商务合同谈判记录与评审模板

商务合同谈判记录与评审模板一、模板应用情境二、操作流程与步骤详解（一）谈判前准备阶段明确谈判目标：牵头部门（如业务部、采购部）需提前梳理合作背景、核心需求（如价格、交付周期、质量标准、违约责任等），并确定谈判底线与优先级，形成《谈判目标清单》。收集背景资料：整理合作方资质（如营业执照、行业许可）、历史合作记录（如有）、市场同类合同条款等，保证谈判信息充分。组建谈判团队：根据合同类型确定参与人员，至少包括业务负责人（主导谈判）、法务人员（审核条款合规性）、财务人员（成本/付款条款测算），明确团队分工（如主谈、记录、技术支持）。制定谈判方案：基于目标与资料，设计谈判策略（如让步空间、争议焦点应对方式），并提前准备合同草案（如有），作为谈判基础文本。（二）谈判中记录阶段基本信息登记：在谈判开始时，由记录人填写《商务合同谈判基本信息表》，包括谈判时间、地点、参与方人员（姓名、职务、联系方式）、谈判主题、合同名称及编号（如有）等。实时记录关键内容：围绕谈判议题逐项记录，重点关注：对方核心诉求：如合作方提出的价格、交付条件、服务范围等；我方立场与回应：针对对方诉求的表态、依据（如成本数据、行业标准）及调整建议；共识条款：双方达成一致的具体内容（需明确量化指标，如“单价下浮5%”“交付周期为30天”）；分歧点：未达成一致的条款，需记录分歧焦点（如“付款方式：对方要求预付30%，我方坚持预付10%”）及各自理由；下一步行动：需后续跟进的事项（如“对方3个工作日内提供技术参数附件”“我方法务团队审核后反馈修改意见”）。确认记录准确性：谈判结束前，由双方主谈人共同核对记录内容，对共识条款和分歧点签字确认（或通过邮件等书面形式确认），避免后续争议。（三）谈判后整理与评审阶段记录汇总与补充：记录人于谈判结束后1个工作日内，整理谈判记录，补充未明确的细节（如技术术语解释、背景补充说明），形成《商务合同谈判议题记录表》，并附双方签字确认页（如有）。发起合同评审：牵头部门将谈判记录、合同草案（如有）、背景资料提交至法务、财务、业务负责人及相关管理层，组织合同评审会。评审要点执行：评审需重点关注：合规性：条款是否符合法律法规、行业监管要求（如数据安全、知识产权归属）；商业合理性：价格、付款、违约责任等条款是否与市场水平一致，是否符合企业成本与风险控制要求；一致性：谈判共识是否准确转化为合同条款，有无遗漏或歧义；可执行性：双方权利义务是否明确，履约条件、验收标准是否具体。形成评审结论：评审会需输出《合同评审意见表》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论，对修改条款需注明责任人与完成时限；若存在重大分歧，需重新组织谈判或上报决策层裁定。（四）归档与后续跟进资料归档：谈判记录、评审意见、最终合同文本等资料由牵头部门整理归档，保存期限不少于合同履行期满后5年。条款落地跟进：对评审中确定的“下一步行动”或整改事项，由责任部门跟踪进度，保证在合同签署前完成（如补充附件、调整条款）。三、模板表格设计表1：商务合同谈判基本信息表项目内容合同名称（如“产品采购合同”“项目服务框架协议”）合同编号（如有，填写企业内部合同编号）谈判时间年月日时分至时分谈判地点（如“公司3号会议室”“线上腾讯会议”）我方参与人员姓名：三（职务：业务经理）、姓名：四（职务：法务专员）合作方参与人员姓名：五（职务：销售总监）、姓名：六（职务：法务主管）谈判主题（如“2024年度原材料采购价格谈判”“系统开发服务范围界定”）记录人姓名：七（职务：助理）附件清单（如“合作方资质文件”“历史合同对比表”）表2：商务合同谈判议题记录表议题编号议题名称对方提议内容我方立场与回应共识内容（√）分歧点描述下一步行动（责任方/时限）1合同金额“总价人民币100万元（含税），分三期付款”“总价需控制在90万元以内，建议分期调整为四期，首期款不超过30%”对方坚持总价100万元，付款期数分歧我方提供成本明细供对方参考（三/3个工作日内）2交付周期“合同签订后60日内交付全部货物”“因生产排期紧张，需延长至75日，但可分批交付（首批40%货物45日内交付）”√双方同意75日总周期，分批交付细节待确认对方2个工作日内提交分批交付计划（五/2日内）3违约责任“逾期交付每日按合同总额0.5%支付违约金”“违约金比例过高，建议调整为0.3%，且设置5%的上限（最高不超过5万元）”对方认为0.5%符合行业惯例，我方坚持0.3%提交行业违约金标准案例供评审（法务部/1个工作日内）表3：合同评审意见表评审阶段初审□复审□终审□评审部门/人员法务部（四）、财务部（八）、业务部（三）合同名称/编号（与表1一致）评审条款（如“第三条合同金额”“第六条交付周期”）评审意见（示例：“第六条交付周期75日合理，但需补充‘不可抗力导致的延期除外’的说明”）结论□通过□修改后通过□不通过修改要求（如“需在第六条增加不可抗力条款，责任部三负责，2月20日前完成”）评审人签字四（法务）、八（财务）、三（业务）评审日期年月日四、使用要点与注意事项信息客观性：谈判记录需忠实还原双方观点，避免主观臆断或模糊表述（如“对方同意降价”需明确为“对方同意单价从100元降至95元”）。责任明确化：对“下一步行动”需指定责任人与具体时限，避免推诿；评审意见中的修改要求需清晰、可执行（如“补充知识产权条款”优于“完善合同细节”）。保密管理：谈判记录及评审意见涉及商业敏感信息，仅限参与人员查阅，严禁外泄；电子版资料需加密