采购订单及审批标准模板

一、适用场景说明二、标准化操作步骤1.需求发起与确认需求提出：采购需求部门根据实际工作需要（如部门运营、项目实施、设备维护等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间。需求审核：部门负责人*对需求内容的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，确认无误后签字批准，保证采购需求符合部门工作计划及公司整体预算要求。2.采购申请与材料准备填写申请单：需求部门根据已确认的采购需求，填写《采购订单及审批表》，补充供应商信息（如意向供应商名称、联系方式）、采购方式（如公开招标、询价、单一来源等）及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。附件材料准备：根据采购类型附上相关支撑材料，例如：大额采购：提供至少3家供应商的报价单、技术对比方案；设备采购：提供设备技术参数说明、售后服务承诺；服务采购：提供服务范围、交付标准及验收方案。3.分级审批流程根据采购金额及重要性，实行分级审批，保证审批权责匹配：小额采购（金额≤5000元）：由需求部门负责人*审批，报行政部/采购部备案；中等金额采购（5000元＜金额≤50000元）：需求部门负责人审核后，提交财务部复核预算，再报分管副总*审批；大额采购（金额＞50000元）：需经需求部门负责人、财务部、分管副总联合审批，最终提交总经理签字确认。注：审批过程中若遇争议，由发起部门协调相关部门补充材料后重新提交，保证审批意见明确、无歧义。4.采购订单与下达订单制作：采购部*根据审批通过的《采购订单及审批表》，向最终确定的供应商正式《采购订单》，订单内容需与审批表完全一致，包括采购物品/服务明细、数量、单价、总金额、交货地点、交付时间、付款方式、违约责任等条款。订单确认：采购部将《采购订单》发送至供应商，要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章或邮件回复），确认无误后订单生效。若供应商对订单内容有异议，需在1个工作日内提出，由采购部协调修改后重新审批确认。5.执行与过程跟踪订单跟踪：采购部*负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通交货时间、生产/服务进展，保证按期交付。若遇可能延迟风险，需提前3个工作日通知需求部门及相关部门，协商解决方案。交付验收：物品/服务送达后，需求部门联合行政部/质检部*按订单要求进行验收，核对数量、规格、质量等，填写《验收合格单》，验收不合格的需注明原因并退回供应商，要求限期整改或更换。6.归档与管理资料归档：采购流程结束后，采购部*将《采购需求申请表》《采购订单及审批表》《供应商确认函》《报价单》《验收合格单》等资料整理成册，按月度分类存档，保存期限不少于3年。数据统计：定期对采购数据（如采购金额、供应商履约率、成本节约情况等）进行统计分析，为后续采购策略优化提供数据支持。三、采购订单及审批表结构表一：采购订单及审批表（基本信息页）项目内容采购订单编号（由采购部按年度+流水号填写，如CG2024001）申请部门申请人*联系方式申请日期年月日采购类型□物资类□服务类□工程类（勾选）采购方式□招标□询价□比价□单一来源□其他：预估金额（元）资金来源□预算内□预算外□专项经费供应商信息供应商名称统一社会信用代码联系人*联系方式供应商地址采购明细序号物品/服务名称12…合计金额（大写）交货要求□现场交付□物流配送□供应商上门服务；交货地点：______________________；交付时间：____年__月__日前付款方式□货到付款□分期付款（请注明比例）□验收后__天内付款审批意见需求部门负责人签字：__________日期：____年__月__日财务部审核签字：__________日期：____年__月__日（审核预算及合规性）分管副总审批签字：__________日期：____年__月__日（5000元以上需审批）总经理审批签字：__________日期：____年__月__日（50000元以上需审批）采购部确认签字：__________日期：____年__月__日（订单及下达）表二：采购订单及审批表（审批意见页，可选）审批环节审批人审批意见签字日期需求部门复核*质量技术部审核*（如涉及技术标准）法务部审核*（如涉及合同条款）最终审批意见四、关键注意事项提醒信息准确性：采购申请表及订单中的物品名称、规格、数量、金额等信息需与实际需求完全一致，避免因信息错误导致采购偏差或纠纷。审批时效性：各审批人需在收到申请后1-3个工作日内完成审批（紧急采购可缩短至24小时），无正当理由不得拖延，保证采购流程高效推进。供应商合规性：优先选择在合格供应商名录内的合作方，新供应商需提交营业执照、相关资质证明（如ISO认证、行业许可证等）并由采购部审核备案。变更管理：订单后如需变更（数量、交货时间、价格等），需由需求部门提交《变更申请表》，经原审批流程重新审批后方可执行，严禁口头或私自变更。保密要求：采购过程中涉及的供应