财物保管制度

财物保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于财物管理的统一直规，以及公司为防控专项财务风险、规范财物管理业务流程的内部需求，制定。旨在明确财物保管的职责分工、操作标准、风险防控措施及保障机制，确保公司财物资产安全、完整，促进财务管理合规高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在财物采购、领用、保管、盘点、处置等全流程管理活动，涵盖但不限于货币资金、存货、固定资产、无形资产等财物的管理场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“财物专项管理”指公司针对财物资产全生命周期所建立的管理制度、操作流程、风险防控措施及监督考核体系的总称，包括财物采购、保管、盘点、处置等环节的规范化管理。（二）“财物管理风险”指因制度缺失、职责不清、操作不当、监督缺位等导致财物资产流失、价值减损、财务造假或舞弊行为的风险。（三）“财物合规”指公司财物管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保业务流程合法合规、数据真实准确、资产权属清晰。第四条财物专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：财物管理全过程、各环节纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的财物管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦财物管理中的重点风险点，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估财物管理体系有效性，根据内外部环境变化优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财物专项管理负总责，承担首要领导责任；分管财务、运营的领导为公司财物专项管理直接责任人，负责统筹决策与监督推动。第六条公司设立财物专项管理领导小组，作为专项管理的决策与统筹协调机构。领导小组由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括财务部、审计部、内控部及重点业务部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）审议财物专项管理制度及重大风险防控方案；（二）协调跨部门财物管理协同工作，解决重大问题；（三）监督考核财物专项管理成效，推动持续改进。第七条牵头部门为财务部，负责财物专项管理的统筹规划、制度建设、风险识别、监督考核及培训宣贯等工作。主要职责包括：（一）制定并修订财物专项管理制度，组织业务培训；（二）定期开展财物管理风险排查，提出防控建议；（三）监督各部门财物管理合规情况，审核重大财物处置。第八条专责部门为审计部，负责财物专项管理的业务合规审核、流程优化及风险处置。主要职责包括：（一）独立开展财物管理专项审计，评价制度有效性；（二）优化财物管理业务流程，推动内控体系建设；（三）牵头处置重大财物管理舞弊或风险事件。第九条业务部门及下属单位作为财物专项管理的执行主体，负责落实本领域财物管理要求，开展日常风险防控。主要职责包括：（一）执行财物采购、领用、盘点等操作规范；（二）建立本部门财物台账，确保资产底数清晰；（三）及时上报财物管理异常情况，配合调查处置。第十条基层执行岗为财物管理的一线操作人员，承担岗位合规操作责任。主要职责包括：（一）签署合规承诺书，严格遵守财物管理操作流程；（二）发现财物管理风险或舞弊行为，及时向直属领导及财务部报告；（三）妥善保管所负责财物，确保账实相符。第三章专项管理重点内容与要求第十一条财物采购管理。业务操作须符合以下标准：（一）采购需求需经部门审批，纳入预算统筹；（二）供应商选择通过比选、招标等合规程序，建立合格供应商名录；（三）采购合同签订需经法务审核，明确交付验收标准。禁止性行为包括：（一）严禁未经审批超预算采购；（二）严禁向特定关系人倾斜供应商选择；（三）严禁伪造采购记录谋取私利。重点防控点：供应商资质审核、采购价格异常波动、合同关键条款缺失。第十二条财物领用与保管。业务操作须符合以下标准：（一）领用财物需经部门负责人审批，建立领用台账；（二）易耗品按需领用，超出限额须经分管领导核准；（三）贵重财物设置专库存放，双人双锁管理。禁止性行为包括：（一）严禁非领用人擅自调取财物；（二）严禁以领代购虚列支出；（三）严禁将公司财物用于个人用途。重点防控点：领用审批流程合规性、库存盘点差异、保管责任落实。第十三条财物盘点与核对。业务操作须符合以下标准：（一）定期开展全面盘点，账实差异率超过5%需专项核查；（二）盘点结果须经审计部复核，重大差异形成调查报告；（三）盘点记录完整存档，作为资产调账依据。禁止性行为包括：（一）严禁提前或延迟盘点时机规避异常；（二）严禁篡改盘点记录掩盖问题；（三）严禁隐瞒盘亏盘盈情况。