采购申请审批单填写规范及示例模板

采购申请审批单填写规范及示例模板一、采购申请审批单的核心作用与适用场景采购申请审批单是企业内部规范采购行为、控制成本、明确责任的核心工具。适用于各类采购需求场景，包括但不限于：办公用品及耗材采购、生产物料采购、固定资产采购（如设备、家具）、服务类采购（如咨询、维修）、市场推广物料采购等。无论是部门日常运营需求，还是专项项目采购，均需通过审批单流程实现需求提报、预算核查、采购执行的全过程管理，保证采购活动的合规性、经济性和必要性。二、规范填写流程与操作指南（一）第一步：明确采购需求与基础信息填写操作说明：申请人需首先确认采购的必要性与合理性，准确填写审批单基础信息栏，保证核心要素完整。申请人信息：填写真实姓名（以“”代替，如“张”）、所属部门、联系电话（内部短号或分机号，避免隐私泄露）、申请日期（填写发起审批的当日日期）。采购类型：勾选对应分类，如“办公用品”“生产物料”“固定资产”“服务采购”等，便于采购部门分类处理。紧急程度：根据业务需求勾选“紧急”（需24小时内响应）、“一般”（3个工作日内处理）、“不紧急”（5个工作日内处理），影响审批优先级。（二）第二步：详细填写采购明细清单操作说明：需逐项列明采购物品/服务的具体信息，保证采购部门能准确执行采购，避免歧义。物品/服务名称：填写具体名称（如“A4复印纸”“型号数控机床”“年度法律咨询服务”），避免模糊表述（如“一批办公用品”）。规格型号/技术参数：明确规格要求（如“复印纸：80g，A4，白色，500张/包”），或服务范围（如“法律咨询：涵盖合同审核、纠纷处理，服务期1年”）。单位：填写计量单位（如“台”“件”“套”“次”）。数量：根据实际需求填写，需与采购目的匹配，避免过量采购。单价（元）：填写预估单价，需参考历史采购价格、市场均价或供应商报价，若为服务类可填写“面议”或“按实际结算”。总价（元）：单价×数量自动计算，或根据服务内容填写总预算，保留两位小数。用途说明：简述采购物品/服务的具体使用场景（如“用于行政部日常打印”“生产车间A线原材料加工”），体现采购必要性。（三）第三步：预算申报与资金来源确认操作说明：需明确预算金额及资金来源，保证采购符合公司预算管理要求。预算金额（元）：填写本次采购的总预算，需与采购明细总价一致，且不超过部门年度预算额度。资金来源：勾选“部门预算”“专项项目预算”“备用金”等，并注明对应预算编号（如“2024年行政部预算-编号XZ001”）。预算审批人：由部门负责人或预算管理岗签字确认，保证预算合规性。（四）第四步：附件材料准备操作说明：根据采购类型需附相关证明材料，作为审批依据，保证采购需求合理、可追溯。常规采购（如办公用品）：可附库存盘点表（说明现有库存不足）或部门领用记录。固定资产采购：需附设备采购申请说明（含设备使用效益分析）、固定资产验收单模板。大额采购（单笔≥5万元）：需附至少3家供应商比价单、技术参数对比表，或市场调研报告。服务类采购：需附服务方案、供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证）。（五）第五步：发起审批流程操作说明：申请人确认信息无误后，通过OA系统或纸质版提交审批单，按流程逐级审批。审批流程：一般顺序为“申请人→部门负责人→财务审核→采购部门→分管领导→总经理（大额采购）”。审批时限：每个审批节点需在1-2个工作日内完成，紧急采购可启动“加急审批”通道。三、采购申请审批单示例模板采购申请审批单基础信息内容申请人张*所属部门行政部联系电话8088（内部短号）申请日期2024年3月15日采购类型□办公用品□生产物料□固定资产□服务采购√其他（请注明：办公耗材）紧急程度□紧急□一般√不紧急采购明细清单序号物品名称1A4复印纸2签字笔3文件夹合计——预算信息预算金额（元）440.00资金来源□部门预算√专项项目预算□备用金预算编号2024年行政部预算-编号XZ005预算审批人签字李*（部门负责人）附件清单□库存盘点表□比价单□技术参数对比表□服务方案√其他（请注明：上季度领用记录）审批意见部门负责人意见同意采购，符合部门年度预算规划。签字：李*日期：2024年3月15日财务审核意见预算金额在核定范围内，资金来源合规。签字：王*日期：2024年3月16日采购部门意见物品为常规耗材，库存不足，同意采购。签字：赵*日期：2024年3月16日分管领导意见同意。签字：刘*日期：2024年3月17日总经理意见（大额）——四、填写要点与常见问题规避（一）信息完整性：避免遗漏核心要素必填项不可为空，如申请人、部门、采购明细、预算金额等，否则审批流程将无法启动。采购明细需逐项填写，不可合并填写（如“办公用品一批”），导致采购部门无法准确执行。（二）数据准确性：保证预算与明细一致采购明细总价需与预算金额完全匹配，避免“预算500元，明细合计480元”的矛盾情况。单价、数量需真实合理，不可虚高或虚报，财务部门将进行核查。（三）用途清晰性：体现采购必要性用途说明需具体（如“用于新产品研发测试”），而非笼统表述（如“部门使用”），便于审批人判断需求合理性。（四）附件合规性：按需准备证明材料大额采购、固定资产采购、服务类采购必须附对应附件，无附件可能导致审批驳回。附件需真实有效，严禁伪造比价单、资质文件等，否则将追