合同管理与审核工具手册

合同管理与审核工具手册一、手册说明本手册旨在规范企业合同全生命周期管理流程，明确合同创建、审核、履行、归档等环节的操作要求，降低合同风险，提升管理效率。适用于企业各部门合同管理人员、法务人员及相关业务负责人，涵盖采购、销售、服务、合作等各类合同的管理场景。二、适用工作场景与业务需求（一）日常合同签订管理企业对外开展业务时，需签订采购合同（如原材料采购、设备采购）、销售合同（如产品销售、服务交付）、服务合同（如咨询服务、技术服务）等，本工具可帮助合同起草人快速合同保证核心条款完整，同时支持多部门协同审核，缩短合同签订周期。（二）合同合规性审查法务部门或合规专员需对合同条款的合法性、完整性、风险点进行审查，包括主体资格、权利义务约定、违约责任、争议解决方式等，本工具提供标准化审查清单，避免遗漏关键条款。（三）合同履行与跟踪合同签订后，业务部门需跟踪履行进度（如交付时间、付款节点），本工具支持设置履行提醒，记录履行过程中的变更、异常情况，保证合同按约定执行。（四）合同归档与检索合同到期或履行完毕后，需对合同正本、附件、审批记录等资料进行统一归档，本工具支持电子化存储，支持按合同编号、名称、签订日期等条件快速检索，便于后续查阅或审计。三、合同全流程操作指南（一）合同创建与起草选择合同模板登录合同管理系统，进入“合同模板库”，根据业务类型（如采购、销售、服务）选择对应模板；若无合适模板，可“新建模板”，基于基础框架自定义条款（需经法务部门审核备案）。示例：采购合同模板需包含“采购标的、数量、质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任”等核心模块。填写基础信息在“合同基础信息”页面依次录入：合同编号（按规则自动，如“CG-2024-X”代表2024年采购合同第X号）；合同名称（需明确业务类型和双方主体，如“公司与科技有限公司采购设备合同”）；合同类型（下拉选择：采购/销售/服务/合作等）；签订日期、签订地点；合同版本号（初稿为V1.0，每修改一次版本号递增）。录入合同主体信息甲方（采购方/服务接受方）：填写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人、联系方式（内部办公电话，避免泄露个人手机号）；乙方（销售方/服务提供方）：同上，需核对乙方提供的营业执照复印件，保证信息一致，避免“假章”“皮包公司”风险。起草核心条款按模板提示逐项填写：标的条款：明确产品名称、规格型号、技术参数（可附件详细说明）、数量（大写+小写）；质量标准：约定国家标准、行业标准或双方确认的技术协议，避免“质量合格”等模糊表述；履行期限：约定交付时间、验收时间、付款节点（如“合同签订后7日内支付30%预付款，验收合格后支付70%尾款”）；价款及支付方式：明确总价款（大写+小写）、币种、账户信息（需乙方提供加盖公章的账户证明）；违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五支付违约金”）；争议解决：约定仲裁或诉讼管辖（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）。附件如技术协议、验收标准、乙方资质文件等，需逐份命名后（如“设备技术协议V1.0”“乙方营业执照复印件”），保证附件与合同关联。（二）合同审核流程发起审核合同起草完成后，“提交审核”，选择审核流程（如“业务部门初审→法务部门复审→总经理终审”），填写审核意见（可选），提交至第一审核人。部门初审（业务部门负责人）审核重点：合同内容是否符合业务需求（如采购数量是否匹配生产计划、销售价格是否在定价范围内）、履行能力是否可行（如乙方交货周期是否满足项目要求）、基础信息是否准确。审核结果：通过/驳回（需填写具体驳回原因，如“交货时间晚于项目启动时间，需修改”）。若驳回，起草人修改后重新提交。法务复审（法务专员）审核重点：合同主体是否合法（乙方是否具备相应资质，如特种设备销售需提供生产许可证）；条款是否合法合规（是否存在“霸王条款”，违约责任是否显失公平）；权利义务是否明确（如验收标准、争议解决方式是否具体）；风险点提示（如“付款节点无明确期限，建议补充‘乙方需在日内提供发票’”）。审核结果：通过/补充说明（无需修改，仅记录风险提示）/驳回（需说明法律依据，如“根据《民法典》第条，该条款无效”）。