企业财务报销申请及审批流程模板

企业财务报销申请及审批流程模板一、适用业务场景办公用品采购及维护费用员工差旅期间产生的交通、住宿及补助业务招待中的合理支出会议组织及场地租赁费用其他经企业认可的与经营相关的合规费用二、流程操作步骤指南第一步：费用发生与凭证准备员工在费用发生前，应确认该事项符合企业费用管理相关规定（如差旅标准、招待限额等）。费用发生后，及时取得合规的费用证明材料（如采购清单、行程单、消费明细等），保证材料清晰、完整，能准确反映费用发生的时间、地点、事由及金额。整理所有凭证，按类别分类排序，便于后续审核。第二步：填写报销申请单登录企业财务系统或使用纸质版《费用报销申请单》，如实填写以下信息：申请人基本信息：姓名*、所属部门、联系方式；费用基本信息：费用所属期间、费用类别（如办公费、差旅费等）、总金额；费用明细：逐项列明每笔费用的具体事由、发生日期、金额及对应的凭证数量；费用用途说明：简要描述费用产生的业务背景及必要性。保证所有信息与凭证一致，无漏填、错填情况。第三步：部门负责人初审申请人将填写完整的报销申请单及附件提交至直接部门负责人*。部门负责人需对以下内容进行审核：费用发生的真实性：确认是否为部门业务实际所需；费用预算符合性：检查是否超出部门季度/月度预算；填写规范性：核对申请单信息是否完整、附件是否齐全。审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人。第四步：财务部门复核部门负责人通过后，报销材料流转至财务审核岗*。财务部门重点复核以下内容：凭证合规性：检查费用证明材料是否符合企业财务制度（如票据抬头、印章、金额等）；金额准确性：核对申请单金额与凭证总额是否一致，计算是否有误；标准符合性：确认费用是否在企业规定的报销标准内（如交通方式、住宿单价等）；审批流程完整性：检查部门负责人签字是否齐全。复核通过后，在“财务审核意见”栏签字；若发觉问题，与申请人沟通补充材料或修改申请。第五步：分级审批根据企业规定的权限，由不同层级领导进行审批：常规费用（如日常办公支出、小额差旅费）：由分管财务的副总*审批；大额费用（如单笔超过5000元的支出或专项会议费用）：需提交至总经理*审批；特殊费用（如超出年度预算的支出）：需提交至总经理办公会集体审议。审批领导需在“审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意”，并注明理由。第六步：出纳付款审批完成后，报销材料流转至出纳岗*。出纳核对最终审批通过的报销单及附件，确认无误后，按企业规定方式付款（如银行转账、发放备用金等）。付款后，在“出纳确认”栏签字，并将报销单据归档保存。第七步：报销结果反馈出纳完成付款后，通过企业内部系统或邮件通知申请人报销到账情况。若报销被驳回，财务部门需同步告知申请人具体原因及修改要求。三、标准化申请表格模板费用报销申请单项目内容申请人信息姓名：*部门：*联系方式：*费用基本信息报销期间：年月日至年月日费用类别：□办公费□差旅费□招待费□其他：*报销总金额（大写）：元整报销总金额（小写）：¥费用明细序号12…费用用途说明*附件清单□费用证明材料□行程单□采购清单□其他：（共页）审批意见部门负责人：*日期：年月日财务审核：日期：年月日分管副总/总经理：日期：年月*日出纳确认付款方式：□银行转账□备用金付款日期：年月日出纳：四、执行要点提示及时性要求：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交书面说明并经部门负责人及财务负责人批准。真实性原则：严禁虚构费用、拆分报销或伪造凭证，一经发觉将按企业相关规定处理。合规性标准：所有费用需符合企业《费用管理制度》，超出标准的部分需提前提交专项申请并获批后方可报销。材料完整性：报销时需提供与费用直接相关的原始凭证，复印件仅限于凭证丢失且已挂失的特殊情况（需提供挂失证明）