编制年度资金预算。资金预算应包括现金收入预算、现金支出预算、资金筹集预算和资金结余预算等。2.各部门应根据年度资金预算，结合本部门的业务实际情况，编制季度和月度资金预算，并报送财务部门审核。3.财务部门负责汇总和平衡各部门的资金预算，形成公司整体资金预算方案，报公司管理层审批后执行。4.资金预算执行过程中，财务部门应定期监控预算执行情况，及时发现偏差并进行分析和调整，确保资金预算的严格执行。（二）资金筹集管理1.公司根据业务发展需要，合理确定资金筹集方式，包括银行贷款、股权融资、债券融资等。2.筹集资金应遵循合法、合理、适度的原则，确保资金来源的可靠性和稳定性。3.财务部门负责办理资金筹集相关手续，包括与银行等金融机构沟通协调、签订借款合同、办理股权登记手续等。4.资金筹集到位后，财务部门应及时进行账务处理，确保资金的安全和规范使用。（三）资金使用管理1.公司建立健全资金审批制度，明确资金使用的审批流程和权限。2.各项资金支出应严格按照预算执行，确需超预算支出的，应按规定程序进行审批。3.资金支付应遵循“先审核、后支付”的原则，财务部门对付款申请进行审核，确保付款事项的真实性、合法性和准确性。4.加强对资金使用的监督和检查，定期对资金使用情况进行内部审计，防止资金挪用、浪费等现象的发生。（四）资金结算管理1.公司应根据业务特点和资金管理要求，选择合适的资金结算方式，包括现金结算、银行转账结算、票据结算等。2.加强对资金结算票据的管理，确保票据的真实性、合法性和完整性。3.财务部门应及时办理资金结算业务，确保资金收付的及时性和准确性。同时，应定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，保证账实相符。五、资产管理（一）流动资产1.货币资金加强对现金和银行存款的管理，严格执行现金管理制度和银行账户管理制度。定期对货币资金进行清查盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。2.应收账款建立应收账款管理制度，明确应收账款的管理责任和催收措施。销售部门应及时跟踪客户的付款情况，对逾期未付款的客户进行催收。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，计提坏账准备，对确实无法收回的应收账款，按规定程序进行核销。3.存货制定存货管理制度，规范存货的采购、验收、保管、发出和盘点等环节的管理。加强对存货采购成本的控制，合理确定存货的采购价格和采购数量。定期对存货进行盘点，确保账实相符。如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因并进行相应的调整。对积压、变质等存货，应及时进行处理，减少存货损失。（二）固定资产1.建立固定资产管理制度，明确固定资产的确认标准、分类方法、折旧政策和处置程序等。2.财务部门应按照固定资产管理制度的规定，对固定资产进行核算和管理，准确计提折旧。3.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。如发现固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因并进行相应的处理。4.固定资产处置应按照规定程序进行审批，处置收入应及时入账，处置损失应按规定进行核销。（三）无形资产1.公司拥有的专利权、商标权、著作权等无形资产，应按照国家相关法律法规和公司规定进行管理。2.财务部门应按照无形资产管理制度的规定，对无形资产进行核算和管理，准确摊销无形资产成本。3.定期对无形资产进行评估，确保无形资产的价值真实可靠。如发现无形资产价值发生重大变化，应及时进行调整。六、成本费用管理（一）成本管理1.建立成本管理制度，明确成本核算对象、成本项目和成本计算方法。2.采购成本应包括采购价格、运输费、装卸费、保险费等相关费用，财务部门应加强对采购成本的核算和控制。3.生产成本应包括直接材料、直接人工和制造费用等，生产部门应合理安排生产，降低生产成本。4.销售成本应根据销售商品的实际成本进行结转，财务部门应准确计算销售成本，确保成本核算的准确性。（二）费用管理1.公司制定费用报销制度，明确费用报销的范围、标准和审批流程。2.各项费用支出应严格按照规定的标准执行，不得超标准报销。3.加强对费用支出的审核和控制，对不合理的费用支出应予以拒绝报销。4.定期对费用进行分析和统计，找出费用控制的关键点，采取有效措施降低费用水平。七、销售与收款管理（一）销售合同管理1.