档案管理领导小组职责与工作流程

档案管理领导小组职责与工作流程档案是单位历史沿革、业务开展的核心凭证，档案管理领导小组作为统筹档案工作的核心组织，其职责履行与流程规范直接关系到档案资源的安全、完整与高效利用。本文结合档案管理工作实际，梳理领导小组的核心职责与标准化工作流程，为单位档案管理体系建设提供实践参考。一、档案管理领导小组职责档案管理领导小组通常由单位分管领导任组长，档案部门负责人任副组长，成员涵盖各业务部门档案联络员、技术保障人员等。其核心职责围绕档案工作的“统筹、规范、安全、利用”展开：（一）统筹规划与制度建设牵头制定档案工作中长期发展规划，结合单位业务特点完善《档案管理制度》，细化文书、科技、人事等各类档案的分类规则、归档范围、保管期限表，确保制度贴合实际操作需求（如针对科研项目档案，明确实验数据、研究报告的归档要求）。（二）监督指导与过程管控定期检查各部门档案收集、整理、归档情况，针对业务部门档案工作中的难点（如工程档案组卷、电子档案元数据采集）提供专业指导；推动档案工作与业务流程同步开展（如项目验收前同步完成档案验收，避免“重项目、轻档案”现象）。（三）资源保障与协同管理协调人力配置，组织档案人员参加档案数字化、涉密档案管理等专业培训；统筹经费预算，保障档案库房升级、数字化设备采购等需求；推动跨部门协作，建立“业务部门初审+档案部门复审”的归档联动机制，确保档案收集无遗漏。（四）安全防控与风险应对建立档案安全责任制，落实库房“八防”（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温、防尘、防有害气体）措施；制定档案应急处置预案，定期开展灾备演练（如模拟库房漏水后的档案抢救流程）；针对电子档案，实施异地备份、区块链存证等安全策略，防范数据丢失风险。（五）利用服务与价值挖掘搭建档案利用平台，规范档案借阅、复制流程，为科研攻关、审计检查、合规管理等工作提供数据支撑；组织档案编研（如编纂《单位发展史》《重大项目档案汇编》），挖掘历史档案中的管理经验、文化资源，服务单位决策与文化建设。（六）考核评价与持续改进建立档案工作考核指标（如归档及时率、利用满意度、数字化完成率），每年度开展部门档案工作考评，将结果纳入单位绩效考核体系；针对考核中发现的问题（如归档材料不完整、电子档案格式错误），督促责任部门整改并优化工作机制。二、档案管理领导小组工作流程领导小组工作流程以“全周期管理”为核心，覆盖“工作启动—日常管理—专项工作—总结提升”四个阶段，确保档案工作有序推进：（一）工作启动阶段1.需求调研：领导小组联合档案部门，通过部门访谈、流程梳理，识别档案管理痛点（如历史档案散存、电子档案格式不兼容），形成《档案工作调研分析报告》，明确改进方向。2.方案制定：结合调研结果，制定年度档案工作计划，明确“制度修订”“数字化攻坚”“安全审计”等重点任务，细化任务分工与时间节点（如第二季度完成文书档案数字化，第三季度开展档案安全检查）。3.动员部署：召开年度档案工作会议，解读计划与制度要求，培训档案人员操作规范（如电子档案归档系统使用），明确各部门档案联络员职责，确保全员理解工作目标。（二）日常管理阶段1.收集整理收集：各部门按归档范围，在业务办结后30日内完成文件材料收集（含纸质、电子文件），电子文件同步上传至档案管理系统；领导小组定期抽查收集完整性，督促遗漏材料补全（如针对合同档案，核查是否包含签约、履行、变更全流程材料）。整理：档案人员按分类规则组卷（或数字化归档），编制档号、卷内目录；电子档案确保元数据（如创建者、修改时间、权限）完整；领导小组审核整理质量，重点把控涉密档案、项目档案的整理合规性。2.鉴定保管鉴定：每5年组织档案鉴定小组（含业务专家、档案人员），依据保管期限表审核档案价值，提出“销毁”或“续存”建议；领导小组审议后，按规定处置（销毁需双人监销、全程留痕，避免档案流失）。保管：落实库房温湿度管控、防盗报警等措施，电子档案定期进行介质检测与迁移（如每年对磁带、硬盘存储的电子档案进行可读性检测）；领导小组每季度检查库房安全，抽查档案实体与电子数据的一致性。3.利用服务申请：内部人员填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后提交档案部门；外部单位需持介绍信及身份证明，经领导小组审批后提供服务（涉密档案需签订保密协议）。提供：档案部门按权限提供档案查阅、复制，同步记录利用情况（如利用目的、效果反馈）；领导小组跟踪利用效果，收集反馈优化服务流程（如开通线上查档端口，缩短利用周期）。（三）专项工作阶段1.档案移交针对机构调整、项目结束等情况，领导小组牵头制定《档案移交方案》，明确移交清单、时间节点；组织移交双方现场清点、签字确认，确保档案无缝衔接（如机构合并时，原单位档案需完整移交至新档案管理部门）。2.数字化建设制定《档案数字化加工方案》，选择合规服务商，明确扫描分辨率、元数据采集标准；领导小组监督扫描质量（如随机抽查扫描件清晰度、完整性），完成后组织数据验收、挂接至管理系统，实现纸质与电子档案一体化管理。3.应急处置发生火灾、水灾等突发事件时，领导小组启动应急预案，组织人员优先抢救核心档案（如历史合同、重要人事档案）；灾后评估损失、修复受损档案（如采用专业设备烘干受潮档案），总结经验完善预案。（四）总结提升阶段1.年度总结：年底前，各部门提交《档案工作小结》，档案部门汇总形成《年度档案工作报告》；领导小组审议报告，分析工作成效与不足（如归档率未达标、利用效率低的原因）。2.整改优化：针对问题制定《整改清单》，明确责任部门与时限，领导小组跟踪整改进度；结合业务变化（如新增电子合同归档需求），修订制度与流程，持续提升