机关单位办公设备管理使用条例

机关单位办公设备管理使用条例第一章总则为规范机关单位办公设备的管理与使用，提高设备利用效率，保障各项工作有序开展，结合机关工作实际，制定本条例。本条例适用于机关各部门及所属单位的办公设备（含计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪等各类办公电器及辅助设备）的配置、使用、维护、报废等全流程管理。办公设备管理遵循科学配置、合理使用、严格管理、安全高效的原则，坚持资源统筹与按需保障相结合，兼顾节能环保与技术适配性，确保设备服务于工作需要，杜绝闲置浪费。第二章管理职责一、资产管理部门职责机关指定的资产管理部门（以下简称“资产部门”）为办公设备的统筹管理机构，主要职责包括：1.制定办公设备配置标准、更新计划及管理制度，统筹设备的采购、登记、调配、报废等全流程管理；2.建立设备台账，定期核对设备信息，确保账实相符；3.组织设备使用培训、维护指导及安全检查，监督各部门设备管理执行情况；4.协调解决设备管理中的重大问题，牵头处理设备报废、处置等事项。二、使用部门职责各使用部门为设备管理的责任主体，需指定专人（设备管理员）负责本部门设备管理，主要职责包括：1.落实设备使用规范，监督本部门人员正确操作、爱护设备；2.配合资产部门做好设备登记、盘点、调配等工作，及时反馈设备使用中的问题；3.对本部门设备的借用、外带等事项进行审批管理，确保设备安全可控。三、使用人职责设备使用人是设备直接责任人，需履行以下职责：1.严格遵守设备操作规范，不得违规改装、拆卸设备，不得将设备用于与工作无关的活动；2.日常使用中做好设备清洁、防尘、防潮等维护，发现故障或异常及时报修；3.离职、调岗时按规定办理设备移交手续，确保设备及配套资料完整交接。第三章设备配置与采购一、配置原则办公设备配置以“满足工作需要、严控总量规模、优化资源配置”为原则，结合单位编制人数、工作任务量及现有设备状况，按标准配置、动态调整的方式实施：新成立部门或因工作新增需求的，优先从闲置设备中调配；无闲置设备的，按流程申请新增。设备配置标准由资产部门会同财务、业务部门制定，报机关审批后执行，原则上不得超标准配置。二、配置流程1.需求申请：使用部门因工作需要新增设备的，由部门提出书面申请，说明设备类型、数量、用途及现有设备使用情况，经部门负责人审核后报资产部门。2.审核审批：资产部门对申请进行合理性、合规性审核，必要时组织论证，审核通过后报机关分管领导审批；大额或特殊设备需经集体研究决定。3.采购实施：审批通过后，由资产部门或委托采购部门按政府采购规定组织采购，优先选择节能环保、售后完善的产品，确保设备质量与性价比。第四章设备使用规范一、日常使用要求1.设备使用人应熟悉设备操作手册，按规程正确操作，避免因操作不当导致设备损坏；长期不使用时应关闭电源，减少待机能耗。2.计算机、服务器等设备应设置开机密码，定期更新密码，离开工位时需锁屏或关机，防止非授权使用。3.设备应放置于干燥、通风、整洁的环境，避免阳光直射、潮湿或粉尘污染，影响设备寿命。二、安全与保密管理1.设备存储、处理的工作数据应定期备份，重要数据需加密存储；禁止在设备中存储、处理涉密信息（涉密设备按《保密法》及机关保密制度管理）。2.严禁将办公设备违规连接互联网或外部存储设备（如U盘、移动硬盘等），确需连接的需经保密部门审批，使用后及时断开并查杀病毒。3.设备外修、外送维护时，需由资产部门或使用部门专人陪同，确保数据安全；涉及涉密设备的，需按保密要求送指定机构维修。三、耗材管理1.办公耗材（如硒鼓、墨盒、纸张等）实行“按需领取、节约使用”制度，使用部门指定专人负责耗材领取与发放，建立耗材使用台账。2.鼓励使用再生耗材、双面打印/复印等节能方式，减少资源浪费；废弃耗材按环保要求回收处理，不得随意丢弃。四、借用与外带管理1.部门内部设备借用由设备管理员登记备案，明确借用期限与责任；跨部门借用需经双方部门负责人同意，报资产部门备案。2.因工作需要外带设备（如笔记本电脑、投影仪等），需填写《设备外带申请表》，经部门负责人、资产部门审批后，在规定时间内归还并办理交接。第五章维护与维修一、日常维护设备使用人应做好设备日常清洁、检查，每月至少进行一次设备运行状态自查，发现异响、卡顿、报错等异常及时记录并报修。资产部门每季度组织一次设备巡检，排查安全隐患，指导使用部门优化设备管理。二、报修与维修1.设备故障报修实行“谁使用、谁报修”原则，使用人发现故障后应立即向部门设备管理员报告，管理员核实后报资产部门；紧急故障可直接联系资产部门或维修人员。2.资产部门接到报修后，区分故障类型处理：简单故障（如卡纸、耗材更换等），由资产部门或设备管理员现场解决；复杂故障（如硬件损坏、系统故障等），联系原厂商或有资质的维修机构维修，维修前需确认维修方案与费用，重大维修需报机关审批。3.维修完成后，资产部门应登记维修内容、费用、更换部件等信息，纳入设备台账管理，确保设备维修可追溯。第六章报废与处置一、报废条件符合以下情形之一的设备，可申请报废：1.达到规定使用年限，性能严重下降，无法满足工作基本需求的；2.故障频发、维修费用过高（单次维修费用超过设备残值的50%或年度维修费用超过设备原值的30%），无维修价值的；3.因技术更新、政策调整等原因，设备功能落后或不符合现行使用要求的；4.因自然灾害、意外事故等导致设备严重损坏，无法修复的。二、报废流程1.申请鉴定：使用部门提出报废申请，说明设备现状、报废原因，附维修记录、故障说明等材料，报资产部门。2.组织鉴定：资产部门会同技术人员、使用部门对设备进行现场鉴定，确认是否符合报废条件；必要时邀请第三方机构评估。3.审批处置：鉴定通过后，报废申请报机关审批；审批通过的设备，由资产部门按国有资产处置规定处理，可通过拍卖、拆解回收等方式处置，处置收入全额上缴财政。第七章监督与考核一、监督检查资产部门每半年组织一次设备管理专项检查，内容包括台账完整性、设备使用合规性、维护维修记录等；不定期抽查设备使用情况，对发现的问题及时通报并督促整改。二、责任追究对违反本条例的行为，视情节轻重追究责任：1.因违规操作、管理不善导致设备损坏、丢失的，使用人或部门需承担维修、赔偿责任；2.擅自外带、转借设备造成安全事故或泄密的，依规给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任；3.虚报需求、超标准配置设备，或违规处置报废设备的，依规追