终审（分管领导/总经理）审核重点：合同是否符合公司战略利益、金额是否在审批权限内（如单笔合同金额超50万元需总经理审批）。审核结果：通过/驳回（重大合同驳回需提交管理层会议讨论）。审核通过与定稿所有审核环节通过后，系统自动“合同审批单”，汇总各环节审核意见，合同状态变更为“已审批”。起草人打印纸质版，双方签字盖章（骑缝章），扫描后至系统，完成合同签订。（三）合同履行与跟踪设置履行提醒合同生效后，业务管理员在系统中设置关键节点提醒（如“交付前3天提醒”“付款前7天提醒”），系统通过内部办公系统自动推送提醒至相关负责人。记录履行过程交付/验收：乙方交付标的后，甲方验收人员填写《验收记录表》（含验收时间、结果、参与人员签字），扫描至系统；若验收不合格，需记录问题并启动违约处理流程。付款申请：财务部门根据合同约定的付款节点，在系统中提交付款申请，关联合同编号及验收记录，经审批后安排付款。变更处理：履行过程中需变更合同（如延期交货、调整金额）时，由发起方填写《合同变更申请表》，说明变更原因及新条款，重新履行审核流程（原审批人需重新审核或书面确认）。异常情况处理若乙方违约（如逾期交货、质量不达标），业务部门需在系统中记录违约事实，收集证据（如沟通记录、检测报告），按合同约定发送《违约告知函》，启动违约金索赔或解除合同流程。（四）合同归档与检索归档操作合同履行完毕或到期后，业务管理员将纸质合同正本、附件、审批记录、履行资料等整理成册，在系统中标记“已归档”，并归档清单（含资料名称、份数、存放位置）。档案管理电子档案：按“合同编号-合同名称-签订日期”规则分类存储，系统自动备份至服务器，保存期限不少于合同履行完毕后5年（涉及长期合作的可延长至10年）；纸质档案：存入公司档案室专用档案柜，标注“合同档案”字样，由档案管理员统一保管，防潮、防火、防虫。检索查询支持按合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、合同主体等条件进行模糊或精确检索，查询结果可显示合同状态（草稿/审批中/已生效/已履行/已归档）及关键信息，便于快速调阅。四、常用管理模板与示例（一）合同基础信息表序号字段名称填写要求示例1合同编号按规则自动，不可修改CG-2024-0052合同名称明确业务类型和双方主体公司与科技有限公司采购合同3合同类型下拉选择：采购/销售/服务/合作采购4甲方信息单位全称、统一社会信用代码、法定代表人有限公司，91110108，5乙方信息同上科技有限公司，91110109，6签订日期公历日期，精确到日2024年3月15日7合同金额大写+小写，币种人民币伍万元整（¥50,000.00）8履行期限起始日期和截止日期2024年4月1日至2024年6月30日9审批状态自动显示：草稿/审批中/已生效/已归档已生效（二）合同审核流程记录表审核环节审核人审核时间审核意见处理结果初审*经理2024-3-1009:00采购数量与生产计划匹配，但交货时间需提前至4月20日，避免影响生产节点驳回修改复审*专员2024-3-1214:30修改后交货时间合理，补充了“乙方逾期交货按日千分之五支付违约金”条款通过终审*总2024-3-1310:00金额在审批权限内，同意签订通过（三）合同变更申请表变更合同编号变更原因原条款内容拟变更内容申请人申请日期审批结果CG-2024-005供应商生产延期交付时间：2024-4-1交付时间：2024-4-152024-4-5同意五、关键风险提示与规范要求（一）信息填写准确性合同主体名称、统一社会信用代码、银行账户等信息需与营业执照、资质证明完全一致，避免因名称错误导致合同无效或无法收款/付款。金额、数量、日期等关键信息需大写+小写双重标注，防止涂改；技术参数等复杂内容建议作为附件，避免表述模糊。（二）审核流程规范性严禁“先签后审”或跳过审核环节；合同金额超权限时，需按层级提交审批，不得越权审批。审核人需在3个工作日内完成审核，逾期未反馈视为“通过”；驳回时需明确原因，起草人修改后重新提交。（三）合同履行与证据留存履行过程中需全程保留书面证据（如验收单、沟通函、邮件记录），避免口头约定；发生纠纷时，证据不足将导致维权困难。合同变更必须签订书面补充协议，未经双方签字盖章的变更条款无效。（四）保密与档案管理涉及商业秘密的合同（如技术秘密、客户信息），需在合同中明保证密条款，限定知悉范围；电子档案需设置访问权限，仅相关人员可查阅。纸质档案严禁随意借阅，借阅需登记（借阅人、借阅时