公司采购标准申请表和审批流程

公司日常采购标准申请表及审批流程工具指南一、适用范围与采购类型本工具适用于公司日常运营中所需的小额、常规性采购场景，涵盖以下类型：办公物资类：如文具（纸张、笔本）、耗材（打印机墨盒、硒鼓）、清洁用品等；小额设备类：如办公配件（键盘、鼠标）、小型工具（碎纸机、装订机）、电子配件（充电器、U盘）等；服务类：如设备维修（电脑、打印机故障处理）、场地保洁（日常办公区域清洁）等。注：单次采购金额在[具体金额，如5000元]以下且不属于固定资产、大宗物资的采购，适用本流程；超出金额或特殊类型采购需参照公司《大额采购管理办法》执行。二、申请与审批操作指引步骤1：采购需求发起与申请表填写申请人根据部门实际需求（如办公用品短缺、设备故障需更换等），登录公司OA系统或《采购申请表模板》，逐项填写完整信息，保证内容真实、准确。填写要点：明确物品/服务的具体名称、规格型号（如“A4纸80g白色”）、数量、预估单价及总预算；详细说明采购用途（如“行政部日常打印用”“市场部展会设备维修”）；如有紧急需求，需在“备注”栏标注“紧急”，并简要说明原因（如“客户到访需临时采购接待物资”）。步骤2：部门负责人初审申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人（如经理、主管）处，重点审核：采购需求的必要性（是否为部门日常运营必需）；预算合理性（预估价格是否符合市场行情，是否在部门年度预算额度内）；数量合理性（避免过度采购造成浪费）。初审通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。步骤3：采购部复审部门负责人审核通过后，申请表流转至采购部（*主管处），采购部进行以下审核：核对采购物品/服务是否属于公司《合格供应商名录》内品类；查询库存情况（如为常规物资，优先从库存领用，避免重复采购）；对预估价格进行市场比价（如单次采购金额超[具体金额，如1000元]，需提供至少2家供应商的报价单作为附件）。复审通过后，采购部在“采购部审核”栏签字，并明确采购方式（如“从固定供应商采购”“线上平台比价采购”）；若需调整采购方案（如更换规格、降低预算），会与申请人沟通后修改。步骤4：财务部预算合规性审核采购部审核通过后，申请表提交至财务部（*会计处），重点审核：采购总金额是否在部门剩余预算额度内；采购项目是否符合公司财务制度（如是否有预算科目对应）；若为紧急采购且超出预算，需确认是否有分管领导特批说明。审核通过后，财务部在“财务部审核”栏签字盖章；若预算不足或科目不符，退回申请人调整需求或补充预算说明。步骤5：分管领导终审（根据金额分级）根据采购金额，由不同层级领导终审：金额在[具体金额，如1000元]以下：由部门负责人审批（已在步骤2完成，无需重复）；金额在[具体金额，如1000-5000元]：由分管采购的副总经理（*总）审批；金额超[具体金额，如5000元]：需提交总经理（*总）最终审批。终审领导确认采购合规性、必要性及预算后，在“分管领导审批”栏签字，审批流程结束。步骤6：采购执行与进度跟进审批通过后，采购部根据申请表要求执行采购：属于固定供应商的，直接下单并确认交货时间；需比价的，在2个工作日内完成供应商选择并下单；紧急采购，需在24小时内启动采购流程，保证物资/服务及时到位。采购部通过OA系统或邮件向申请人同步采购进度，如“已下单，预计X月X日到货”。步骤7：验收与确认物资/服务到货后，申请人联合部门负责人共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与申请表一致；检查质量是否合格（如办公用品是否完好、维修服务是否解决问题）；服务类采购需确认服务效果（如保洁区域是否达标）。验收合格后，申请人在“验收人”栏签字，部门负责人在“部门验收确认”栏签字；若不合格，采购部需联系供应商退换货，直至验收通过。步骤8：费用结算与归档验收通过后，采购部将采购申请表、验收单、供应商发票（或结算单）等材料提交财务部；财务部核对无误后，安排费用支付；所有审批单据（申请表、验收单、发票等）由财务部统一归档保存，保存期限不少于[具体年限，如3年]。三、采购申请表模板公司日常采购申请表申请信息内容申请部门申请人联系方式申请日期年月日申请编号（自动）采购明细序号物品/服务名称123预算合计（元）审批流程申请人签字部门负责人审核采购部审核财务部审核分管领导审批采购执行与验收采购部执行人预计到货日期年月日验收情况□合格□不合格（不合格说明：_________________________）验收人签字部门验收确认备注|1.紧急采购需求：□是□否（如是，说明原因：_________________________）2.其他说明：_________________________|四、使用要点与常见问题说明预算控制要求所有采购需在部门年度预算内发起，超预算采购需提前提交《预算调整申请表》，经财务部及分管领导审批后方可发起；预估价格需贴近市场实际，虚报预算将导致审批驳回，情节严重将纳入部门绩效考核。审批时限规范常规采购：从申请到审批完成不超过3个工作日；紧急采购：审批流程需在1个工作日内完成，分管领导需优先处理；各环节审核人需在收到申请后1个工作日内反馈结果，无故拖延将按公司《考勤与绩效管理办法》处理。采购执行规范优先从公司《合格供应商名录》内采购，名录外供应商需由采购部进行资质审核（营业执照、相关资质证书等）；单次采购金额超[具体金额，如2000元]的，需签订简易采购合同，明确质量标准、交货时间、售后责任等。验收与退换货验收需在物资到货后1个工作日内完成，逾期未验收视为默认合格；验收不合格的，采购部需在2个工作日内联系供应商处理，退换货产生的费用由供应商承担；服务类验收需留存服务过程记录（如保洁前后对比照片、维修设备检测报告），作为结算依据。信息准确性要求申请表填写需完整、清晰，模糊信息（如规格型号填写“办公用品”）将导致审批退回；采购需