销售部门应签订规范的销售合同，明确双方的权利和义务，包括商品名称、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。2.销售合同签订后，应及时送交财务部门备案，财务部门应审核合同条款是否符合公司利益和财务规定。3.加强对销售合同执行情况的跟踪和管理，确保合同的顺利履行。如发现合同执行过程中出现问题，应及时与客户沟通协商解决。（二）销售收入确认与核算1.财务部门应按照国家统一会计制度的规定，准确确认销售收入。销售收入的确认应符合收入确认原则，确保收入的真实性和准确性。2.销售发票的开具应符合规定，发票内容应与销售合同一致。财务部门应根据销售发票及时确认销售收入，并进行相应的账务处理。（三）应收账款管理1.建立应收账款管理制度，明确应收账款的管理责任和催收措施。2.销售部门应及时跟踪客户的付款情况，对逾期未付款的客户进行催收。催收方式可包括电话催收、函件催收、上门催收等。3.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，计提坏账准备。对确实无法收回的应收账款，应按照规定程序进行核销，并在财务报表附注中予以说明。八、采购与付款管理（一）采购合同管理1.采购部门应签订规范的采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品名称、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。2.采购合同签订后，应及时送交财务部门备案，财务部门应审核合同条款是否符合公司利益和财务规定。3.加强对采购合同执行情况的跟踪和管理，确保合同的顺利履行。如发现合同执行过程中出现问题，应及时与供应商沟通协商解决。（二）采购成本控制1.采购部门应加强对采购成本的控制，通过招标、询价、谈判等方式，选择合适的供应商，降低采购价格。2.采购成本应包括采购价格、运输费、装卸费、保险费等相关费用，财务部门应加强对采购成本的核算和控制。3.定期对采购成本进行分析和比较，找出成本控制的关键点，采取有效措施降低采购成本。（三）应付账款管理1.财务部门应按照采购合同的约定，及时确认应付账款，并进行相应的账务处理。2.加强对应付账款的管理，定期核对应付账款余额，确保账实相符。3.应付账款到期时，应及时安排资金支付，避免逾期付款产生的不良影响。九、税务管理（一）税务登记与申报1.公司应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续，如实申报纳税。2.财务部门应熟悉国家税收政策，准确计算应纳税额，按时申报缴纳各项税款。3.定期对税务申报情况进行自查自纠，确保税务申报的准确性和及时性，避免税务风险。（二）税收筹划1.在合法合规的前提下，公司可进行税收筹划，优化税务结构，降低税负。2.财务部门应结合公司业务特点和税收政策，制定合理的税收筹划方案，并报公司管理层审批后实施。3.税收筹划方案实施过程中，应密切关注税收政策的变化，及时调整筹划方案，确保筹划效果。（三）税务风险管理1.建立税务风险管理制度，加强对税务风险的识别、评估和应对。2.定期对公司的税务情况进行内部审计，及时发现和纠正税务风险隐患。3.加强与税务机关的沟通协调，及时了解税收政策的变化，确保公司税务工作的合法合规。十、财务内部控制（一）内部控制制度建设1.公司建立健全财务内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，规范财务业务流程，防范财务风险。2.财务内部控制制度应涵盖资金管理、资产管理、成本费用管理、销售与收款管理、采购与付款管理等各个方面。3.定期对财务内部控制制度进行评估和完善，确保制度的有效性和适应性。（二）内部审计与监督1.设立独立的内部审计部门，定期对公司的财务活动进行内部审计。2.内部审计应重点关注财务内部控制制度的执行情况、财务报表的真实性和准确性、资金使用的合规性等方面。3.对内部审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保公司财务活动的规范运行。（三）风险评估与应对1.建立财务风险评估机制，定期对公司面临的财务风险进行评估，包括市场风险、信用风险、流动性风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险承受等。3.加强对财务风险的监控和预警，及时发现风险变化情况，调整风险应对策略，确保公司财务安全。十一、财务信息化管理（一）财务软件应用1.公司应选用适合药企零售批发业务的财务软件，实现财务核算、财务管理等工作