乡卫生院采购制度流程

PAGE乡卫生院采购制度流程一、总则1.目的本采购制度旨在规范乡卫生院的采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障医疗服务的顺利开展，满足患者的医疗需求，同时合理使用资金，提高资金使用效益。2.适用范围本制度适用于乡卫生院所有采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：遵循公平竞争的原则，为所有供应商提供平等的参与机会，不得偏袒任何一方。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保采购物资和服务符合医疗质量标准。效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，合理控制采购价格，降低采购成本。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，确保采购信息可追溯。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责：负责审议和决策重大采购事项，制定采购政策和策略。监督采购制度的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门组成：根据卫生院实际情况，可设立专门的采购办公室或指定相关职能科室负责采购执行工作。职责：具体负责采购项目的组织实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同等。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，维护采购业务相关数据。与供应商沟通协调，跟踪采购合同执行情况，及时处理采购过程中的问题。3.采购监督部门组成：由卫生院纪检监察部门或内部审计部门等组成。职责：对采购活动进行全程监督，确保采购行为符合法律法规和制度要求。受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对采购工作进行审计，评估采购效益和风险。三、采购计划管理1.需求调研与分析采购执行部门应定期与各临床科室、职能部门沟通，了解医疗业务开展和日常运营对物资和服务的需求情况。结合卫生院的发展规划、医疗技术水平提升需求以及库存状况，对采购需求进行综合分析，确保采购计划具有前瞻性和合理性。2.采购计划编制根据需求调研与分析结果，采购执行部门编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应明确各类物资和服务的采购预算、采购时间安排、采购数量等；月度采购计划应根据实际需求对年度计划进行细化和调整。采购计划需经采购执行部门负责人审核后，报采购领导小组审批。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因医疗业务变化、政策调整、市场供应等原因需要调整采购计划，采购执行部门应及时提出调整申请。调整申请需说明调整原因、调整内容、预计影响等，经采购执行部门负责人审核后，报采购领导小组审批。四、采购方式选择1.公开招标适用范围：达到国家规定公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。采购执行部门应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。公开招标应邀请具备相应资质和信誉的供应商参与投标，确保投标竞争充分、公平公正。2.邀请招标在符合下列情形之一时，可采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采购执行部门应根据项目特点和供应商信息，选择不少于三家符合条件的供应商发出邀请投标函，并组织招标活动。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。采购执行部门应制定谈判文件，确定谈判程序、谈判内容、评定成交标准等，组织谈判小组与供应商进行谈判。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门应组织专业人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程1.采购申请各临床科室、职能部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算等信息。采购申请表经科室负责人签字后，提交至采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对申请内容进行初审，审核采购需求的合理性、必要性以及是否符合采购计划。初审通过后，将采购申请表提交至采购监督部门进行合规性审查，确保采购申请符合法律法规和制度要求。采购申请表经采购监督部门审查通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审批决策。3.采购实施根据采购方式选择结果，采购执行部门组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，采购执行部门应发布招标公告或邀请投标函，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购执行部门应按照相应程序组织谈判、协商或询价活动。在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，处理供应商提出的问题。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。采购合同签订前，应经采购执行部门负责人审核，报采购领导小组审批。5.验收付款采购物资或服务到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并提交至财务部门办理付款手续。财务部门根据合同约定和验收报告，审核无误后支付采购款项。对于验收不合格的采购物资或服务，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给卫生院造成损失的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、供应商管理1.供应商准入采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、准入条件和审批程序。供应商应具备合法经营资格，具有良好的信誉和财务状况，能够提供符合质量要求的物资和服务。采购执行部门应收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等，进行资格审查。经资格审查合格的供应商，列入供应商名录，并报采购领导小组备案。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价与考核。评价与考核可采用定性与定量相结合的方式，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法收集评价信息。根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商动态管理采购执行部门应及时更新供应商名录，对于因经营状况变化、违法违规行为等原因不再符合准入条件的供应商，应及时予以清理。同时，应积极拓展新的供应商资源，优化供应商结构，确保采购渠道的多样性和稳定性。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估分级，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可通过建立价格监测机制、签订价格调整条款合同等方式进行应对。对于供应商违约风险，应加强合同管理，明确违约责任，要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施。对于质量问题风险，应加强验收管理，严格把控质量标准，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺。对于法律法规风险，应加强法律法规培训，确保采购活动合法合规，及时关注法律法规变化，调整采购策略。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，发出风险预警信号，采购执行部门应及时采取措施进行处理，防范风险扩大。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，具体内容如下：采购计划文件，包括年度采购计划、月度采购计划及调整记录。采购申请文件，包括采购申请表及相关审批文件。采购方式选择文件，包括招标公告、邀请投标函、谈判文件、询价通知书等。采购评审文件，包括评标报告、谈判记录、询价结果记录等。采购合同文件，包括采购合同及补充协议。验收文件，包括验收报告及相关证明材料。付款文件，包括付款申请、付款凭证等。供应商资料文件，包括供应商准入申请、资质证明、评价考核记录等。其他与采购活动相关的文件资料。2.档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，按照采购项目的时间顺序和类别进行分类整理