重点防控点：盘点程序合规性、差异原因追溯、责任追究落实。第十四条财物处置管理。业务操作须符合以下标准：（一）报废财物需经技术鉴定，形成评估报告；（二）处置过程通过招标或公开程序，价格经第三方机构评估；（三）处置收入上缴公司，纳入预算管理。禁止性行为包括：（一）严禁低价处置或无偿转移资产；（二）严禁私分处置收益；（三）严禁伪造处置记录。重点防控点：处置审批权限、评估程序合规性、资金回笼完整。第十五条货币资金管理。业务操作须符合以下标准：（一）大额资金支付需经三人复核，紧急支付履行特殊审批；（二）银行账户定期对账，核对未达账项需查明原因；（三）现金管理符合限额规定，超出部分及时存入银行。禁止性行为包括：（一）严禁违规设立账外资金；（二）严禁挪用公款或设立“小金库”；（三）严禁伪造银行流水。重点防控点：支付审批权限、资金用途合规性、对账机制有效性。第十六条固定资产管理。业务操作须符合以下标准：（一）固定资产按年限折旧，账面价值与实物状态匹配；（二）闲置资产优先内部调剂，调剂过程经审计部审核；（三）报废资产需履行技术鉴定、审批及处置程序。禁止性行为包括：（一）严禁虚增固定资产入账；（二）严禁将闲置资产违规出租或出售；（三）严禁未备案转移固定资产所有权。重点防控点：折旧计提准确性、资产调剂合规性、报废处置流程完整性。第十七条无形资产管理。业务操作须符合以下标准：（一）无形资产评估需经第三方机构认证，评估报告存档；（二）转让或许可使用需经法务审核，签订权属协议；（三）摊销费用按合同约定分摊，计入当期损益。禁止性行为包括：（一）严禁低值入账或虚增无形资产；（二）严禁未评估或备案转让无形资产；（三）严禁摊销费用分摊不合规。重点防控点：评估机构资质、权属管理完整性、摊销分摊合规性。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。财务部每半年评估财物管理制度适用性，结合以下因素及时修订：（一）国家法律法规或行业准则更新；（二）公司业务范围或组织架构调整；（三）财物管理风险排查结果。修订后的制度经领导小组审议通过后发布实施，旧版制度同步废止。第十九条风险识别预警机制。公司每年开展财物管理专项风险评估，流程如下：（一）财务部牵头编制风险清单，覆盖采购、保管、处置等环节；（二）各部门填报风险点及防控措施，审计部进行独立评估；（三）分级发布预警通知，高风险点纳入重点监控。预警信息通过内部信息系统推送至相关岗位，并纳入绩效考核。第二十条合规审查机制。财物管理全过程嵌入合规审查节点，具体如下：（一）采购阶段：采购合同需经法务合规审核；（二）领用阶段：贵重财物领用需双人签字；（三）处置阶段：报废资产需技术鉴定报告。“未经合规审查不得实施”作为刚性约束，违规操作直接启动责任追究。第二十一条风险应对机制。按风险等级分级处置：（一）一般风险：由业务部门自行整改，财务部监督；（二）重大风险：成立专项调查组，审计部牵头处置，必要时上报领导小组。应急流程包括：1.立即冻结异常操作；2.追溯资金流向或资产轨迹；3.涉及人员暂停权限，配合调查。第二十二条责任追究机制。违规情形及处罚标准如下：（一）违反采购规定：处违规金额10%-20%罚款，情节严重移送纪律处分；（二）账实不符：责任人承担直接损失50%赔偿责任，财务部负责人连带20%；（三）私分处置收益：按盗窃处理，金额纳入职务犯罪范畴。处罚记录纳入员工档案，作为绩效评优依据。第二十三条评估改进机制。每年末开展财物专项管理评估，流程如下：（一）财务部汇总制度执行情况，审计部评价有效性；（二）各部门提交改进建议，形成评估报告；（三）领导小组审议报告，制定次年优化方案。评估结果与部门年度考核直接挂钩。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。公司主要负责人每年听取财物专项管理工作报告，分管领导每月召开协调会。各部门负责人对本领域财物管理负第一责任，确保制度落地。第二十五条考核激励机制。将财物管理合规情况纳入部门及个人绩效考核，具体权重如下：（一）部门考核：财物管理占年度考核15%；（二）个人考核：关键岗位人员财物合规占20%。优秀案例纳入评优表彰，违规行为取消评奖资格。第二十六条培训宣传机制。分层级开展培训：（一）管理层：每年组织合规履职培训，内容涵盖制度解读、风险防控；（二）业务岗：每季度开展操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）全员：通过内网发布财物合规知识，增强意识。培训记录存档，作为员工培训档案。第二十七条信息化支撑。通过ERP系统实现以下功能：（一）采购流程线上审批，自动生成追溯链条；（二）库存动态监控，异常变动实时预警；（三）资产处置全流程电子化，确保可追溯。第二十八条文化建设。通过以下措施强化合规氛围：（一）编制《财物合规手册》，覆盖关键操作指引；（二）签订年度合规承诺书，员工亲笔签署；（三）设立合规举报热线，保护举报人合法权益。第二十九条报告制度。按以下要求报送信息：（一）风险事件：每月5日前报送上月